Las capacidades y aptitudes que debe adquirir y desarrollar un director de proyectos pueden clasificarse en tres ámbitos: técnico, de comportamiento y contextual. En esta segunda entrega del curso sobre la ICB/NCB® v3 se describe parte de los elementos que tienen cabida dentro del área técnica, siguiendo el enfoque de las Bases para la Competencia de IPMA® (Internacional Project Management Association).

1.18 Comunicación

La comunicación abarca el intercambio efectivo entre partes y la comprensión de la información. Para que los proyectos, programas o carteras tengan éxito resulta vital una comunicación eficaz; a las partes relevantes se les tiene que transmitir información correcta, de forma coherente y precisa, para satisfacer sus expectativas. La comunicación debe ser útil, clara y en el momento oportuno. Puede tomar muchas formas: oral, escrita, en forma de texto o gráfico, estática o dinámica, formal o informal, voluntaria o solicitada; y utilizar distintos medios como papel o medios electrónicos. Además, puede tener lugar en conversaciones, reuniones, talleres y conferencias, así como con el intercambio de informes, actas de reuniones y opiniones informales.

La dirección de un proyecto, programa o cartera implica la preparación de un plan de comunicación. Para garantizar una comunicación eficaz, una buena herramienta puede ser un documento donde se relacione quién recibirá qué y cuándo. Es importante considerar la confidencialidad en relación con la comunicación. Si se comunica por error información confidencial a una tercera parte que no debería recibirla, ello puede tener un efecto adverso sobre la organización (pérdida de secretos industriales, información de marketing, propiedad intelectual). La dirección de las reuniones incluye la preparación de la propia reunión, su dirección, su informe y el seguimiento de las acciones que resulten de ella.

Posibles pasos del proceso

1 Creación de un plan de comunicación al principio del proyecto o programa, o como uno de los procesos de una cartera.
2 Identificación de la población objetivo de la comunicación y su ubicación.
3 Determinación de lo que tiene que comunicarse y el contexto.
4 Elección del lugar, momento, duración y medios de comunicación.
5 Planificación del proceso de comunicación y preparación de materiales.
6 Comprobación de la infraestructura y envío/transmisión de la comunicación.
7 Solicitud de retroalimentación sobre la eficacia de la comunicación.
8 Evaluación y puesta en práctica de la acción apropiada.
9 Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.

Temas a considerar

• Comunicación apropiada.
• Lenguaje del cuerpo.
• Planes de comunicación.
• Comunicaciones formales e informales.
• Escuchar.
• Reuniones.
• Presentaciones.
• Seguridad y confidencialidad.
• Comunicación verbal.
• Comunicación escrita.

1.19 Lanzamiento

El lanzamiento proporciona la base de un programa o proyecto de éxito. Está caracterizada frecuentemente por la incertidumbre, con información que es superficial o que no está disponible todavía. Los requisitos de las partes involucradas pueden estar mal definidos, sus expectativas pueden ser poco realistas y el plazo imposible de cumplir: un temprano optimismo y entusiasmo tiene que templarse con la realidad. Un taller de lanzamiento bien preparado y dirigido de forma eficaz, así como la contratación del personal correcto para el equipo del programa/proyecto pueden mejorar las oportunidades de que tenga una vida satisfactoria. El taller de lanzamiento debe concentrarse en el desarrollo de la carta fundacional y en la preparación de su plan de dirección, estableciendo los papeles del equipo y el camino crítico.

En carteras, la estructura de fases es habitualmente sustituida por intervalos de tiempo, relacionados típicamente con la planificación del presupuesto o del negocio y el ciclo de entregas. La norma es una planificación anual y un programa de entregas, con las reuniones claves y los puntos de decisión identificados para la planificación y control estratégico, de los recursos y del presupuesto. Para asegurar que la dirección del proyecto refrende los proyectos, programas y carteras es crucial una estrecha interacción entre la dirección de todos ellos.

