Por Luis Ernesto Matos
Editorial LiderDeProyecto.com
Colaboración de Gerardo G. Sierra C., PMP®, PMI® Component Mentor - Región 13, Latinoamérica Norte

Sin duda uno de los proyectos más importantes de ingeniería civil de principios del siglo XXI, es la ampliación del Canal de Panamá, ya que el aumento en la capacidad de esta importante vía marítima comercial implica el esfuerzo de miles de personas, aunado a un costo de proporciones inimaginables debido a la dimensión de un proyecto de tal envergadura como éste.

Esta vía de navegación marítima fue abierta el 15 de agosto de 1914 y precisamente en su centenario, en el año 2014 se tiene prevista la inauguración de la ampliación de tan importante ruta de comunicación.

De acuerdo a lo establecido por la Autoridad del Canal de Panamá (ACP), el programa implica la construcción de dos complejos de esclusas de tres niveles cada una con tres tinas de reutilización de agua por nivel; una en el lado del océano Pacífico y otra en el lado Atlántico. Esto como obra de mayor impacto, pues también se realizarán otros trabajos complementarios que permitirán incrementar la capacidad del canal.

Llevar a cabo un programa como éste representa un macro proyecto que por su naturaleza contiene otros proyectos, lo que significa que la persona a cargo no solamente debe tener un altísimo nivel de compromiso y responsabilidad, sino también mucha experiencia y conocimientos en la disciplina de dirección de proyectos.

Es por eso que desde el inicio de la planificación de este programa, el Ing. Jorge Quijano, quien lleva más de 34 años desempeñándose en distintos proyectos y operaciones dentro de la ACP, fue designado Director del Programa de Ampliación del Canal de Panamá.

Atendiendo a la importancia mundial que tiene el Canal de Panamá, LiderDeProyecto.com, trae en exclusiva, con apoyo de Gerardo Sierra, PMI® Regional Component Mentor de la región 13 - Latinoamérica Norte, una entrevista con el Ing. Jorge Quijano, para conocer un poco más acerca de todo lo que involucra llevar a cabo un proyecto de más de 5 mil millones de dólares.

En su trayectoria como Director de Proyectos, ¿qué desafío representa la ampliación del Canal de Panamá comparado con los otros proyectos que ha desarrollado en su vida?

En mi trayectoria he estado encargado principalmente de lo que han sido las operaciones, el mantenimiento y algunos programas de mediana inversión. En particular estuve a cargo de la administración del Programa de Rehabilitación de Rieles y Nuevas Locomotoras que costó alrededor de 350 millones de dólares, y fue el proyecto más grande que habíamos manejado en la Autoridad del Canal de Panamá. Éste se inició bajo la administración de los Estados Unidos y la mayor parte de su ejecución se terminó con la presente administración panameña.

Pasando de la administración estadounidense del canal a la panameña manejé todo lo que es operaciones y mantenimiento que en sí vincula muchos proyectos tanto en área de mantenimiento como en áreas de inversiones de capital.

Lo que estamos haciendo ahora en este programa de ampliación no tiene prácticamente ninguna comparación tanto en su complejidad como en el tamaño de la obra. Si existiera alguna analogía sería en el factor tiempo de ejecución y concentración de trabajos. En muchos de nuestros proyectos de mantenimiento o rehabilitación de equipos mayores o infraestructura en los que he participado este punto era muy crítico. Lo que nosotros estaremos gastando cuando tengamos todos los proyectos de la ampliación en ejecución se aproxima a los gastos diarios de los esfuerzos concentrados para poder ejecutar los mantenimientos de las presentes esclusas en un periodo de tan sólo siete días. Este periodo es el permitido para llevar a cabo los mantenimientos cuando estos requieren de un cierre de vía pues la capacidad del canal total se disminuye a un 60%. Esta reducción de capacidad tiene como consecuencia la acumulación de más de un centenar de buques en espera en las entradas del Atlántico y el Pacífico. Los gastos en algunas de estas actividades intensivas de mantenimiento ascienden hasta un millón de dólares diarios por lo que es comparable a la tasa de gasto del programa de ampliación.

