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Manual de Administración de Proyectos

Guía Básica para Administrar un Proyecto

Has sido asignado para coordinar un proyecto, pero posiblemente no tengas una preparación formal al respecto. Si piensas que administrar un proyecto significa seguir haciendo lo mismo que has hecho hasta ahorita y esperar las alabanzas de tu equipo de trabajo, estás muy equivocado.

Puede ser que tengas que seguir realizando en parte algunas de las actividades que has realizado hasta el momento (por ejemplo programar parte de la aplicación de software). Pero, eso sólo significa que tienes responsabilidades de otros roles, además de la del administrador de proyectos. Las tareas del líder de proyecto son muy diferentes a las de un operativo.

Seguramente te servirá contar con una guía rápida para tener una visión de por dónde avanzar dentro del proyecto. A continuación te mostramos esta guía que no pretende más que mostrar los elementos y tareas básicas de las cuales tendrás que responsabilizarte dentro del proyecto.

1. Conoce tu proyecto.

En primer lugar debes de tener claro qué es lo que se busca con este proyecto. Cuál es el objetivo a cumplir. ¿Desarrollar un software de control de recursos? ¿Construir una casa? ¿Diseñar un automóvil? ¿Organizar una boda? Identifica quiénes son todas las personas que te pueden proporcionar información respecto a lo que se necesita. Hay proyectos en los que una sola persona cuenta con toda la información, o es quien debe quedar satisfecho con el resultado. Pero, en la mayoría de los proyectos son varias las personas interesadas en el resultado del proyecto. Ubícalos bien y cuestiónalos sobre el mayor detalle posible de lo que esperan. Determina claramente los requerimientos del proyecto.


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Curso de análisis y diseño orientado a objetos con UML
Curso de administración de requerimientos con casos de uso

2. Planea las actividades, tiempos y recursos.

Una vez que determinas con la mayor claridad y detalle posible lo que debes de desarrollar durante el proyecto (las funciones del software, las características de la casa, los detalles de la boda, etc), entonces puedes iniciar el trabajo de planeación. Planeas las actividades necesarias, planeas la cantidad de gente y el perfil necesario para realizar las actividades, planeas el esfuerzo que cada una de ellas tendrá que realizar, planeas los tiempos necesarios para completar cada tarea y para completar el trabajo completo, cuidando que no haya tiempos muertos ni ningún tipo de desperdicio de recursos. Si el proyecto sale mal, lo peor que puedes hacer es echarle la culpa a tu equipo de trabajo, finalmente tú debes de poder decidir si es el personal que podrá cumplir el trabajo o no.

Mucha gente comienza a trabajar en cuanto tiene una idea leve de los resultados que se esperan, sin detenerse a pensar cómo llegará a ese objetivo ni cuándo lo hará. Si nadie te presiona por los recursos o tiempo que consumas para lograrlo, esta puede ser una fórmula cómoda, aunque no esperes que confíen en ti cuando se trate de proyectos estratégicos para la empresa donde el control de los recursos sea importante. Es bastante probable que en realidad simplemente estés ejecutando, y no administrando el proyecto.


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3. Ejecuta y monitorea el proyecto, manteniendo la visibilidad hacia el exterior.

He conocido proyectos que terminan mucho más tarde de lo que se planeó, pero con clientes contentos. Y he conocido proyectos que terminan a tiempo, pero donde los clientes terminan odiando al equipo de trabajo. Una razón importante para esto es la forma en que se haya monitoreado el proyecto y generado visibilidad hacia el exterior. Una vez diseñado el plan hay que seguirlo, y para lograr esto debes de monitorearlo constantemente para reaccionar oportunamente. ¿Ya inició la gente el trabajo que le corresponde? ¿Ya terminó el trabajo que debía de terminar? ¿Por qué se está atrasando? ¿Cuánto se está desviando? ¿Qué puedes hacer para que no se siga retrasando? Monitorear el proyecto significa mantenerse al pendiente de lo que ocurre. No esperes que por el simple hecho de que ya elaboraste un plan, éste se va a cumplir mágicamente. Si no hay nadie que le dé seguimiento, difícilmente se cumplirá. Además, no sólo tú, como líder de proyecto quieres mantenerte informado de lo que ocurre. También tu jefe y el cliente quieren saberlo, así que es mejor que los mantengas continuamente informados de lo que ocurre para que juntos vayan tomando decisiones para corregir las desviaciones contra lo planeado, y evitar sorpresas en los resultados.