Tras la decisión de continuar con el programa o proyecto se realiza el lanzamiento de la siguiente fase teniendo en mente los objetivos específicos para esa fase; los cambios organizativos requeridos; la necesidad de reconfirmar o modificar la carta fundacional y los planes de dirección; la actualización de la programación detallada y el plan de costes; y el compromiso con los recursos. Cuando existan límites de tiempo para las fases, el equipo del proyecto debe gestionar el proceso de transición del programa/proyecto.

Posibles pasos del proceso

1 Inicio del proceso de lanzamiento.
2 Comunicación de los objetivos del programa/proyecto y su contexto.
3 Inclusión en los planes de una visión o misión compartida para el programa o proyecto.
4 Desarrollo de un plan detallado de dirección del programa o proyecto.
5 Consecución de la aceptación del programa/proyecto y de su plan de dirección.
6 Logro del trabajo en equipo para el programa/proyecto y concentración en el propósito de estos.
7 Aseguramiento de recursos, financiación, equipos e ins talaciones.
8 Aseguramiento de un adecuado lanzamiento del programa o proyecto, o bien de sus proyectos/subproyectos y de las fases de estos.
9 Acuerdo de la carta fundacional del programa/proyecto y del plan de dirección, revisión del programa/proyecto en cada fase y de sus proyectos/subproyectos, y modificación según sea necesario.
10 Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros programas/proyectos.

Temas a considerar

• Carta fundacional de programas/proyectos.
• Planes de dirección de programas/proyectos.
• Talleres de lanzamiento.

1.20 Cierre

El cierre hace referencia a la finalización de un proyecto o programa, o de una fase de un proyecto, después de haber realizado la entrega de los resultados del programa, proyecto o fase. Cada fase de un proyecto o subproyecto debe cerrarse formalmente con una evaluación y documentación de la fase realizada, verificando que se han alcanzado los objetivos y que se han satisfecho las expectativas del cliente. Las propuestas para la(s) nueva(s) fase(s) de un proyecto se deben revisar y se debe remitir cualquier cues- tión que requiera una decisión al organismo apropiado para su autorización.

Para el cierre de un proyecto o programa, y cuando se haya firmado un contrato formal, deben considerarse aspectos como la transferencia de responsabilidades del contratista al propietario del proyecto, el comienzo del periodo de garantía y los pagos finales que se tengan que facturar. Se tiene que preparar la documentación de la entrega (final de obra) y facilitar formación (por ejemplo, en el uso del producto, sistema TIC, etc.) a las personas que harán uso del producto del proyecto. Todo esto es esencial para garantizar que se materialicen los beneficios de la inversión realizada en un proyecto o programa.

Finalmente, se evalúan los resultados de un proyecto y la experiencia adquirida y se documentan las lecciones aprendidas para que se puedan utilizar en la mejora de proyectos futuros. Los miembros del equipo del proyecto serán necesarios para nuevos proyectos, y deben ser liberados formalmente de sus papeles y responsabilidades.

Posibles pasos del proceso

1 Comienzo del uso de los entregables.
2 Formalización del proceso de finalización del proyecto, entrega de la documentación de funcionamiento y acuerdo sobre el proceso para resolver cuestiones abiertas.
3 Obtención de retroalimentación del cliente.
4 Actualización/Acuerdo de servicios relacionados con los entregables, como la documentación final de obra, cursos de formación, soporte del producto.
5 Actualización/Acuerdo sobre las condiciones de la garantía.
6 Cierre de contratos con contratistas y proveedores.
7 Finalización de todas las transacciones financieras y actualización del coste final.
8 Celebración de una reunión de cierre del proyecto.
9 Liberación de los recursos humanos y otros activos, disolución de la organización del proyecto, obtención de liberación del papel de Dirección del proyecto y transmisión de la responsabilidad al propietario del proyecto.
10 Archivo de los registros del proyecto.
11 Emisión del informe final.
12 Actualización de la base de datos de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.

Temas a considerar

• Documentación final de obra de proyectos.
• Revisión del cumplimiento de contratos, aceptación de procedimientos y ensayos.
• Términos contractuales, sanciones.
• Entregas de documentación.
• Declaración de aceptación.