Las capacidades y aptitudes que debe adquirir y desarrollar un director de proyectos pueden clasificarse en tres ámbitos: técnico, de comportamiento y contextual. En esta segunda entrega del curso sobre la ICB/NCB® v3 se describe parte de los elementos que tienen cabida dentro del área técnica, siguiendo el enfoque de las Bases para la Competencia de IPMA® (Internacional Project Management Association).

Elementos de competencia contextual necesarios para desempeñar la dirección y gestión de proyectos de manera adecuada y efectiva (primera parte).

Los elementos del ámbito de competencia contextual, básicamente, relacionan un contenido y un contexto específico, al considerar las principales relaciones entre los otros ámbitos de competencia (técnicas y de comportamiento) y sus elementos. La comprensión de estos conceptos es la base de evaluación más importante en un determinado proyecto. Los seis elementos incluidos en este número describen la promoción de la dirección de proyectos, programas o carteras en una organización, e inician las explicaciones sobre las distintas funciones de apoyo que las organizaciones en línea deben conocer acerca de los proyectos.

3.9 Seguridad, higiene y medio ambiente

Este elemento cubre todas las actividades orientadas a asegurar que la organización se comporte de forma apropiada en el contexto de la seguridad, higiene y medio ambiente durante la fase de planificación de un proyecto y su ejecución, así como durante el ciclo de vida del producto entregado y su retirada y eliminación.

Las crecientes responsabilidades de las corporaciones, el nivel de conciencia y la posibilidad de litigios hacen necesario garantizar que las organizaciones tengan el nivel apropiado de conocimiento y experiencia sobre estas cuestiones. Dentro de la organización se deben poner en práctica procesos de auditoría interna y externa independientes que cubran todas las cuestiones relacionadas con salud, seguridad y medio ambiente.

Normas, estándares y procedimientos

En los proyectos, todos los grandes temas sobre seguridad, higiene y medio ambiente están cubiertos por normas, estándares definidos y procedimientos operativos que reducen al mínimo el riesgo hasta un nivel considerado aceptable por la organización, el público, el sistema legal, los operadores y otros.

Esto minimiza la probabilidad de que se produzca un accidente en el que resulten heridas personas, dañados los equipos o contaminado el medio ambiente.
El director de proyecto debe asegurar que estos estándares, que a menudo son específicos para el tipo de proyecto, se cumplan durante las operaciones.
Además, debe revisarlos con regularidad para asegurar su continuo cumplimiento.

Consideraciones a tener en cuenta

Las consideraciones sobre salud e higiene son de aplicación a los miembros de los equipos del proyecto, a quienes vayan a utilizar el producto o quienes se pudieran ver afectados por éste. La DP debe preocuparse en particular por cuestiones como el estrés y cansancio excesivo entre los miembros del equipo y garantizar que tienen una carga de trabajo asequible, que no trabajen muchas horas o que no se les pida que viajen demasiado.

El producto en uso no debe plantear ningún riesgo para el usuario ni para quienes se encuentren cerca de éste, tanto si es una pieza de maquinaria, un sistema de TCI, un consumible u otro artículo. En la retirada y eliminación del artículo, el usuario necesita directrices para asegurar que no supone ningún peligro para la salud.

Agente de seguridad

Al director de proyecto también se le puede requerir que sea un agente de seguridad del más alto nivel para el proyecto. En este caso, es responsable de anticipar y detectar cualquier riesgo para la seguridad que aparezca en el proyecto. Las herramientas que puede utilizar incluyen análisis de riesgos, planificación de medidas de respuesta y control de la situación, con especial atención al incumplimiento de directivas y el desarrollo de medidas de prevención contra cualquier actividad maliciosa (es decir, robo, mal uso, sabotaje).

También puede asegurar los activos del proyecto contra pérdida, actividad maliciosa o accidentes. Dependiendo de la estructura de la organización, puede estar vinculado a un directivo de seguridad a quien informará y pedirá ayuda si es necesario.

Ámbitos de la seguridad

Las consideraciones sobre seguridad están relacionadas con la protección de las personas contra muerte o lesiones graves en las distintas fases de un proyecto, en el uso del producto y en las operaciones diarias de la organización. Se debe realizar un estudio formal sobre peligros y facilidad de operación para determinar cuáles son los problemas y riesgos de seguridad y cómo se les debe hacer frente.

A efectos de seguridad física y también de seguridad de la información, también resulta útil distinguir entre cuestiones y riesgos relacionados con la organización, su infraestructura, información, propiedad intelectual y productos, y los que sean de aplicación a personas.

Protección medioambiental

La protección del medio ambiente cada vez tiene mayor importancia, con cuestiones como el calentamiento global, la contaminación, el agotamiento de los recursos naturales, la eficiencia energética y la conservación de la energía en los titulares diarios. Estos factores se tienen que tener en cuenta en todas las fases de un proyecto, en el uso del producto y en su retirada.

