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Conferencia PMI® México, Jueves 26 de noviembre 2009
Equipos Virtuales

Luis Ernesto Matos
Editorial LiderDeProyecto.com

En una de las últimas conferencias del año, el Project Management Institute (PMI®) Capítulo México invitó al PMP® y MBA Roberto Toledo, quien habló acerca de un tema interesante y que en los últimos años ha venido incrementando su importancia gracias al crecimiento de las Tecnologías de la Información y a la ejecución de proyectos que sobrepasan las limitaciones de espacio, por lo que platicó acerca de los “Equipos Virtuales”.

Iniciando su exposición, Toledo primeramente recordó que un equipo es un “conjunto de personas con un objetivo común que constituye un reto para sus integrantes y con interdependencia significativa entre sí”. Viendo esta definición, no importa que un equipo sea presencial o virtual, debe tener estas características para ser considerado un equipo.

Sin embargo, un equipo virtual tiene ciertas particularidades como: Dispersión geográfica; Dispersión Cultural; Dispersión de husos horarios; Dispersión de idiomas; Dispersión de lenguaje y Dispersión en la jerarquía de valores.

Estos rasgos que determinan a un equipo virtual hacen que requieran de un tratamiento especial, obviamente distinto a uno de tipo presencial, por lo que incluso es muy importante el uso de herramientas de telecomunicación.

El PMP® Alejandro Toledo ofreció 10 claves para que un equipo virtual tenga éxito, siendo la primera de éstas relativa a la construcción cuidadosa del equipo de trabajo a través de la definición de roles y responsabilidades, así como del objetivo en común, tratando que este conjunto tenga identidad propia y a pesar de las distancias y otras diferencias, éste sea lo más tangible posible.

Otra clave es la comunicación, pues si en un equipo presencial este factor vital, dentro de uno virtual lo es más, por lo que no hay que desaprovechar oportunidad alguna para establecer este proceso, sobre todo recordando los objetivos que tiene cada fase del proyecto, así como el objetivo global.

El tercer punto para el éxito mencionado por Toledo es lo que él ha denominado como el “Top Five”, el cual no es más que poseer herramientas que contribuyan a la colaboración, realización de reuniones de trabajo, difusión de información, obviamente comunicación y visibilidad sobre el equipo.

La siguiente clave se refiere a poner atención primeramente en la gente y posteriormente en la tecnología, para ello debe existir un liderazgo efectivo que sepa delegar, transmitir confianza hacia las personas, retroalimentar, que sea empático, entre otras características.

El quinto aspecto a tomar en cuenta para el éxito de un equipo virtual es ponerle rostro al equipo, por lo que es si es posible se debe tratar de que exista una junta de arranque en la que todos puedan conocerse. No obstante, esto pudiera tener un costo muy elevado, por eso las reuniones planificadas deben ejecutarse mediante videollamadas o videoconferencias que permitan a cada miembro verse las caras y no simplemente ser máquinas sin nombre que se encuentran a kilómetros de distancia.

La clave número seis es delegar y dar seguimiento de manera religiosa a las actividades que realiza cada miembro del equipo virtual de proyecto, esto se consigue siendo escrupuloso con las reuniones de seguimiento, incluso estableciendo reuniones individuales periódicas con cada miembro del equipo.

La siguiente característica es prepararse para la diversidad cultural que va a existir en el equipo, pues obviamente estas diferencias pueden generar conflictos debido a que las costumbres y tradiciones varían de un lugar a otro y en muchos casos son subjetivas.

Como clave ocho, en un equipo virtual se debe tener en cuenta el manejo adecuado de los usos horarios, porque en este punto pueden existir diferencias extremas debido a los países en los que se localicen los miembros del grupo, así que es de suma importancia que las juntas se realicen en horarios compartidos, también se pueden intercalar los horarios de éstas o incluso establecer un tiempo de “Disponibilidad Total” en el que se pueda hacer coincidir a todos, evitando afectar en lo mínimo su calidad de vida.

El noveno rasgo plantea algo básico en todo equipo, que es el establecimiento de reglas claras, pero no es suficiente que existan sino que se deben a dar a conocer entre todos los miembros y buscar que ellos las logren internalizar. Esto se puede alcanzar delineándolas desde el principio y creando formas de actuación e interacción para los integrantes.

Finalmente, la última clave hace hincapié en la insistencia que debe tenerse por compartir toda la información del proyecto, atacando cualquier asomo de reserva o celo que pueda existir sobre ésta, tomando en cuenta que debe estar disponible todo el tiempo a través de las plataformas seleccionadas para este fin.

En países desarrollados los equipos virtuales caracterizados por la realización de sus labores a través del teletrabajo cada día se convierten en una tendencia más generalizada, por lo que se debe aprender a trabajar con éstos a través de la aplicación de diferentes métodos, herramientas y técnicas que posibiliten el éxito de los proyectos.

Próxima Conferencia: Jueves 17 de diciembre. 19:00 horas. Edificio Moncayo, Paseo de la Reforma 404, Piso 11.

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