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4. Aprende de tus errores.

En todo proyecto ocurren cosas buenas que deberías de volver a repetir en tus proyectos futuros, y cosas malas que deberías de evitar. Es parte del aprendizaje, y es lo que te ayudará en gran medida a que tus resultados sean cada vez mejores. Si compartes este conocimiento, tus compañeros y tu empresa crecerán profesionalmente sin necesidad de enfrentarse a los mismos problemas que tú. Einstein dijo alguna vez que no hay nada peor que hacer las cosas igual y esperar resultados diferentes. Si ya descubriste que hay cosas que ocasionan retrasos y problemas en tus proyectos, no lo vuelvas a repetir. Y si viste que hubo actividades que ayudaron al éxito del proyecto entonces procura volver a realizarlas. Claro que no se trata de redescubrir el hilo negro, hay muchas buenas prácticas allá afuera que puedes aprender de bibliografía, internet y cursos que te ayudarán a realizar cada día un mejor trabajo.


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Curso de certificación PMP® en administración de proyectos

indice del manual



Editor dijo el 04 Marzo de 2011:
Es una gran satisfacción enterarnos que estamos dando valor al desarrollo profesional de nuestros lectores, Fernando. Muchas gracias por tomarte la molestia de escribirnos. Y la mejor forma de agradecernoslo es con tus visitas al sitio y retroalimentándonos cuando algo no te agrade o consideres que podemos mejorarlo. Y claro, recomendándonos con más gente para ayudarnos a crecer la comunidad de administradores de proyectos en latinoamérica que pueden aprovechar nuestra aportación.

Fernando dijo el 02 Marzo de 2011:
la verdad que siempre saco algun detalle importante para aplicarlo en mis proyectos. Gracias
Fernando

Editor dijo el 15 Abril de 2010:
Hola Euler,

Con todo gusto te podemos enviar el precio. Específicamente ¿en qué curso estás interesado?

Euler dijo el 12 Abril de 2010:
Buen artículo.

Podrían mandar precio de los cursos que ofrecen por correo?

Gracias

Editor dijo el 09 Abril de 2010:
Al contrario Sofía. Muchas gracias por tus comentarios. Sin la retroalimentación de gente como tú no podemos tener la seguridad de si estamos haciendo bien nuestro trabajo o no. Nuestra misión es darte la información más útil para ayudarte a desarrollarte en este apasionante tema de la administración de proyectos.

No olvides recomendarnos con las personas que conoces y que pudieran beneficiarse con nuestro boletín, amigos, colegas, compañeros, familiares, entre más gente haya en esta comunidad, más oportunidad de avanzar tendremos.

Una de las formas de recomendarnos es mediante la forma: http://www.liderdeproyecto.com/recomienda.html

!Hasta pronto y gracias!

Sofía dijo el 08 Abril de 2010:
Gracias por darons estas directrices, en verdad son muy valiosas.

Hermides dijo el 04 Abril de 2010:
El tema esta muy interesante ya que hace énfasis en las cosas absolutamente importantes y que muchas veces en el quehacer diario olvidamos de hacerle el seguimiento a las cosas.
Gracias por estas publicaciones tan importantes para los que estamos en vía de aprendizaje.




¿Qué tan importantes son las certificaciones?
(Lorenzo Armenta)
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