Al diseñar un producto y sus procesos de fabricación, el equipo tiene que considerar qué materiales se utilizarán, cuánta energía se necesita para producirlos, cuánto CO2 u otros gases de efecto invernadero se emitirán, si existen cuestiones relacionadas con la eliminación de materiales residuales, si los materiales se pueden reciclar, si son biodegradables o si provocarán contaminación al final de la vida del producto.

Al utilizar un producto, su impacto sobre el medio ambiente se debe reducir al mínimo en términos de eficiencia energética, emisiones y eliminación de residuos.

Posibles pasos del proceso

1 Identificación de la ley y normas vigentes de aplicación.
2 Identificación de riesgos, requisitos y responsabilidades actuales sobre higiene, seguridad y medio ambiente.
3 Evaluación de la situación real.
4 Desarrollo de planes y procesos para la protección de la salud, la seguridad y el medio ambiente.
5 Seguimiento y control de la eficacia de los planes.
6 Informes de cuestiones y riesgos.
7 Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos, fases de proyectos o en algún otro punto de la organización.

Temas a considerar

• Auditorias.
• Planes de impacto ambiental.
• Salud e higiene.
• Legislación y política de la compañía.
• Planes de seguridad.
• Revisiones de seguridad.

3.10 Finanzas

Este elemento abarca el contexto financiero en el que opera una organización. La dirección financiera es responsable de poner a disposición los fondos necesarios para un proyecto de manera responsable y oportuna. El director de proyecto debe facilitar ineficiencia energética y la conservación de la energía formación a la dirección financiera de la organización sobre los requisitos económicos del proyecto y colaborar en la consecución de los fondos, comprobar los pagos y controlar el uso de esos fondos.

En algunos proyectos, el director del proyecto debe organizar los fondos e inversores y debe comprender y evaluar los beneficios de obtener financiación para un proyecto en el propio país donde se lleva a cabo el proyecto o una fuente externa al país. En organizaciones más grandes estaría implicada una función de tesorería en todos los aspectos de la financiación de proyectos y contaría con expertos para tratar cuestiones como la financiación internacional y protección contra fluctuaciones monetarias.

Financiación BOOT o APP

Cada proyecto tendrá sus propios métodos de financiación. Muchos proyectos de infraestructuras a gran escala (como proyectos de ingeniería civil y de construcción), especialmente en países menos desarrollados, operan ahora sobre la base de una organización BOOT (por sus siglas en inglés, Construir, Poseer, Operar, Transferir) o BOT (Construir, Operar, Transferir).

Un modelo de financiación BOOT o BOT implica una organización única o un consorcio, que se crea para dirigir proyectos y sus entregables. Diseña, construye, financia, posee y opera los entregables del proyecto durante un periodo de tiempo determinado previamente, y transfiere después la titularidad a una parte acordada. Los clientes firman un contrato a largo plazo con el operador BOOT/BOT y se les cargan los servicios prestados. Los cargos por servicios incluyen recuperación del capital y costes de explotación y un nivel acordado de beneficios.

Muchos proyectos públicos (por ejemplo, aquellos de infraestructuras como hospitales y escuelas) se pueden financiar mediante Asociaciones Públicas y Privadas (APP) en las que se comparten los costes, riesgos y beneficios eventuales del proyecto. Las APP son un método de entregar proyectos de servicios públicos y de infraestructuras mediante compromisos entre los sectores público y privado. Esos proyectos ponen énfasis en la calidad y en obtener la mayor rentabilidad posible.

Planificación de costes, y contabilidad financiera

La contabilidad incluye la planificación de los costes y la contabilidad financiera para la operación de una organización. Se presentan los gastos e ingresos, así como los activos y pasivos, para dar una imagen clara del flujo de efectivo y la solvencia de una organización (o de una parte relevante de una organización).

El director de proyecto debe entender cómo funciona el sistema de dirección financiera de la organización y debe utilizar sus métodos e interpretar las cifras de su sistema contable al analizar y comprobar los efectos económicos de distintas alternativas de un proyecto, tanto partes de proyectos como proyectos enteros. Esto puede ser muy útil para el cliente.

Los informes financieros de un proyecto o programa deben referirse siempre al plan inicial de financiación presentado en la evaluación previa del proyecto.

La dirección y control del presupuesto de un proyecto y la información eficaz entregada a la dirección financiera de la organización garantizan que el director de proyecto se mantenga dentro de los parámetros financieros del proyecto establecidos en la evaluación previa del proyecto.

Posibles pasos del proceso

1 Identificación del entorno económico del proyecto.
2 Aplicación de directrices de la organización para definir:

- la evaluación previa del proyecto.
- la administración financiera.
- los informes financieros.

3 Preparación de informes financieros.
4 Programación de auditoría financiera, si procede.
5 Obtención del visto bueno al balance económico al cierre del proyecto.
6 Aplicación de las lecciones aprendidas a futuros proyectos.

Temas a considerar

• Planificación de presupuestos y control presupuestario.
• Dirección de casos de negocio.
• Dirección de cambios.
• Mercados financieros.
• Modelos de financiación.
• Contabilidad general.
• Tesorería.