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Conferencia PMI® Capítulo México - Febrero 2011
Rescate de proyectos en crisis

Luis Ernesto Matos Zambrano
Editorial LiderDeProyecto.com

La segunda conferencia del año el Project Management Institute (PMI®) Capítulo México, estuvo marcada por un tema que sin duda toca una situación que se vive en la mayoría de los proyectos y que en la carrera de los project managers resulta una vivencia que se antoja inevitable, este tópico es el “Rescate de los Proyectos en Crisis”.

La conferencia fue dada por Francisco Vaca, Consultor en Alpha Consultoría quien apuntó que hoy por hoy es muy común ver cómo proyectos que parecen tener un buen inicio puden dar un giro inesperado y convertirse en crisis, sin importar el capital de la empresa o el tamaño del proyecto.

Una crisis no es más que una situación que se manifiesta por la ocurrencia de cambios dentro de la normalidad de una realidad que obviamente presenta incertidumbre pero a su vez posee características de estabilidad definida por los actores que están inmersos dentro de ella.

Debido a la propia naturaleza del ser humano que es negado al cambio, el hecho de la presentación de modificaciones a la “normalidad” conlleva a pensamientos y reacciones de negación y desequilibrio que en el caso de no aplicarse los correctivos necesarios o hallar la forma de cómo adaptarse a la nueva situación y tratar de convertirla en algo favorable, terminará por desencadenar un caos de consecuencias adversas.

Existen muchos proyectos que entran en crisis y pueden acabar en cancelaciones, amplia rotación de personal, pérdida de lo invertido, incremento de los costos, entrega de productos que no cubren los requisitos establecidos, entre muchas otras consecuencias.

Para identificar que un proyecto está entrando en una crisis o ya se encuentra dentro de ésta generando altas tasas de probabilidad de que no se cumplan, hay que tomar en cuenta los siguientes puntos:

  • El costo superará de manera significativa la estimación inicial
  • La funcionalidad resultante será muy diferente a la esperada y tiene limitaciones que la acercan a lo inútil
  • El retraso es en el tiempo de entrega provocará que se pierda la ventana de oportunidad para el negocio
  • El rendimiento financiero estará lejos de lo estimado

Si el proyecto presenta alguna de estas características es un llamado de alerta para que el project manager, su equipo y los stakeholders tengan en cuenta está sucediendo un descarrilamiento que puede derivar un enorme problema.

En el caso de que un proyecto presente estos cuatro elementos, es inevitable e inútil negar que se está dentro de una crisis, la cual se puede hacer evidente en: el alcance, tiempo, costo, riesgos, calidad, comunicación, recursos humanos y/o abastecimiento.

Cuando se presenta crisis en la mayoría de los puntos álgidos del proyecto, generalmente se debe a que hubo una mala planificación en la cual no se dimensionó de la manera correcta qué era lo que realmente se pretendía lograr con la realización del proyecto.

Es por ello que para el project manager resulta vital comenzar el trabajo para contener y solventar la crisis en los primeros días apenas ésta sea detectada, pues mientras más demore, se condenará al proyecto al fracaso absoluto irremediable.

No obstante, se debe dejar bien claro que atacar la crisis lo más inmediato a su detección no quiere decir que revertirla será un proceso rápido pues requerirá de la toma de decisiones importantes, así como de tiempo para hallar la mejor forma de corregir la situación.

Vale destacar que por parte de los stakeholders del proyecto no resulta fácil aceptar la existencia de una crisis por al implicar cambios quiere decir que hay ciertos factores o circunstancias que se perderán, por ejemplo: dinero, prestigio, tiempo, empleos, credibilidad, confianza, entre otros.

Esta situación puede afectar severamente al project manager, su equipo de trabajo, los patrocinadores, a los clientes y a otros stakeholders que estén en juego dentro de proyecto, quienes verán sus expectativas mermadas o completamente destruidas tras la generación y aceptación de la presencia de una crisis.

Aunque pueden presentarse eventos imprevistos que realmente produzcan una crisis, a pesar de que el plan y el alcance se hayan creado de la mejor y todos los riesgos posibles hayan sido considerados, en ocasiones pudieran suceder situaciones realmente adversas que derivan en crisis.

No obstante dentro del mundo de los proyectos, las crisis pudieran venir generadas por:

  • La sucesión y acumulación de errores en decisiones cruciales en etapas iníciales del proyecto;
  • Fallas en la implementación de procesos de planeación:
  • Fallas en la elección de la integración del equipo de trabajo;
  • Errores en la ejecución;
  • Accidentes (riesgos que se materializan);
  • Agotamiento de los recursos financieros;
  • Desilusión de los principales patrocinadores;
  • Conflictos crecientes y continuos;
  • Muchos otros.

Aunque para muchos resulte lógico, en buenas prácticas dentro de la administración de proyectos no es recomendable que ante la presencia de una crisis se aplique inmediatamente la estrategia de aumentar de manera excesiva la carga de trabajo y el esfuerzo aplicado, obligando a los trabajadores a laborar a marchas forzadas a costa de lo que sea.

Esto se tiende a considerar una mala práctica porque obviamente produce agotamiento en las personas que ejecutan el proyecto y no se avanza porque no se ha hecho un diagnóstico de la situación para saber realmente en qué estado se encuentra el proyecto y de qué manera se deben aplicar los correctivos necesarios para llevarlo al término deseado.

Ante esto lo más recomendable es seguir lo presentado en la siguiente gráfica:


Nota: Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total de esta gráfica sin consentimiento del autor.

 

02/03/2011


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