La mayoría de empresas latinoamericanas trabaja con proyectos unipersonales. Se piensa erróneamente que con una sola persona se puede llegar a buen puerto.

Para que un proyecto sea rentable a la empresa, se debe planificar que culmine en el plazo indicado, con los costos y calidad establecidos desde el inicio. Asimismo, en la planificación se debe tomar en cuenta la administración del personal; es decir, cuántos profesionales se necesitan y qué habilidades deben tener para desempeñarse en los proyectos.

Sin el personal idóneo, o por el apuro se contrata gente incapaz, se puede retrasar el proyecto; por ello, se debe tener cuidado al escoger al equipo, comenzando por el administrador del proyecto, quien deberá tener una clara visión del negocio. Este administrador debe ser un líder para el equipo de trabajo. Ser flexible, así como saber delegar tareas y responsabilidades, para evitar que el proyecto fracase.

La retrospección

Podrá haber mil razones por las cuales los proyectos fracasen, pero es mejor realizar un análisis retrospectivo para no repetir los mismos errores. Se puede citar, como ejemplo, el armar proyectos con herramientas tradicionales de gestión, en pleno siglo XXI, lo cual constituye un pecado mortal, ya que actualmente existen nuevas técnicas para una administración más eficiente.

El éxito de los proyectos también radica en la planificación de los recursos económicos y el financiamiento para impulsarlo. Paralelamente, hay que adoptar medidas de contingencia, frente a posibles riesgos y, una vez identificados éstos, se seleccionan los más importantes, se buscan soluciones y se dejan por escrito planes de acción, para que puedan aplicarse en el momento oportuno. Sería erróneo esperar a que llegue el “gran jefe” para empezar a actuar frente a un problema.

Otro lineamiento básico es el control permanente del proyecto, debido a que el seguimiento permite descubrir a tiempo las fallas, mejorar toda la planificación para agregar recursos y ajustar tiempos, o cancelarlo. También es necesario manejar bien los canales de abastecimiento, para que los proveedores no fallen.

Errores latinos

La mayoría de las empresas latinoamericanas sigue trabajando con proyectos unipersonales. Se continúa pensando, erróneamente, que con una sola persona se puede llegar a buen puerto, cuando los proyectos requieren ser multipersonales e integrar equipos de trabajo.

También las empresas trabajan con deficientes herramientas de comunicación para el intercambio de ideas entre los integrantes del equipo.

Además, hay mucha informalidad, y a veces se “arman” proyectos de palabra, sin documentos que los respalden.

Otro de los errores latinos es el no cumplir con los plazos en la presentación y entrega de los proyectos, lo cual representa sobre costos para las empresas, y, en muchos casos, a última hora se advierte que el proyecto está fuera de plazo o de presupuesto, aunque esto se haya detectado con bastante anterioridad (lea: Recomendaciones).

Recomendaciones

• Para que un proyecto sea exitoso, es necesario que el equipo conozca la visión, misión, metas y objetivos de la empresa.
• El líder del proyecto debe conocer herramientas de gestión de recursos humanos y finanzas, entre otras.
• Un verdadero líder es participativo, sabe integrar equipos, tiene capacidad para aprender rápido los procesos, encuentra soluciones, da más de una alternativa, sin poner peros; hace que las cosas sucedan.
• No es conveniente formular innumerables proyectos, que jamás llegarán a ser realidad. Esto genera sobrecostos para las empresas y frustraciones al personal.
• Si los proyectos surgen del personal subalterno, hay que saber escuchar, y si tienen potencial, conviene brindar el apoyo técnico necesario para perfeccionarlo.
• Los sectores privado y público, deberían propiciar la capacitación de su personal en materia de administración y evaluación de proyectos.

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