Entonces, sí existe esa presión de tiempo y que todo quede bien, porque al final tiene que volver a funcionar la vía para que comiencen a pasar barcos. En esa parte de intensidad y calidad del producto sí creo que es muy parecida a lo que hemos estado viviendo ya en este programa de ampliación del canal.

Sin embargo, la magnitud y responsabilidad sobre los costos manteniendo los proyectos dentro de lo estimado, es posiblemente la parte más retadora de este programa. Nunca antes habíamos hecho una obra como ésta en el canal desde su construcción original. Este programa representa para el país la inversión más grande de toda su historia, por tal motivo los que trabajamos en la ampliación llevamos un gran peso encima, es una gran responsabilidad. Es un honor estar involucrado en un proyecto como éste, al igual que es un gran compromiso el que llevamos todos para lograr la ejecución exitosa de este programa.

Dentro de un país tan pequeño cuyo PIB (a precios Corrientes) es 23 mil millones de dólares (equivalente a un PIB de 18,600 millones de dólares a precios constantes), realizar una obra de un poco más de 5 mil millones de dólares, obviamente conlleva una responsabilidad enorme que hemos asumido porque representa una oportunidad para nosotros los panameños de ir abriendo camino y seguir manteniendo la competitividad de nuestra ruta, por lo tanto sentimos que estamos haciendo lo correcto en el momento más apropiado.

¿Por qué es necesario este proyecto?

El Canal de Panamá en esencia tiene casi 100 años en operación y su construcción comenzó antes del siglo XX y concluyó en 1914, así que tenemos una infraestructura muy bien conservada, pero que definitivamente está en una etapa de su edad donde necesita de un mantenimiento más intensivo, lo que va a requerir que en el algún momento tengamos que sacar algunas de las vías por un tiempo más extendido del normal para darle un mantenimiento de mayor intensidad y así poder extender su vida aún mucho más. Esta intensidad en el mantenimiento implicaría que una vía no estaría ofreciendo servicio por un extenso periodo causándoles retrasos a los usuarios del canal por la reducción en capacidad durante esos tiempos de mantenimiento de mayor duración. Esta situación traería como consecuencia la perdida de clientes al no tener la confiabilidad que los mismos exigen.

Un segundo aspecto y más importante tiene que ver con el mercado que atendemos, el cual es muy exigente. Nuestros análisis nos indicaban que se nos iba a agotar la capacidad en las operaciones para el 2011 o 2012 si las principales economías del mundo como Estados Unidos, China, Japón, Corea así como Chile, Perú y Ecuador de la Costa Oeste de Sudamérica hubiesen mantenido el crecimiento que llevaban en nuestra ruta hace un año atrás.

Y aquí quiero explicar que la situación económica mundial aunada a nuestro momento de ampliación del canal, nos ha puesto en una coyuntura interesante. Ciertamente hay que reconocer que actualmente el tonelaje que ha transitado por nuestro canal ha disminuido un 3.3%. Esta reducción nos está permitiendo mantener un buen nivel de servicio durante el periodo de construcción de la ampliación, algo que hubiera sido mucho más difícil con una economía mundial en pleno crecimiento. Además, la ACP afortunadamente había previsto que podía haber fluctuaciones económicas en el mundo durante el periodo de construcción y que pudieran haber tenido repercusiones negativas en nuestros ingresos, por lo que con anterioridad tomamos algunas acciones como fue el ajuste en las tasas de peaje empezando en el año 2007. Por otro lado, los precios de algunos insumos importantes para la construcción se habían disparado y ahora que ha llegado el momento de recibir propuestas para la construcción de las esclusas y de otros proyectos los precios se logran ubicar en montos del 2006 ó 2007. También la disponibilidad de equipo de construcción y dragado ha aumentado por lo que ha tenido un impacto favorable en la adquisición de estas maquinarias por parte de nuestros contratistas.

