¿Tienes un imprevisto en tu proyecto?

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Transcripción del video:

¿Tienes un imprevisto en tu proyecto?

Cuando tengan ustedes un imprevisto como esto encima, que es parte de nuestro seguimiento, de nuestro monitoreo y control de los riesgos, a la mejor no algo tan grave como lo que acabo de...cómo lo que acabo de mencionar.

Ustedes tienen que considerar que el proyecto ha entrado en una fase de contingencia, puede ser una contingencia menor si no es tan grave como el 40% de los alcances o puede ser una contingencia mayor, debido a algún imprevisto, tal como podría ser un fenómeno climatológico o bien podría ser debido a que un riesgo había sido profundamente subestimado.

Esto es... esto es... tenemos ante nosotros un proyecto problemático cuando se presenta esto, la
cantidad de proyectos problemáticos o la proporción de proyectos problemáticos es muy alta dentro de la ejecución de proyectos, por lo cual ustedes no deben pensar o empezar a sentir algún tipo de zozobra o alguna tendencia de agarrar y abandonar, salir corriendo de este tipo de situaciones, tenemos que hacerle frente, tenemos que manejarlo y tenemos que tomar, por así decirlo, las riendas firmemente. ¿Cómo se manejan este tipo de proyectos problemáticos?

Lo que podemos hacer es relativamente simple pero muy efectivo y consiste en proceder por hitos muy cortos... por hitos muy cercanos unos a los otros con plazos muy cortos, en otras palabras, incrementamos fuertemente lo que va hacer el seguimiento del proyecto.

Si estábamos supervisando el proyecto una vez a la semana o determinados módulos una vez a la semana, ahora vamos a supervisarlo probablemente diario, si no es que con mayor frecuencia, dependiendo del tamaño de la medida de control que haya que tomar.

Planteen ustedes objetivos pequeños, pero muy alcanzables para evitar que decaiga el ánimo, para mantener la moral del equipo y que todo el mundo tenga en mente que es perfectamente posible llegar a superar esta situación.

Quizá ya no estemos tan a tiempo o tan dentro del presupuesto, pero vamos a poder remontar la situación y vamos a poder sacar adelante el proyecto.

Por ahí escuché un consejo muy bueno, cuando hay una situación de este tipo trabajamos bajo la consigna de lograr una pequeña victoria al día, un pequeño triunfo al día para poder ir reponiendo y poder ir alcanzando o acercándonos más a nuestras metas.

Decimos que incrementamos temporalmente la granularidad, es decir, qué tan finamente estamos siguiendo el plan del proyecto e incrementamos el detalle de la de la revisión, tiene grandes ventajas de esta técnica, de hecho da tan buenos resultados que muchas veces hay gerentes o directores de proyectos que lo siguen para todos sus proyectos independientemente de que sean proyectos que estén en conflicto que estén conflictuados o no.

Estas ventajas van a hacer la reducción del riesgo, mayor supervisión, mayor revisión, mayor monitoreo, como se le ha llamado sobre el proyecto, los riesgos se reducen, podemos concentrarnos en recuperar el tiempo, pero quiero precaverlas, quiero precaverlos, sobre un efecto nocivo que llega a tener este incremento en la granularidad del seguimiento y este es el hecho de que funciona muy bien para pequeños periodos, pero conforme empiezan ustedes a extender el período, el equipo se va cansando, ustedes mismos se van a ir cansando, hay un mayor esfuerzo de supervisión, van ustedes a ver cómo va a empezar a darse con mayor frecuencia el hecho o el encuentro con fricciones dentro del equipo de trabajo o fricciones entre ustedes y el equipo de trabajo, se da un efecto Big brother is watching, es decir, nadie está trabajando ya a gusto de manera relajada sino el hecho de que todo mundo se encuentra bajo un régimen muy especial.

Por eso quiero decirles que no utilicen esto como la forma ordinaria de llevar un proyecto, esto guárdenlo para
momentos de contingencia, si ustedes... un proyecto que lleven con demasiado control o con demasiada granularidad en el control, lo quieren pasar a contingencia no va a ser posible debido a que ya han ustedes quemado esta posibilidad, van a inmediatamente empezar a sentir la resistencia y van a empezar a ver los efectos de que van a subir lo que son las fricciones dentro del equipo de trabajo, se va a incrementar el
desgaste y la típica causa de un ¨Burnout¨ es decir, de un desgaste profesional, son este tipo, este tipo de esfuerzos.

 
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