Las capacidades y aptitudes que debe adquirir y desarrollar un director de proyectos pueden clasificarse en tres ámbitos: técnico, de comportamiento y contextual. En esta segunda entrega del curso sobre la ICB/NCB® v3 se describe parte de los elementos que tienen cabida dentro del área técnica, siguiendo el enfoque de las Bases para la Competencia de IPMA® (Internacional Project Management Association).

Elementos de competencia contextual necesarios para desempeñar la dirección y gestión de proyectos de manera adecuada y efectiva (primera parte).

Los elementos del ámbito de competencia contextual, básicamente, relacionan un contenido y un contexto específico, al considerar las principales relaciones entre los otros ámbitos de competencia (técnicas y de comportamiento) y sus elementos. La comprensión de estos conceptos es la base de evaluación más importante en un determinado proyecto. Los seis elementos incluidos en este número describen la promoción de la dirección de proyectos, programas o carteras en una organización, e inician las explicaciones sobre las distintas funciones de apoyo que las organizaciones en línea deben conocer acerca de los proyectos.

3.11 Legal

Este elemento de competencia describe el impacto de la ley y las normas sobre proyectos y programas. Desde una perspectiva contextual, es importante limitar la exposición legal (pues existe un posible riesgo de que alguien emprenda acciones legales contra uno) y tener la reputación de dirigir el negocio de forma legal y ética.

Limitar materialmente la exposición legal reduce la posibilidad de demandas legales; aún respetando la legalidad, todavía puede costar mucho dinero y pérdidas de tiempo defenderse si alguien nos demanda y probablemente no se pueda recuperar el dinero gastado en abogados incluso si se gana el caso.

La dirección de proyectos, programas y carteras se concentra también en evitar responsabilidades extra contractuales (la legislación al respecto protege los intereses de una persona en su seguridad personal, activos tangibles, recursos económicos o reputación) y reclamaciones como consecuencia de acciones tales como un incumplimiento de contrato.

Legislación sobre contratos

En un proyecto, se toman muchas decisiones que tienen implicaciones legales y que se tienen que tomar dentro de un marco legal. El director de proyecto debe tener la diligencia de operar dentro de la ley y debe ser capaz de reconocer o descubrir qué actividades tienen requisitos legales y qué principios legales son de aplicación a un proyecto. El conocimiento y experiencia en legislación sobre contratos son esenciales para la dirección de ciertos tipos de proyecto. Los proyectos internacionales pueden estar sujetos a los requisitos de más de un sistema legal.

Se debe consultar a asesores legales para todo asunto legal de importancia. El director de proyecto, programas o carteras debe identificar cuándo se necesita el consejo de este tipo de especialista y dar a los asesores información relevante del proyecto. También tiene que definir los procedimientos con el asesor legal, coordinar cualquier requisito con la programación y entender el impacto sobre los entregables, los costes, los riesgos y las oportunidades.

Aspectos relevantes

Las políticas legales de una organización pueden dictar que “toda la documentación de un proyecto sea sometida a revisión legal” o “todos los contratos externos tengan una revisión legal antes de su firma”. Por lo tanto, aspectos relevantes a tener en consideración son:

• Reconocimiento de los aspectos de la legislación aplicables a un proyecto o programa en particular en el que se esté implicado, como legislación laboral, legislación sobre contratos, autorización y permisos para instalaciones y productos, licencias, expropiaciones, responsabilidad de productos, patentes, seguros, confidencialidad de datos, legislación penal, legislación sobre salud, seguridad y medio ambiente y requisitos normativos.

• Reconocimiento de los fundamentos de la ley que derivan del propio proyecto o programa, como dirección de (sub) contratos, normas sobre recursos humanos, normas de contabilidad financiera y sobre capacidad para firmar contratos o compromisos económicos. Toda la normativa contractual de un proyecto (obligaciones, derechos y procesos) tiene su base legal.

Los requisitos están contenidos en entidades específicas y sistemas legales, como la legislación penal, pero especialmente, la legislación sobre empresas y contratos, mercantil, laboral, de salud y seguridad, protección de datos, normativa sobre construcción, propiedad intelectual, legislación sobre copyright, patentes y royalties, así como leyes relacionadas con la discriminación por motivos de sexo, discapacidad, edad, raza, orientación sexual o religión.

• Incorporación a los procesos y documentación relevantes de toda cuestión legal que sea aplicable al proyecto o programa o a una cartera completa.