En el negocio de movimiento de carga marítima como es el del Canal de Panamá siempre hay ciclos económicos que causan una merma temporal, y esto ocurre aproximadamente cada 7 a 10 años. El canal ya llevaba un alza sostenida durante los últimos 15 años y se pensaba que una baja podía ocurrir en cualquier momento durante los trabajos de ampliación. Considero que somos muy afortunados que cuando se da la baja económica mundial, ya teníamos los ingresos suficientes asegurados y los financiamientos acordados para seguir adelante con esta obra.

Desde el punto de vista marítimo, los mares son los mismos que cubren la mayoría de la superficie del globo y es la forma más eficiente de transportar mercancía, aunque no sea la más rápida. Por esta razón nosotros vemos que el atajo que provee el Canal de Panamá va a seguir sirviendo a esas economías que están a todas luces en un proceso de crecimiento. En particular notamos que en nuestra región, Latinoamérica, aún en épocas como éstas hay economías que están con índices positivos de crecimiento. Esperamos que el Canal de Panamá les funciones como una vía de mayor capacidad y más actualizada que pueda manejar los nuevos buques que se están construyendo y que dominarán el futuro.

¿Cuál es el estado actual del avance?

Apenas estamos empezando, tenemos dos años de haber iniciado y si te puedo decir un número global, mencionaré que llevamos un 5% de avance porque los proyectos que estamos manejando actualmente son los más pequeños.

Pero hay mucho trabajo anterior, que para mí es un Valor Ganado intangible en lo que tiene que ver con la licitación de las esclusas. Todo este trabajo previo ha permitido agilizar la obra final y además sirvió para aclarar muchas inquietudes que tenían los consorcios participantes.

Puedo decirte que el programa marcha bien, porque hemos tratado de aprovechar esta coyuntura de baja de precios para sacar otras licitaciones que estaban programadas para más tarde, gozando las oportunidades que ofrece el mercado y los mejores precios. Y ya lo hemos logrado, hasta el momento se han lanzado cuatro licitaciones importantes y todas han estado dentro del presupuesto que habíamos definido en el 2005 y en algunos casos han estado muy por debajo de lo que habíamos presupuestado. Claro está, reconocemos que esta es la parte de la obra posiblemente menos costosa pero igual de importante pues hemos adelantado bastante trabajo en estos dos años.

¿Cuáles han sido las decisiones más importantes que ha tomado
desde el inicio del proyecto?

No tengo una o dos en particular porque muchas decisiones se han tomado en conjunto, claro está hay unas más pequeñas que tomo día a día o semana tras semana con los directores de proyectos, las cuales tienen que ver con los contratos que se están ejecutando.

Sin embargo, pienso que las decisiones más duras están dentro del pliego de las esclusas. Empezamos con una idea de transferir, a través del concepto de Design Build, la mayoría del riesgo al diseñador-constructor. Pero por la situación mundial que tenemos y los consorcios con los que estamos trabajando, nos dimos cuenta que esa transferencia posiblemente no era totalmente viable o aceptada por las compañías que participaban en la contienda y tuvimos que hacer muchos ajustes.

Este periodo fue de mucha negociación con los consorcios y también con la alta dirección de la Autoridad del Canal de Panamá para tratar de lograr un balance entre los riesgos de la ACP y los del contratista. El enfoque siempre fue que cada quien llevara mayor responsabilidad por aquel riesgo sobre el cual tenía mayor control.

Esas han sido las decisiones en que he sido un negociador – facilitador, pues no en todos lo casos estaba dentro de mi alcance de responsabilidad poder tomarlas, pero si participar activamente en el proceso de todas las decisiones que se tomaron. En muchos casos presidí las discusiones e hice recomendaciones a otras instancias de decisión con el propósito de promover la comprensión de los temas y lograr los acuerdos que mejor convinieran a la ACP dentro de un marco de riesgos balanceados.

En el caso de los otros proyectos de la ampliación, las decisiones son de menor escala comparada con las del proyecto de las esclusas y éstas se toman sin mucha necesidad de consulta a más altos niveles pues en estos casos la matriz de responsabilidad es más flexible. Aunque las decisiones son de menor tamaño relativo esto no quiere decir que no sean millonarias.

¿Cuáles han sido los principales retos y las estrategias de mitigación para los mismos en este proyecto?

