Las capacidades y aptitudes que debe adquirir y desarrollar un director de proyectos pueden clasificarse en tres ámbitos: técnico, de comportamiento y contextual. En esta segunda entrega del curso sobre la ICB/NCB® v3 se describe parte de los elementos que tienen cabida dentro del área técnica, siguiendo el enfoque de las Bases para la Competencia de IPMA® (Internacional Project Management Association).

1.14 Aprovisionamiento y contratos

El aprovisionamiento implica la obtención de la mayor rentabilidad a los proveedores de mercancías o servicios para un proyecto. Es necesario dar carácter formal al trabajo realizado para las mercancías y servicios proporcionados por la organización implicada, definiendo con claridad qué se espera de ellos, el control que debe realizar la organización receptora y las obligaciones de cada parte. Se realiza habitualmente a través de un equipo de compras y suministros, que puede formar parte del proyecto o programa y será parte de la organización permanente.

El equipo de compras y suministros tendrá su propia estrategia y procesos de negocio. Identificará con el director del proyecto o programa los proveedores potenciales, solicitará ofertas económicas, publicará ofertas de licitación, seleccionará un proveedor, negociará contratos a largo plazo con los proveedores elegidos y reducirá al mínimo las existencias vía entregas justo a tiempo. Cuando la organización sea un ente público, tendrían que asegurar que cumplirán toda la legislación relacionada con el proceso de licitación. Cuando surjan problemas, se espera que negocien su resolución con los proveedores.

Un contrato es un acuerdo legalmente vinculante entre dos o más partes para realizar un trabajo, o suministrar mercancías o servicios bajo determinadas condiciones. Un contrato puede darse en forma de acuerdo verbal o existir como documento firmado por las partes implicadas. Habitualmente, se incluyen cláusulas de penalización económica por incumplimiento de los términos que incluye. En proyectos grandes, se pueden designar los contratistas principales, que subcontratarán partes del trabajo a otros. La responsabilidad recaerá en el contratista principal para garantizar así que todos los subcontratistas cumplan los términos del contrato en conjunto.

El propósito de la dirección de contratos es controlar el proceso de formalización de un contrato, y una vez acordado, gestionarlo durante la vida de un proyecto. Normalmente, el departamento jurídico de la organización estaría implicado en la redacción y formalización del documento con las distintas partes involucradas, y en cualquier acción legal resultante por incumplimiento por un cliente o un proveedor. Los convenios internos (es decir, entre partes de una misma entidad legal) para la adquisición/entrega de mercancías y servicios están incluidos en este elemento de competencia.

Un buen director de contratos tendrá un conocimiento profundo de los términos contractuales, pero utilizará su juicio sobre si invocar o no cláusulas de penalización si el cliente o un proveedor cometiera algún incumplimiento. Tiene que considerar las circunstancias bajo las que se produjo el incumplimiento y la relación que existe con el cliente o proveedor (asociación estratégica a largo plazo en comparación con contrato único).

Posibles pasos del proceso

1 Identificación y definición del aprovisionamiento que se necesita.
2 Publicación de ofertas de licitación.
3 Selección de proveedores.
4 Establecimiento de la administración del contrato.
5 Formalización del contrato.
6 Dirección de los cambios.
7 Aceptación de la finalización del contrato.
8 Cierre del contrato.
9 Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.

Temas a considerar

• Procedimientos de aceptación y pruebas.
• Dirección de cambios.
• Dirección de reclamaciones.
• Revisión del cumplimiento de contratos.
• Términos contractuales, incluidas sanciones por incumplimientos.
• Análisis Make/Buy (Producir/Comprar).
• Sanciones.
• Políticas y prácticas de aprovisionamiento.
• Asociaciones estratégicas.
• Convenios con cadenas de suministro.
• Procesos de licitación.

1.15 Cambios

En un proyecto, a menudo es necesario realizar cambios debido a circunstancias no previstas. Puede ser preciso modificar las especificaciones del proyecto o los términos de un contrato con proveedores o clientes. Los cambios deben compararse con los puntos básicos originales del proyecto según se definieron en la evaluación previa. En la fase de lanzamiento, debe acordarse con todas las partes involucradas relevantes el proceso de dirección de los cambios que vaya a adoptarse. Es preferible un proceso activo de dirección de cambios que anticipe la necesidad de cambios, a un proceso que sólo reaccione cuando la necesidad de un cambio es obvia. Una variación en el alcance de un proyecto o en las especificaciones de un entregable se realiza mediante ese proceso formal.

El proceso de cambio abarca todo aquello que resulte de la modificación requerida o de la nueva oportunidad identificada, e incluye el acuerdo sobre el proceso de decisión de los cambios, sobre su necesidad, la decisión de aceptarlos y su implantación; todo ello es de aplicación a toda clase de cambios. La dirección de cambios identifica, describe, clasifica, evalúa, aprueba o rechaza, materializa y verifica los cambios según los acuerdos.

Cualquier parte puede solicitar un cambio y se tienen que gestionar como cambios propuestos y cambios aprobados y deben ser comunicados debidamente a todas las partes involucradas. Para la dirección de un cambio se tienen en cuenta sus efectos directos e indirectos sobre el proyecto, programa o cartera en conjunto y sobre su contexto. El impacto de los cambios sobre los entregables, la configuración, la programación, los costes, el plan de financiación y los riesgos de un proyecto se determinan mediante comparación con el plan inicial del proyecto. Una vez aceptados los cambios, el plan de dirección de un proyecto se ajusta en concordancia.

Posibles pasos del proceso

1 Decisión sobre la política y proceso de dirección de cambios a utilizar.
2 Identificación de todos los cambios propuestos.
3 Análisis de sus consecuencias para el proyecto.
4 Solicitud de autorización para los cambios cuando sea necesario.
5 Obtención de la aceptación o rechazo de los cambios.
6 Planificación, ejecución, control y cierre de los cambios aprobados.
7 Información de la situación de los cambios tras la finalización.
8 Supervisión del efecto de los cambios en comparación con el plan inicial del proyecto.
9 Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.

Temas a considerar

• Autoridades de cambio.
• Dirección de cambios.
• Dirección de orden de cambio.
• Solicitud de cambios.
• Gestión de la configuración.
• Rediseño de productos.