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Manual de Administración de Proyectos

Control de Cambios a los Requerimientos

Dicen que lo único constante en los proyectos son los cambios. Debemos de acostumbrarnos a ellos y aceptarlos como algo normal. Cambios que solicitan los usuarios porque comprenden mejor lo que necesitan, o porque cambian las necesidades del negocio, porque se identifica una mejor forma de hacer las cosas o por cualquier otra razón.

El problema no son los cambios a los requerimientos, sino el hecho de que se agreguen a la lista de requerimientos del proyecto sin considerar el impacto que tendrán sobre el plan. No hacerlo significa que cuando el proyecto se termine en una fecha posterior a la acordada originalmente, o con un presupuesto mayor al considerado, se le podría achacar al líder del proyecto como un fracaso.

El control de cambios es el proceso mediante el cual se asegura que no se realicen cambios que afecten el éxito del proyecto, y que aquellos que se implementen sean analizados, negociados y planeados de una manera adecuada.

Estando dentro de la fase de Elaboración o después de haber negociado el alcance y el plan de trabajo, si el usuario llegara a solicitar un cambio a los requerimientos establecidos, el administrador u otra persona debería de llenar una solicitud de cambio con la descripción del cambio.

El cambio es analizado y se evalúa el impacto en costo y tiempo, y si es algo aceptable para los recursos disponibles y el tiempo que se le puede asignar a dicho proyecto, además de ser aceptado por el usuario y autorizado por la gerencia, entonces se acepta la solicitud. En caso contrario debe registrarse como una solicitud rechazada.

El impacto del cambio debe ser estimado por lo recursos involucrados en las actividades relacionadas con dicho cambio para después negociarlo con el cliente. Dicho impacto puede significar tiempos o costos adicionales, por lo que requiere la aprobación correspondiente del gerente y del cliente.

Independientemente de que la solicitud sea aceptada o rechazada debe registrarse en el control de cambios del proyecto con un identificador único y algunos datos básicos de acuerdo al formato establecido para ello, o de acuerdo a la herramienta de control de cambios que se utilice.

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