Las capacidades y aptitudes que debe adquirir y desarrollar un director de proyectos pueden clasificarse en tres ámbitos: técnico, de comportamiento y contextual. En esta segunda entrega del curso sobre la ICB/NCB® v3 se describe parte de los elementos que tienen cabida dentro del área técnica, siguiendo el enfoque de las Bases para la Competencia de IPMA® (Internacional Project Management Association).

Competencias de comportamiento para desempeñar una dirección y gestión de proyectos adecuada y efectiva

Los elementos de la competencia de comportamiento que se explican a continuación están basados en una serie de documentos de referencia que describen el comportamiento y actitudes personales que debe incorporar un director de proyecto. Se ha seleccionado un conjunto de elementos de la competencia de comportamiento que son relevantes para la dirección de un proyecto y que se pueden aplicar al director de proyecto, los miembros del equipo, las partes involucradas y la forma en que interactúan en el contexto de un proyecto.

La descripción de cada elemento se ha redactado de manera relevante para la profesión de dirección de proyectos. Estos elementos se describen por orden de importancia decreciente, así como en función del número de personas implicadas. Sin embargo, la jerarquía de elementos puede ser y será distinta según la situación. La base para el comportamiento profesional es la situación de un proyecto; por eso, se tienen que tener en cuenta los elementos relevantes de competencia técnica –explicados en las dos anteriores entregas– y de competencia contextual –que se describirán en próximos capítulos–, que pueden ser diferentes debido a la particular situación de cada proyecto.

2.6 Actitud abierta
Mantener una actitud abierta es la capacidad para hacer que los demás se sientan animados a expresarse, de forma que el proyecto se pueda beneficiar de sus aportaciones, sugerencias, dudas y preocupaciones. Para beneficiarse del conocimiento y experiencia de los demás se necesita tener una actitud abierta. Como un director de proyecto trabaja con diversos profesionales, una actitud abierta es una competencia importante: la mayoría de miembros del equipo tiene un área de experiencia de la que tienen mayor conocimiento que el gestor. Las relaciones del equipo se crean sobre la base del mutuo respeto, de la confianza y de la fiabilidad.

El director de proyecto tiene que decidir su política en relación con una actitud abierta. ¿Tiene una política de puerta abierta para estar siempre accesible a los miembros del equipo; utiliza una dirección por paseos para mantener la visibilidad y estar en contacto con los miembros de su equipo? La política normal sería compartir toda la información que pueda, sin revelar confidencias ni secretos. ¿Existen razones culturales por las que una actitud abierta no sería apropiada?

El director de proyecto tiene que estar también abierto a cuestiones como evitar la discriminación por razones de edad, género, orientación sexual, religión, diferencias culturales o discapacidad.

Posibles pasos del proceso
1.- Desarrollo de una política en relación con una actitud abierta.
2.- Iniciar el trabajo diario con contactos informales mediante encuentros telefónicos o cara a cara.
3.- Acoger favorablemente la información que se recibe y opinar sobre el tema de conversación.
4.- Utilización de preguntas abiertas.
5.- Creación de oportunidades para estimular una actitud abierta en el equipo.
6.- Cuando se reciban aportaciones positivas, dar las gracias a las personas que las realizan de forma que todo el mundo sepa que se le aprecia.
7.- Aprender de cada situación y modificar los métodos de operar una actitud abierta en el futuro.

Temas a considerar
• Accesibilidad
• Amplios conocimientos en materias distintas a la DP
• Flexibilidad
• Actitud abierta hacia la edad, género, orientación sexual, religión y diferencias culturales o por minusvalías
• Transparencia.

Pautas adecuadas de comportamiento
• Es flexible, se adapta fácilmente a los cambios, tiene en mente los intereses del proyecto.
• Es abierto con la edad, género, orientación sexual, religión y diferencias culturales y con las discapacidades.
• Gestiona la colaboración, orquesta al equipo.
• Tiene un amplio conocimiento en materias diferentes a la DP y es capaz de adaptar su comunicación para ser comprensible por quienes la reciban.
• Tiene frescura, tiene un buen estado físico y mental y presta atención al arreglo personal y al atuendo: una persona con la que apetece trabajar.
• Tiene una actitud abierta y positiva, es un optimista realista.
• Crea confianza, imbuye buenos deseos
• Se acerca a los demás de forma activa y positiva, es accesible.
• Realiza una dirección activa de las partes involucradas, mantiene contactos formales e informales con las partes implicadas.
• Acepta a todos los miembros del equipo, tolera y estimula las opiniones ajenas en el equipo y promueve una participación activa.
• Acepta y respeta a las minorías, deja que los demás tengan éxito.

Comportamientos a mejorar
• Es rígido y tiene aversión a los cambios, olvida los intereses del proyecto.
• Ignora la edad, género, orientación sexual, religión y diferencias culturales y las discapacidades.
• Está orientado hacia las tareas, gestiona el equipo como una máquina.
• No puede expresarse utilizando el modo de pensar de los demás y no se le entiende bien.
• No equilibrado física o mentalmente, no presta atención al arreglo personal ni al atuendo y ofende a los compañeros.
• Es pesimista, cierra los ojos a los demás, aparenta estar distante.
• Aparenta ser receloso y desconfiado.
• Espera la iniciativa de los demás, es reservado e inseguro.
• No realiza gestiones con las partes involucradas, evita los contactos con las partes implicadas, no tiene tiempo para relaciones informales.
• Deja que los demás perciban su aversión, sólo sabe conceptos; cree que lo sabe todo mejor que los demás y no pide opinión.
• Está orientado hacia la actual estructura de poder.

