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Conferencia PMI® México, Jueves 6 de agosto 2009
“Levantamiento de Requerimientos… Nuevo Proceso en la Administración de Proyectos”

Luis Ernesto Matos
Editorial LiderDeProyecto.com

Dando a conocer los nuevos lineamientos que trae la cuarta edición del Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) el PMI® Capítulo México llevó a cabo la conferencia “Análisis de Requerimientos… Nuevo Proceso en la Administración de Proyectos”.

La plática fue impartida por el PMP® José Antonio Pineda, quien inició esta conferencia a través de una dinámica de grupo en la cual los asistentes tuvieron la oportunidad de compartir al tiempo que aplicaron todas sus capacidades para desarrollar los requerimientos de un proyecto ficticio que sin duda puso a prueba sus años de experiencia y conocimientos.

Para la cuarta edición del PMBOK® el Project Management Institute (PMI®) decidió incorporar la “Recopilación de Requerimientos” como uno de los cinco procesos dentro de la administración del alcance y uno de los 20 en el grupo de procesos de planificación.

Pese a que el PMI® elevó la actividad de “Recolectar Requerimientos” a rango de proceso con entradas y salidas, así como con sus herramientas y técnicas; no quiere decir que esta labor no era importante. Sin embargo, para asegurar la correcta definición y documentación de las necesidades de los interesados en lo que se refiere al cumplimiento de los objetivos del proyecto, el Project Management Institute resolvió destacar este punto en la última edición del PMBOK®.

A la hora de enfrentar un proyecto el project manager debe contactar con todos los stakeholders para conocer sus intereses y así captar de la mejor manera los requerimientos que se necesitan para cubrir las metas del proyecto. Pero frecuentemente no hay una definición clara de los requerimientos debido a falta de entendimiento o detalles en la comunicación entre el cliente, los grupos de interés y el administrador del proyecto.

De allí la importancia de poner en práctica un perfecto levantamiento de requerimientos, asegurando así el cumplimiento de los objetivos trazados en el proyecto, así como la satisfacción total del cliente, la cual no es más que la percepción de sentir que las necesidades o expectativas que se tenían hacia algo fueron cubiertas.

Hay que reconocer que no siempre es fácil la comunicación entre el project manager con los clientes y los stakeholders, debido a que suelen hablar lenguajes distintos, pues uno está enfocado hacia lo técnico y el otro hacia los negocios. Por lo que es necesario que el administrador del proyecto halle esa zona o punto de encuentro en donde la comunicación es efectiva a través un verdadero proceso de retroalimentación que refleje entendimiento.

Para alcanzar este punto, la cuarta edición del PMBOK® pone a disposición en el proceso de “Recopilar Requerimientos”, un conjunto de herramientas y técnicas, las cuales representan diferentes métodos de aprendizaje de lo que quieren los stakeholders.

  1. Entrevistas
  2. Focus Group
  3. Talleres con los grupos de interés
  4. Técnicas grupales de creatividad
  5. Técnicas grupales de toma de decisiones
  6. Cuestionarios y encuestas
  7. Observaciones
  8. Prototipos

Vale resaltar que estos instrumentos de recolección de requerimientos no garantizan por sí solos una recopilación de necesidades claras y coherentes, pues en todo momento el project manager debe estar al pendiente respecto a qué realmente es lo que necesita el cliente.

Esto lo conseguirá entendiendo el “para qué” de un requerimiento, es decir, debe comprender el beneficio que se generará con el producto del proyecto, gracias a que esto determinará el valor agregado que pudiera imprimirle si conociera con exactitud “para qué” se empleará lo que resulte del proyecto.

Como otro punto importante dentro del levantamiento de los requerimientos, el PMP® José Antonio Pineda, resaltó la definición clara de la forma en que cada uno de los entregables del producto del proyecto resolverá las necesidades, de tal manera que se evite trabajar en vano, realizando actividades que no han sido validadas y que a la postre impactarán negativamente en tiempo, costo, así como en la satisfacción del cliente y los stakeholders.

Próxima Conferencia: Jueves 27 de agosto. 18:30 horas. Edificio Moncayo, Paseo de la Reforma 404, Piso 11.


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