Lo más importante en estos procesos es la identificación de los riesgos muy claramente y darle seguimiento prácticamente semanal. No es que estamos generando registros de riesgos nuevos todas las semanas pero sí tenemos bien entrenados en estas áreas a los administradores de proyectos, para que tengan esa sensibilidad de percibir cuándo los riesgos están cambiando, sean éstos positivos o negativos.

Y hay riesgos que son positivos, que son oportunidades y cuando las identificamos hay que aprovecharlas, ya nuestro equipo cuenta con la capacidad de olfatear alguna de estas eventualidades generando buenas relaciones con los contratistas donde ellos ven una relación ganar-ganar y logramos avanzar más rápido. Es importante desarrollar el olfato hacia los riesgos ya sean positivos o negativos para anticiparte a los hechos.

Otra estrategia que hemos utilizado para mitigar riesgos es la designación de los administradores de proyectos como oficiales de contratos, por lo que se le transmite una relevancia mucho mayor a cada administrador de proyecto, generando que la relación con el contratista sea más intensa y fuerte porque es una instancia en donde también pueden tomarse decisiones. Sin embargo los administradores de proyectos deben tener muy claros sus roles y responsabilidades, no sólo contractuales, sino de reglamento y de la ley, pues la ACP como entidad del estado exige que todas las actuaciones de sus oficiales de contrataciones tienen que tomar en cuenta todo el marco jurídico.

Además de incorporar a los directores de proyecto desde la fase de planificación y brindarle ese valor corporativo. ¿Qué otras lecciones aprendidas llevan hasta el momento?

Tiene que ver con procedimientos de creación de estructura documental, pues el departamento que yo presido es nuevo y carecía de una practica de control de documentos excepto en el área de la administración de contratos. Así que entramos a administrar proyectos con prácticas de manejo de contratos. Lo que hemos aprendido es que eso no basta y por ende no es la mejor forma de administrar un proyecto, pero teníamos que empezar, entretanto buscamos esas mejores prácticas que ya tenía la ACP en otros departamentos que habían pasado por un proceso de instalar un sistema de Gestión de Calidad. Algunas eran del departamento de operaciones de donde yo venía y otras se fueron implantando siguiendo las mejores prácticas de PMI®. Sin duda todo proyecto debe tener una estructura documental muy robusta.

Lo otro que aprendimos fue sobre tener la organización adecuada desde un inicio. En nuestro caso la reorganización que encaminó la ACP fue certera para enfocarse en la administración de proyectos, sin embargo ésta ocurrió luego de empezar el programa de ampliación. Toda la Autoridad del Canal de Panamá se reestructuró y este proceso llevó a la fusión de departamentos lo que obviamente generó ansiedad entre los empleados, pero gracias a esa nueva organización es que hemos podido avanzar. Tenemos hoy día una estructura mucho más fluida en la que ya no se estancan las decisiones a pesar de que éstas deben ser revisadas por varios departamentos secuencialmente. Ahora las decisiones son más ágiles pues se toman dentro de un mismo departamento.

¿Qué cambios o ajustes han impactado el plan de proyecto?

El proceso de las decisiones iniciales vinculadas a la preparación del pliego del proyecto de las esclusas y las reuniones con los consorcios precalificados para mejorar el pliego en cuanto a contenido técnico y balance de riesgo han aumentado en casi seis meses el tiempo estipulado para la ejecución de este proyecto que está en la ruta crítica del programa de ampliación.

Todavía seguimos dentro del tiempo que nos habíamos otorgado para la ejecución del programa entero. Consideramos aún que podemos adjudicar el proyecto de las esclusas para julio o agosto de 2009 para que el proyecto continúe sin variar su fecha de finalización que es en el segundo semestre del 2014.

Este proceso aunque llevó mucho tiempo, pues ha demorado 14 meses, alargó únicamente el proyecto de las esclusas, y para contrarrestar este leve retraso vimos qué se podía hacer con la programación de los otros proyectos. Allí encontramos oportunidades y fuimos adelantando proyectos, claro, siempre en consulta con nuestra gente generando ideas con todos los administradores de proyectos para mejorar los tiempos de ejecución, eliminar o reducir las interfaces entre proyectos y también buscar mejores precios como los que se presentan ahora.

