Las capacidades y aptitudes que debe adquirir y desarrollar un director de proyectos pueden clasificarse en tres ámbitos: técnico, de comportamiento y contextual. En esta segunda entrega del curso sobre la ICB/NCB® v3 se describe parte de los elementos que tienen cabida dentro del área técnica, siguiendo el enfoque de las Bases para la Competencia de IPMA® (Internacional Project Management Association).
1.16 Control e informes
El control se basa en los objetivos, planes y contratos de un proyecto; mide su progreso y rendimiento real, lo compara con la base y emprende las acciones correctoras necesarias. Los informes facilitan información y comunicación acerca de la situación del trabajo de un proyecto y predicen desarrollos hasta la finalización del proyecto o programa. Los informes incluyen también auditorías financieras y revisiones de los proyectos.
Cuando el director de proyecto o el equipo tienen mucha experiencia puede ser suficiente y aceptable para las partes involucradas informar por excepción. Esto significa que sólo se emite un parte cuando hay algo que deba ser comunicado, en lugar de una supervisión vía informes regulares o de actualización. El control e informe de la situación de una cartera se realiza para el periodo actual e incluye una predicción para un número apropiado de años.
Un sistema integrado de control e informes de proyectos abarca todos los objetivos de un proyecto y los correspondientes criterios de éxito para las distintas fases y los requisitos relevantes de todas las partes involucradas.
Posibles pasos del proceso
1 Establecimiento de un sistema eficaz de informes del proyecto.
2 Supervisión la situación y rendimiento del proyecto en fechas específicas.
3 Análisis de objetivos, planes e identificación de desviaciones; predicción de la tendencia de comportamiento.
4 Planificación de alternativas y simulaciones de funcionamiento (análisis transaccional).
5 Desarrollo y aplicación de acciones correctoras.
6 Ajuste eventual de objetivos del proyecto.
7 Emisión de informes de situación y rendimiento del proyecto a las partes involucradas.
8 Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.
Temas a considerar
• Reales.
• Contingencias.
• Acciones correctoras.
• Predicciones.
• Supervisión.
• Situación de proyectos.
1.17 Información y documentación
La dirección de la información incluye la modelación, recopilación, selección, almacenamiento y recuperación de los datos de un proyecto (formateados, no formateados, gráficos, copias en papel, copias electrónicas). También debe tener cuidado al decidir quién recibe qué información, puesto que hay tendencia a saturar a la gente con demasiados datos. Las partes involucradas deben obtener sólo aquello que necesiten, en una forma apropiada y que les permite emprender cualquier acción que requieran.
Un sistema de documentación debe contar con normas sobre qué información contiene, en qué clase (ad hoc) y tipo de documento (papel, película o electrónico) y el formato en que se presenta. La dirección de la documentación describe los procesos de producción, distribución, identificación, archivo, determinación de su acceso y criterios de confidencialidad, recuperación y destrucción de documentos. La documentación incluye todos los datos, información, conocimiento y sabiduría acumulados durante todo el ciclo de vida de un proyecto, especialmente la que está relacionada con la configuración y cambios del proyecto y todos los documentos de dirección.
El equipo de información y documentación será normal- mente un componente permanente de la organización. El director del proyecto, programa o cartera nombrará una persona para relacionarse con este equipo o establecerá procesos para garantizar el cumplimiento de las políticas de la organización y todo requisito legal existente sobre información y documentación.
Posibles pasos del proceso implicados en información
1 Planificación del sistema de información de dirección del proyecto para el proyecto, programa o cartera.
2 Garantía del cumplimiento de las políticas de la organización y requisitos legales sobre información.
3 Implantación del sistema de información de dirección del proyecto.
4 Control del uso del sistema de información de dirección del proyecto.
5 Auditoria del uso del sistema de información de dirección del proyecto.
6 Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.
Posibles pasos del proceso implicados en documentación
1 Desarrollo de un plan de dirección de la documentación.
2 Garantía del cumplimiento de las políticas de la organización y requisitos legales sobre documentación.
3 Clasificación de los documentos.
4 Emisión de documentos.
5 Almacenamiento de documentos, tanto en papel como en formato electrónico.
6 Control de las actualizaciones y versiones de la documentación.
7 Archivo de los documentos.
8 Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.
Temas a considerar
• Confidencialidad.
• Diseño y formato de documentos.
• Identificación y modificación de documentos.
• Archivo.
• Entregas al cliente.
• Bases de datos de información.
• Infraestructuras de la información y planes de dirección.
• Requisitos legales.
• Seguridad.
• Semántica.
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