Posibles pasos del proceso

1 Determinación de los estándares y directrices legales apropiados para la organización o la cartera.

2 Inicio de procesos de implantación de los estándares y directrices apropiados en la organización o cartera y evaluación de proyectos y programas según esos estándares y directrices.

3 Investigación y descripción para la organización o cartera de los aspectos legales relevantes que pudieran ser de aplicación a un proyecto o programa.

4 Dirección apropiada de contratos, reclamaciones y cambios de un proyecto o programa.

5 Respuesta efectiva a los desafíos sindicales organizados.

6 Respuesta apropiada a reclamaciones sobre acoso, discriminación, cuestiones de seguridad o incumplimiento.

7 Documentación de las lecciones aprendidas.

8 Facilitar retroalimentación sobre las lecciones aprendidas y ajuste de estándares y directrices si es necesario.

Temas a considerar

• Convenios.
• Legislación pertinente.
• Arbitraje.
• Contratos.
• Propiedad intelectual.
• Responsabilidad.
• Licencias.
• Estándares y normas.

Conclusiones

Como resumen de este curso, se puede decir que el project management comprende todas las actividades de dirección de proyectos que se deben desarrollar desde que surge una necesidad en una empresa o cliente hasta que el producto o sistema físico (o inmaterial) que resuelva esa necesidad está completamente realizado.

Sin embargo, sería más correcto decir que la dirección de proyectos es un continuo porque, aunque tiene un principio y un fin, cuando se alcanza este último instante, de alguna manera se está volviendo a iniciar otro proceso. Es decir, otro proyecto.

Inicio del proyecto

En efecto, en sentido estricto, un proyecto se inicia con el análisis de las necesidades que el cliente ha detectado. A partir de ahí, el equipo de proyectos y, sobre todo, su dirección, intentan encontrar respuesta a esas necesidades por medio de lo que se llaman fases creativas, que no son otra cosa que todos los pasos ordenados y jerarquizados que hay que llevar a cabo para plasmar una solución que cumpla las funciones definidas para el sistema que ha de construirse.

Ese sistema no es más que un objeto imaginado (aún no existe en la realidad, sólo sobre el papel) pero sobre el cual se puede trabajar ficticiamente para reducir los riesgos de fracaso en el sistema definitivo.

Transformación

La siguiente fase es la de Transformación, en la cual lo diseñado y perfilado se construye para dar vida al objeto. Obsérvese que en esta fase conviven el proyecto y el objeto, porque lo que sucede es que el proceso se convierte en sistema. Esta transformación no es otra cosa que la construcción del objeto y su puesta en marcha.

A partir de ese momento, se inicia realmente la vida del objeto, vida cuya duración es tan variable como el tipo de objeto de que se trate. Transcurrido ese periodo llega siempre el momento de la retirada del objeto.

Dudas, inquietudes e ideas

Pues bien, desde el momento en que se está empezando a construir el objeto, desde luego durante la vida del objeto y también durante su retiro, aparecen ante el cliente (y ante el director de proyectos) dudas, inquietudes e ideas que van forjando nuevas necesidades que acabarán, más pronto o más tarde, en ser motivo suficiente para planificar el desarrollo de otro proyecto.

Por ello, se decía antes que el binomio proceso-sistema tiene un cierto sentido de continuidad en el tiempo. Esta continuidad nos garantiza, aparte de los conocimientos de los que partía

al iniciar el proyecto, que va adquiriendo más y más formación en su relación con otras personas, en su capacidad de gestión y en la dirección de todos los recursos que puede poner a disposición de una organización.

Por otra parte, los proyectos son cada vez más complejos por lo que se necesitan personas más preparadas para afrontarlos, en otras palabras, deben ser más competentes en todos los ámbitos de la dirección de proyectos.

Profesión consolidada

De todo el curso que hemos venido desarrollando nos gustaría transmitir a los que lo han venido siguiendo que el project management es una profesión que está consolidada actualmente y que tiene un futuro enormemente prometedor. Para desempeñarla, se necesitan, además de conocimientos técnicos y económicos, otros muchos que derivan de cualidades que se adquieren cuidando las relaciones con otras personas y con uno mismo y, desde luego, utilizando instrumentos de planificación, gestión y dirección, dejando siempre el camino abierto a la creatividad y la innovación tan necesaria en el mundo de hoy.

En todo caso, esperamos que este curso haya sido provechoso para los lectores e ilustrativo acerca del alcance de la ICB/NCB® v3 de IPMA®.