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Conferencia PMI® Capítulo México - Marzo 2013
El valor de la Dirección de Proyectos

Ramón Alcántar
Editorial LiderDeProyecto.com

El Project Manager Institute (PMI) ® capítulo México realizó la conferencia: El valor de la dirección de proyectos, en las instalaciones de HP Santa Fe México, por el Ingeniero Enrique Sánchez, VP de comunicaciones en PMI® capítulo México.


En la actualidad una gran cantidad de organizaciones están tratando de mejorar sus prácticas y obtener valor de la gestión de proyectos. Pero hablar de valor muchas veces resulta complicado, ya que varía entre las personas y depende de ciertos factores como la cultura, educación, experiencia y formación.

En la dirección de proyectos el valor es percibido de diferentes maneras ya que depende de las necesidades de cada empresa, aunque podría definirse como el resultado obtenido gracias a las prácticas y habilidades aplicadas en la realización de un proyecto.

Todas las personas realizamos proyectos, muchas veces de forma inconsciente, en la vida diaria coordinamos, dirigimos y nos planteamos nuevos proyectos aunque no siempre de la mejor manera, ya que la mayoría de las ocasiones nos faltan habilidades o información para aprovechar los recursos y obtener los mejores resultados.

Pero siendo más específicos, ¿qué es un proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Un proyecto es temporal ya que tiene un inicio y un final definido.

Algunos ejemplos de proyectos son el desarrollo e implementación de un software, la construcción de un edificio o la expansión de las ventas de un producto hacia un nuevo mercado.

Los proyectos los podemos encontrar en el ámbito personal, profesional y organizacional. Existen proyectos de tipo estratégico, táctico y operativo, ayudan a las organizaciones a alcanzar sus objetivos estratégicos y son la forma en que las empresas manejan el cambio.

Las compañías que utilizan las buenas prácticas y trabajan sobre proyectos se cree son más exitosas que las que no lo hacen. Pero existe un problema, no todos somos capaces de realizar proyectos de manera adecuada.

De acuerdo con el Chaos Report de Standish Group del 2009 solamente el 32% de los proyectos son entregados en tiempo, costo y con la funcionalidad requerida, el 44% son excedidos en precio y su funcionalidad es diferente a la solicitada y el 24% son cancelados o entregados y no utilizados.

Con estos datos podemos observar que la mayoría de las personas que realizan proyectos no necesariamente tienen éxito.

Entonces, ¿por qué fallan los proyectos?

Por resaltar las razones más comunes podríamos mencionar en un principio:

• Porque los objetivos son mal definidos (alcances).
• Mala planeación, debido a no tener todos los elementos para llevarla a cabo.
• Falta de compromiso con el proyecto.
• Comunicación deficiente, normalmente pensamos que los demás nos entienden.
• Errores de presupuesto.
• Supervisión incorrecta, cuando el coordinador da por hecho que los empleados están haciendo lo correcto.
• Falta de experiencia.
• Riesgos no monitoreados.

Es a razón de esto que surge la dirección de proyectos, la cual podemos entenderla como la aplicación de conocimientos, habilidades y técnicas de manera eficaz y eficiente a las actividades de un proyecto para cumplir con los objetivos del mismo. Es una oportunidad estratégica para las empresas que les permite vincular los resultados del proyecto a los objetivos del negocio y, por lo tanto, competir mejor en sus mercados. Lo anterior se logra mediante la aplicación e integración adecuada de una serie de procesos que, agrupados lógicamente, conforman los 5 grupos de procesos de la dirección de proyectos, estos grupos son:

• Iniciación
• Planeación
• Ejecución
• Seguimiento y Control
• Cierre

Actualmente un director de proyecto según el PMI® debe comprender y utilizar los conocimientos y las habilidades correspondientes a, por lo menos, estas cinco áreas de experiencia para hacer más eficiente la administración:

• Comprensión del entorno del proyecto, un director de proyectos requiere conocimientos en el área donde va a desarrollar un proyecto.
• Conocimientos y habilidades en dirección general, en algún momento la función del director de proyectos es coordinar equipos de trabajo por lo que requiere de estas cualidades.
• Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación.
• Habilidades interpersonales, poder manejar a las personas del equipo de trabajo para conseguir los resultados.
• Y por supuesto en administración de proyectos.

