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Columna
 
Competencias de un project manager según IPMA

Por: Dr. Jesús Martínez Almela
IPMA Nivel A, Director del Programa de IPMA
para Latinoamérica y El Caribe

Las capacidades y aptitudes que debe adquirir y desarrollar un director de proyectos pueden clasificarse en tres ámbitos: técnico, de comportamiento y contextual. En esta segunda entrega del curso sobre la ICB/NCB® v3 se describe parte de los elementos que tienen cabida dentro del área técnica, siguiendo el enfoque de las Bases para la Competencia de IPMA® (Internacional Project Management Association).

Competencias de comportamiento para desempeñar una dirección y gestión de proyectos adecuada y efectiva

Los elementos de la competencia de comportamiento que se explican a continuación están basados en una serie de documentos de referencia que describen el comportamiento y actitudes personales que debe incorporar un director de proyecto. Se ha seleccionado un conjunto de elementos de la competencia de comportamiento que son relevantes para la dirección de un proyecto y que se pueden aplicar al director de proyecto, los miembros del equipo, las partes involucradas y la forma en que interactúan en el contexto de un proyecto.

La descripción de cada elemento se ha redactado de manera relevante para la profesión de dirección de proyectos. Estos elementos se describen por orden de importancia decreciente, así como en función del número de personas implicadas. Sin embargo, la jerarquía de elementos puede ser y será distinta según la situación. La base para el comportamiento profesional es la situación de un proyecto; por eso, se tienen que tener en cuenta los elementos relevantes de competencia técnica –explicados en las dos anteriores entregas– y de competencia contextual –que se describirán en próximos capítulos–, que pueden ser diferentes debido a la particular situación de cada proyecto.

El compromiso es la aportación personal del director y el equipo al proyecto; la motivación depende de la unión de las personas

2.2 Compromiso y motivación

El compromiso es la aportación personal del director a un proyecto y de las personas que están dentro o asociadas al éste. Esto hace que la gente crea en un proyecto y quiera formar parte de él. Es necesario aportar una visión de la vida y motivar a las personas a estar juntas en pro de un objetivo común. La motivación del equipo de un proyecto depende de cómo se unan las personas y su capacidad para hacer frente a los altibajos del proyecto.

El compromiso con las personas implicadas en un proyecto y su motivación tienen que ser honestos, lo que resultará en un buen ambiente de trabajo y mayor productividad de cada individuo y del equipo en conjunto. Motivar a una persona requiere que el director del proyecto sea consciente de las destrezas y experiencia de esa persona, de su actitud personal, circunstancias y motivación intrínseca.

Posibles pasos del proceso
1.- Concienciación de las necesidades de las distintas partes involucradas y de las circunstancias e intereses de las personas del proyecto.

2.- Ser explícitos sobre qué partes involucradas o intereses personales se pueden atender o no.

3.- Examen de las posibilidades de incluir los intereses de todas las partes, definición de logros rápidos y de incentivos.

4.- Estar seguros de comprender qué partes del proyecto han aportado los distintos miembros del equipo y estar alerta a cambios en los niveles de motivación.

5.- Apreciar, comunicar y documentar los logros de forma rápida y adecuada.

6.- Desarrollar una cultura que tenga orgullo del proyecto y de los logros del equipo, facilitar retroalimentación regular al equipo y sus componentes y mantener a todo el mundo implicado.

7.- Ser conscientes de los posibles cambios en las partes involucradas o en sus intereses y actuar en consecuencia.

8.- Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.

Temas a considerar
• Responsabilidad
• Delegación y poderes
• Entusiasmo
• Modelos de motivación
• Creación de equipos
• Actitud positiva
• Verbalización y visualización de objetivos.

Pautas adecuadas de comportamiento
• Gestiona de forma activa la aportación de las distintas partes involucradas
• Acoge favorablemente iniciativas y estimula el compromiso de los demás
• Es entusiasta y positivo, trabaja con una sonrisa y está orientado hacia el servicio sin perder de vista los objetivos del proyecto
• Acoge favorablemente la crítica como forma de compromiso
• Gestiona de forma activa los niveles de motivación
• Hace del plan del proyecto un esfuerzo del equipo
• Muestra un comportamiento positivo y realista; siempre busca opciones cuando surge un problema
• Sabe cuándo y cómo implicar a los demás
• Demuestra fuerza de voluntad por el proyecto
• Estimula la implicación del equipo y la colaboración de distintas disciplinas
• Da responsabilidades a los demás y delega autoridad, asume la culpa y comparte el reconocimiento.