2.7 Creatividad
La creatividad es la capacidad para pensar y actuar de forma original e imaginativa. El director de proyecto explota la creatividad individual de las personas, así como la colectiva del equipo y de la organización en la que trabajan, en beneficio de su proyecto. El responsable de un proyecto tiene que fomentar procesos en el equipo para estimular, registrar, evaluar y actuar a partir de ideas creativas que pueda tener el equipo y que puedan ser beneficiosas.

Las ideas creativas a menudo requieren que su titular las venda al equipo del proyecto antes de que sean aceptadas; a menudo, otros miembros del equipo defienden esas ideas y las refinan para que tengan mayor aceptación. La creatividad es una de las principales competencias para el éxito de un proyecto. Ayuda al director a superar problemas y motivar al equipo para trabajar juntos en el desarrollo de ideas creativas y convertirlas en soluciones que sean operativas.

Cuando en un proyecto aparecen problemas, el director tiene que juzgar si es apropiado un enfoque creativo para encontrar una solución. Cuando un planteamiento innovador es adecuado, tiene que decidir qué métodos desea utilizar.

Una sesión de brainstorming (o lluvia de ideas) puede ser apropiada cuando se reúnen los miembros del equipo y otras personas de la organización que se cree que pueden aportar algo, se toman sus ideas y se evalúan posteriormente. Las ideas más prometedoras son refinadas y se eligen las mejores. Sea cual sea el método utilizado para encontrar una solución creativa, implica analizar la cuestión desde distintas perspectivas, combinar herramientas, conocimiento, sentido común, intuición y experiencia y aplicarlo todo.

La creatividad se puede resumir como “tratar de alcanzar lo imposible y conseguir lo improbable”. Esta capacidad debe explotarse con cuidado en el equipo del proyecto, para no desviar su centro de atención.

Posibles pasos del proceso
1.- Reconocimiento de situaciones en las que existe un problema por resolver, un reto al que hacer frente o cuando se necesite desarrollar un nuevo concepto y donde sea apropiado un enfoque creativo.
2.- Determinar quién puede contribuir a encontrar una solución creativa, tanto del equipo del proyecto u otros de la organización o ajenos a ella.
3.- Reunión del grupo de personas elegidas, explicación del problema que requiere solución y pedirles que utilicen su imaginación para ofrecer ideas.
4.- Estimulación y brainstorming del mayor número de ideas posible; recogerlas todas sin discusión.
5.- Evaluación de los méritos de cada idea y establecimiento de prioridades.
6.- Discusión de la viabilidad e implicaciones de la puesta en práctica de las mejores ideas y selección de una para seguir con ella.
7.- Planificación y ejecución de la solución elegida.
8.- Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación en situaciones similares en el futuro.

Temas a considerar
• Técnicas de creatividad
• Inteligencia emocional
• Pensamiento holístico
• Imaginación
• Intuición
• Nuevas combinaciones
• Optimismo
• Verbalización y visualización de objetivos

Pautas adecuadas de comportamiento
• Es creativo, le gustan los retos y tiene una mente abierta a nuevas ideas.
• Es optimista y piensa que las nuevas ideas conducirán a soluciones viables.
• Supera las diferencias definiendo un nuevo concepto que se pueda alcanzar respetando al mismo tiempo los distintos puntos de vista.
• Encuentra soluciones aplicando nuevos conceptos, herramientas y el sentido común en nuevas áreas.
• Estimula a la gente para que aporte nuevas ideas, reconoce las posibilidades y organiza un buen proceso para encontrar soluciones creativas.
• Realiza una dirección activa del alcance y de los cambios.
• Hace caso de los estímulos físicos y los sentimientos, utiliza su intuición para solucionar problemas y el mantenimiento de relaciones.
• Hace caso de su propia intuición y la utiliza y clasifica sus propias ideas como fuente de creatividad.
• Utiliza enfoques no convencionales en beneficio del proyecto. Toma decisiones creativas para mitigar los riesgos.

Comportamientos a mejorar
• Se ciñe sólo a las soluciones conocidas y demostradas y lo desconocido le provoca ansiedad.
• Rechaza ideas como no viables sin evaluarlas.
• No es capaz de integrar conceptos distintos. Elige entre distintos puntos de vista y crea divisiones en el equipo.
• No puede aceptar el uso de nuevos conceptos o herramientas como forma de superar problemas difíciles; no usa el sentido común.
• Siempre se centra en soluciones demostradas; rechaza la incertidumbre y no gestiona de forma apropiada procesos para encontrar soluciones creativas.
• Rechaza todo lo que se salga del alcance original.
• Sólo acepta lo que se puede modelar, ignora la intuición y los sentimientos. Se ciñe al razonamiento y a las relaciones funcionales.
• Rechaza sistemáticamente la intuición.
• Siempre acepta el status quo, incluso si está en juego el proyecto. Tiene aversión al riesgo.