 

Video con el Ing. Enrique Sánchez, PMP®
VP de Comunicaciones en PMI® Capitulo México.

 

Algunos de los avances más importantes que ha tenido la dirección de proyectos desde sus inicios hace más de 40 años, es la creación de las gestiones de Portafolios, Programas y Proyectos, mismos que podemos entender como:

Administración de proyecto: la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus propios requisitos.

Administración de programa: la administración centralizada y coordinada de un grupo de proyectos para alcanzar los objetivos y beneficios estratégicos del programa.

Los proyectos están relacionados a través de salidas comunes o capacidades colectivas, si no es así, (comparten clientes; tecnología, recursos) deben ser tratados como portafolio.

Administración de portafolio: administración centralizada de uno o más portafolios, incluye la identificación, priorización, autorización, administración y control de proyectos y programas.

La relación entre portafolios, proyectos y programas.

Un portafolio puede contener indistintamente más portafolios, programas o proyectos, un programa a su vez puede contener programas, proyectos y/o otras tareas y un proyecto puede tener más proyectos y/o algún sub-proyecto.

Por ejemplo, el proyecto de una plataforma petrolera en un principio puede no ser un proyecto, sino un portafolio que contenga todos los proyectos y programas para después gestionar todos los proyectos, portafolios y programas. Por lo que puede llegar a ser necesario un equipo más amplio y una persona que los coordine, entonces las habilidades que se necesitan son mayores.

Para las personas que están interesadas en iniciar con la dirección de proyectos no es necesario el aprender en un principio todas las habilidades, Sánchez aconseja a los interesados en involucrarse en la parte de dirección de proyectos comenzar a conocer cuáles son los puntos básicos de la dirección de proyectos y enfocarse en lo que es el concepto enunciado solamente en el PMBOK. ¨Cuando se hayan desarrollando habilidades y experiencia entonces se puede avanzar a la parte de dirección de programas y después de portafolio. A su vez es conveniente ir desarrollando habilidades personales e interpersonales y las de dirección general, porque muchas veces los proyectos demandan esas habilidades¨. Mencionó. ¨Un punto importante es que una vez que hayamos dominado los conceptos básicos, no debemos apegarnos solamente a lo contenido en el PMBOK® Guide ya que esto sería un error, debido a que esta guía solo almacena alrededor del 15% del conocimiento que un Administrador de proyectos tendría que adquirir para ser exitoso en su área¨. Agregó Sánchez.

Algunos de los beneficios que brinda la dirección de proyectos tanto para las personas involucradas, como para las empresas, los podemos resumir de la siguiente manera:

• Incrementar el porcentaje de proyectos exitosos
• Optimización de recursos
• Básicos
• Lenguaje común
• Repetición de resultados
• Reducción de costos
• Eliminar duplicaciones
• Reducción de tiempo
• Secundarios
• Ser más eficiente
• Ser más competitivo

Ámbito personal

Un líder de proyecto para ser exitoso en la dirección de proyectos debe ser:

• Orientado a resultados, un director de proyectos debe dar resultados y exigir resultados, ya que el éxito del proyecto refleja nuestra capacidad.
• Trabajar por objetivos, concluir en cierto tiempo los proyectos.
• Enfocado a la gestión, hacer todas las gestiones necesarias para que los colaboradores cuenten con todos los elementos para hacer su trabajo.
• Hacer que las cosas sucedan, tener los elementos necesarios para que todos realicen su trabajo.
• Trabajo en equipo, cerciorarse que cada quién realice correctamente su trabajo para el correcto funcionamiento del proyecto.




