Seguimiento del Proyecto

El objetivo del seguimiento consiste en contar con una visibilidad adecuada en el progreso del proyecto para que el administrador del proyecto y/o la gerencia responsable puedan tomar acciones correctivas cuando el desempeño del proyecto se desvía de manera significativa del plan del proyecto.

El administrador del proyecto debe de reunirse con cierta frecuencia planeada (por ejemplo una vez a la semana) con los miembros del equipo para comparar los avances contra lo planeado, identificar problemas que pudieran poner en riesgo el proyecto y planear las acciones correctivas necesarias para garantizar el éxito del proyecto.

Para contar con un proyecto exitoso es indispensable mantener un control o seguimiento a todos los parámetros básicos del proyecto:

• Alcance. Cantidad y Estado de los requerimientos, número de cambios
• Tiempo. Cumplimiento de las fechas y retrasos contra lo planeado.
• Progreso. Avance real vs planeado, desviación de fechas compromiso dado el trabajo terminado, productividad actual contra esperada, desviación proyectada.
• Costo. Costos reales vs planeados, rentabilidad planeada vs esperada, rentabilidad proyectada
• Calidad. Defectos, resultados de pruebas y revisiones, ritmo en que se han encontrado y corregido los errores
• Riesgos. Número de riesgos, ritmo en que se han resuelto

El líder del proyecto debe enviar o presentar en una reunión un reporte del estatus del proyecto al gerente responsable con información como la anteriormente mencionada. En dichas reuniones deben de revisarse los planes, los cuales deben de actualizarse y en caso necesario realizar las correcciones necesarias para corregir cualquier desviación.

Puede ser de bastante utilidad utilizar una herramienta de software para llevar el control de los avances y el estado del proyecto. Esto facilita concentrar la información para que sea analizada con las personas interesadas, como sería el gerente de proyectos y/o el cliente.