A diferencia de otros proyectos que se han hecho en este país, la ampliación del canal posee una regulación especial que se llama “Ley 28” y tiene un estimado oficial que es de 5,250 millones de dólares para todo el programa y todos los días me preguntan si voy acorde al presupuesto destinado. Por ahora lo hemos logrado pero aún no se han otorgado los proyectos más grandes.

Inicialmente planificamos recibir las propuestas para las esclusas en agosto de 2008, ante la crisis que ya era latente, lo pospusimos para octubre y posteriormente para diciembre, que fue el mes cumbre cuando se desató todo el problema económico.

Si volteamos hacia atrás y vemos la situación, nos damos cuenta que escogimos el mejor momento para recibir propuestas, en marzo de 2009. Definitivamente creemos que estamos mejor que si hubiéramos recibido propuestas en agosto, octubre o diciembre del 2008. El precio del barril de petróleo había alcanzado los 147 dólares en julio del año pasado mientras que hoy el precio se encuentra a menos de la mitad de ese monto. Igual ha pasado con el acero, así como la disponibilidad y precios de los equipos.

Actualmente hay que estar como esponja asimilando todos los movimientos del mercado. Sin embargo, esto no ha sido tiempo perdido porque empezamos a ejecutar otros proyectos como el dragado del Atlántico y hemos ido avanzando en la elaboración de diseños y especificaciones de los otros proyectos del programa.

¿Cuánta gente está prevista para trabajar en este proyecto en etapas pico?

En cuanto a proyectos que no tienen que ver con las esclusas hemos calculado alrededor de 2 mil o 2 mil 500 plazas de empleo. En lo que va de los proyectos adjudicados hasta el momento, éstos han generado más de 2 mil empleos y esperamos que suba considerablemente a finales de año.

Por el lado de la construcción de las esclusas, hemos estimado que serán 5 mil 500 personas, aunque esto dependerá mucho de la tecnología a utilizar y la metodología aplicada a la construcción por el contratista que se gane la licitación del proyecto. Este momento pico lo prevemos para el año 2012.

Estos son empleos directos, obviamente se tiene un efecto multiplicador en cuanto a subcontratistas, transporte, alimentación, vivienda, suministros, etc. Por lo que pudiera resultar al final en 8 mil empleos directos y aproximadamente 40 mil indirectos. Sin mencionar la afluencia turística que este programa significará.

¿Qué significa este proyecto para el mundo?

Abre una puerta más grande a los flujos de mercancía de productos en nuestra ruta que favorece a ciertas áreas, principalmente a lo que es nuestro propio hemisferio. Estados Unidos es nuestro principal cliente, la Costa Este de la Unión Americana tiene una concentración alta de población y que consume productos que vienen de todos lados, no sólo de Nor-Asia sino de Sudamérica, específicamente de su costa oeste.

Igual aporta al desarrollo de ambas costas de Centroamérica, gracias a que nuestro país, al tener todos estos flujos de buques internacionales que no sólo pasan por el canal sino que también paran en puertos Panameños se ha convertido en un centro de recepción y distribución de productos que vienen de otros países y que no se enviarían en buque a esos puertos directamente porque no le es comercialmente viable. Panamá como centro logístico ofrece servicios por carretera a Centro América y a toda América con servicios de cabotaje muy eficientes y a precios competitivos y con una alta frecuencia de arribos y zarpes de buques.

Esa es la parte comercial con que se favorece el mundo, por otro lado, los buques al final consumen menos combustible para llevar sus cargas a donde sea. En este sentido, estamos contribuyendo a bajar el consumo de petróleo y las emisiones contaminantes. Este es un proyecto que consideramos noble si lo vemos a largo plazo en una reducción tanto de de emisiones de CO2 como de otros gases que pudieran emitir las alternativas intermodales de llevarlos por camión y/o tren.

Panamá tiene una economía de servicio y el canal es uno de los mayores motores.