Las habilidades suaves del líder de proyecto

Un dato interesante es que el 15% de las habilidades corresponde únicamente a las partes técnico administrativas y el 85% se destina a las habilidades humanas, un error muy común es que se invierta más en capacitación técnica que en habilidades suaves.

Algunas de las habilidades suaves son:

• Comunicación efectiva, debemos poner especial atención en transmitir correctamente el mensaje y cerciorarnos que fue recibido correctamente.
• Influencia en la organización, hacer que las cosas sucedan.
• Liderazgo y coaching, desarrollar una visión y estrategia y motivar a la gente a que las alcancen.
• Motivación y empoderamiento, estimular/facilitar a los colaboradores para que alcancen altos niveles de rendimiento y superen las barreras del cambio.
• Negociación y manejo de conflictos, el líder de proyecto debe buscar siempre la forma de llegar a acuerdos y establecer términos cortos.
• Resolución de problemas, los problemas no deben tomarse de manera personal se deben definir, analizar alternativas y tomar decisiones.

Otras habilidades serían:

• Cambio organizacional
• Poder e influencia
• Formación de equipos de trabajo
• Construcción de confianza
• Creatividad
• Manejo de estrés negativo
• Inteligencia emocional/inteligencias múltiples
• Temperamento y carácter (tipología humana)

Un director de proyectos debe ser consistente en las 10 áreas de conocimiento, no es necesario dominarlas todas pero si es básico el conocerlas y ser experto en dos o tres áreas.

• Ámbito profesional
• En el ámbito profesional un líder de proyecto puede obtener los siguientes beneficios:
• Reconocimiento profesional
• Acceso a mejores posibilidades de desarrollo
• Incremento salarial
• Auto gestión
• Acceso a puestos medios y directivos
• Apertura del mercado laboral nacional e internacional

El valor de resultados de la dirección de proyectos.

La dirección de proyectos proporciona valor real: ahorrando dinero y esfuerzo que de otra forma se desperdiciaría actualizando y mitigando riesgos.
El valor de la dirección del PM es tangible, se puede considerar como la estructura detrás de los proyectos.
El sentimiento de control que proporcionan los procesos de PM es muy significativo, hay menos burocracia, menos tiempo requerido/desperdiciado y un gran foco en los beneficios.

Valor de aprendizaje

El marco de trabajo de PM ayuda a las compañías a llevarlos al siguiente nivel.

Lo aprendido y documentado de los proyectos se ha convertido en uno de los activos más valiosos para las compañías, que ayuda a generar valor.
La cultura corporativa guía a las empresas a compartir y aprender experiencias con sus colegas.

Valor de comunicación

El PM contribuye con la formación de equipos de trabajo y la coordinación de los mismos. Ayuda a mejorar en gran medida la eficiencia del trabajo y la satisfacción de los clientes.

La implementación formal de la práctica de PM ha permitido a las compañías colocar a personas en los lugares adecuados, aquellos en donde está su verdadera pasión.

Proporciona al equipo un sentimiento de estar conectado a toda la empresa ya que permite observar como su trabajo se relaciona con las grandes operaciones y como contribuye al éxito de la organización.


La visión del PMI ®

A nivel mundial, las organizaciones adquirirán, valorarán y utilizarán la dirección de proyectos para su beneficio de tal forma que puedan atribuir su éxito al uso de esta disciplina profesional. Actualmente existe una gran necesidad de profesionales en dirección de proyectos, al día de hoy la demanda en México es de 78,000 PMPs, y la tendencia que tienen tanto los certificados como la dirección de proyectos a nivel mundial va a la alza. Por lo tanto el especializarse en la dirección de proyectos actualmente ofrece grandes oportunidades de crecimiento económico, personal y profesional.


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05/03/2013


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