Comportamientos a mejorar
• Limita el compromiso con el proyecto o los intereses personales; no tiene buen ojo para los intereses de los demás
• Limita a las personas a tareas definidas; no reconoce las iniciativas. No delega, monopoliza el reconocimiento y echa la culpa a los demás
• Pone nerviosa a la gente, se concentra principalmente en los problemas y riesgos o es entusiasta, pero pierde de vista los objetivos del proyecto
• No acepta la crítica; no la transforma en una ventaja para el proyecto
• No se ocupa de la pérdida de motivación
• Impone un plan del proyecto al equipo
• Informa de los problemas sin ofrecer opciones; espera que otros tomen las decisiones
• Trabaja solo
• Se rinde con facilidad y se desmotiva fácilmente
• Oculta o retrasa el trabajo constructivo del equipo, evita la colaboración de distintas disciplinas.

El autocontrol es un enfoque sistemático y disciplinado para hacer frente al trabajo diario a lso cambios y a situaciones estresantes

2.3 Autocontrol
El autocontrol o autodirección es un enfoque sistemático y disciplinado para hacer frente al trabajo diario, a los cambios en los requisitos y a situaciones estresantes. El director de proyecto tiene que ser consciente del nivel de estrés del equipo y emprender las acciones correctoras apropiadas para desactivar cualquier situación que pueda salirse de control. Cuando hay pérdida de autocontrol, el director de proyecto debe emprender la acción apropiada con las personas implicadas y asegurarse de que se recupera la situación de autocontrol.

El uso efectivo de los propios recursos conduce a una dirección satisfactoria de la propia vida y a un equilibrio apropiado entre trabajo, familia y tiempo libre. El estrés se puede gestionar de forma sistemática con el conocimiento, experiencia y métodos apropiados. El director de proyecto es responsable de su propio autocontrol, de la forma en que ejerce el autocontrol en el trabajo del equipo y del autocontrol de los miembros del equipo.

Posibles pasos del proceso

1.- Análisis de situaciones estresantes: ¿dónde y por qué se produce estrés y pérdida del autocontrol?

2.- Análisis del propio comportamiento de trabajo, y determinación de qué hace sentirse estresado y perder el autocontrol

3.- Facilitar recursos adecuados (capacidad y medios) para el equipo del proyecto

4.- Realización de un análisis de puntos fuertes y puntos débiles del equipo y hacer que los individuos fijen sus propias metas

5.- Identificación de acciones para reducir el estrés

6.- Comunicación abierta y honesta con las personas implicadas para reducir los niveles de estrés

7.- Compartir algunas de las responsabilidades y tareas; delegarlas con la autoridad apropiada

8.- Organizarse bien y mostrar comportamientos apropiados

9.- Aprender de situaciones estresantes y de la pérdida de autocontrol; utilizar el conocimiento para reducir al mínimo el impacto de cada situación cuando se produzcan en el futuro.

Temas a considerar
• Actitud hacia el trabajo.
• Equilibrio y prioridades.
• Dirección de costes.
• Modelos mentales.
• Autodirección.
• Trabajo en equipo.
• Dirección del tiempo.
• Trabajar con estrés.

Pautas adecuadas de comportamiento
• Controla las emociones, tiene un umbral alto de frustración.
• Responde positivamente en caso de crítica aceptable, reacciona con frialdad a los ataques personales, perdona.
• Es capaz de discutir asuntos del equipo; media y debate.
• Apoya la creación de una cultura argumentativa en el equipo, siempre encuentra consenso con los demás.
• Habla de forma abierta y honesta sobre las situaciones de estrés propias y de los demás.
• Equilibra el trabajo y la vida privada.

Comportamientos a mejorar
• Aparenta tener un humor cambiante, es irritable e irracional; a menudo pierde el autocontrol
• Se siente ofendido o se indigna con la crítica, reacciona de forma agresiva a los ataques, a menudo reacciona de manera emocional y de forma incontrolada; tiene resentimientos contra los demás
• Ignora los conflictos que se producen; no es consciente de qué sucede de manera informal, incita la disensión
• Obvia los conflictos, utiliza el poder, destruye las posiciones contrarias, subordina a los demás
• No admite estar estresado y no se toma en serio los síntomas
• Es un adicto al trabajo, sólo se fija en el trabajo realizado, ignora su vida privada.

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