¿Qué representa este proyecto para Jorge Quijano?

Este 2009 cumplo 34 años de haber comenzado a trabajar en el Canal de Panamá y para mí es la culminación de una carrera muy bella e interesante y variada a través del tiempo. Empecé más que nada en el área de sistemas de mantenimiento y ahí estuve por muchos años, luego laboré un poco más en operaciones y mantenimiento cuando me encargué del manejo de las esclusas del canal. De allí en 1999 fui promovido a director de Operaciones Marítimas a manejar la administración de todas las operaciones y mantenimiento de las instalaciones y equipos principales del canal inclusive las unidades de respuestas a emergencias. Aunque había trabajado ligeramente con la parte de construcción y proyectos, no había estado metido de lleno en estos menesteres excepto en la rehabilitación de los rieles de las locomotoras de las esclusas y sus tornamesas.

Tras la aprobación por votación abrumadora del referéndum para el programa de ampliación se llevo a cabo la reestructuración de la ACP y me pidieron que me encargara de este gran programa. Esta es una oportunidad que sólo viene una vez en la vida por lo que sin duda la acepté. En verdad me siento muy honrado de que me hayan permitido aportar en un programa como éste aglutinado todas las fuerzas vivas de la ACP, contratistas y consultores para llevar juntos a feliz término esta gran obra cumpliendo con las expectativas de calidad, tiempo de ejecución y presupuesto y todo bajo la más amplia transparencia.

Después de esto para mí es muy difícil imaginarme algo más retador. Espero con mucho ánimo ver ese primer buque Post-Panamax pasar por las esclusas. Ese momento sería la cumbre de mi carrera profesional, así que es un buen momento para por lo menos concluir esa etapa profesional con el mejor proyecto que pude haber soñado en mi vida. Me siento muy afortunado porque Dios me ha dado la oportunidad de ser uno de los protagonistas en la ejecución de esta obra y como tal me siento muy comprometido. Pero prefiero esperar que llegue ese momento. Por ahora lo que tenemos por delante es mucho trabajo pero sin perder de vista el objetivo. Hasta el momento apenas estamos empezando.

Vamos andando, y sí hemos logrado muchos hitos importantes, pero lo principal queda aún por delante. En verdad es un reto de los más grandes que cualquier persona pudiera tener especialmente cuando vives en un país pequeño como el nuestro. Otras personas que trabajan para empresas muy grandes, pueden estar ejecutando proyectos como éste todos los días, pero para un panameño el estar involucrado en una obra de tal tamaño en un país tan pequeño que trata de salir adelante y ser de primer mundo, es edificante. Este programa nos llena a todos de esperanza y nos da la energía que se necesita para poder concluir un proyecto como éste con éxito pues es el futuro de generaciones de panameños a lo que estamos apostando.

¿Qué papel juega la capacitación y profesionalización de las personas para afrontar proyectos como éste y otros en los diferentes rincones del mundo?

A raíz de este proyecto estamos creando un grupo plural de profesionales en dirección de proyectos, quienes participan activamente en el PMI®. Esto es un semillero no sólo de capacitación sino de ejecución y formación real en el campo que al final son el fundamento de las mejores decisiones de los directores de proyecto.

Estamos basándonos en el Project Management Institute como guía estándar, para que todos manejemos un lenguaje en común, pues tenemos un fin en común, una administración efectiva y profesional de los proyectos. Además posibilita ir corroborando algunas prácticas del PMI® o permite modificarlas de acuerdo a la realidad que se vive, porque pienso que esto es un proceso que nunca termina y en dirección de proyectos la última palabra aún no se ha escrito.

¿Qué mensaje quiere transmitir para todos los usuarios de LiderDeProyecto.com?

Fue un placer haber podido compartir con ustedes con cierta profundidad algunas intimidades sobre el programa de Ampliación del Canal de Panamá una de las obras más importantes en ejecución en nuestro hemisferio. Estamos usando la estructura y mejores prácticas propuestas en el PMBOK® del PMI® para la ejecución de este programa de proyectos que alcanza un costo de más de 5,000 millones de dólares.

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