Las capacidades y aptitudes que debe adquirir y desarrollar un director de proyectos pueden clasificarse en tres ámbitos: técnico, de comportamiento y contextual. En esta segunda entrega del curso sobre la ICB/NCB® v3 se describe parte de los elementos que tienen cabida dentro del área técnica, siguiendo el enfoque de las Bases para la Competencia de IPMA® (Internacional Project Management Association).
1.12 Recursos
La dirección de los recursos supone la planificación, identificación y asignación de los recursos con capacidad apropiada. También incluye la optimización de la forma de usarlos en la programación, así como su continua supervisión y control. Los recursos incluyen las personas, materiales e infraestructura (como materiales, equipos, instalaciones, servicios, tecnología de la información, información y documentación, conocimiento, fondos) necesarios para realizar las actividades de un proyecto.
La dirección de proyectos debe asegurar que los individuos tengan las competencias técnicas, de comportamiento y contextuales necesarias y que reciban la información, herramientas y formación adecuadas para realizar satisfactoriamente las tareas que se les requieran.
Posibles pasos del proceso
1- Identificación de los recursos que se necesitan, incluido el esfuerzo de dirección del proyecto específico. También deben indicarse explícitamente las competencias que debe tener el personal del equipo del proyecto.
2- Programación de los recursos.
3- Obtención de acuerdo con la dirección de línea para la asignación de recursos al proyecto.
4- Asignación de las estimaciones y del plan de asignación de recursos al control de cambios.
5- Dirección de las tareas asignadas con especial énfasis en la productividad del personal de reciente designación.
6- Control de los recursos en relación con los cambios.
7- Cuando los recursos han sido sobre o infravalorados, escalada al nivel de programa o cartera para (re)asignación de recursos.
8- Modificación de la base de datos de estimación de recursos al cierre del proyecto con cifras de los recursos utilizados realmente.
9- Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.
Temas a considerar
• Reserva de recursos (en la ruta crítica).
• Métodos de control de recursos.
• Bases de datos de estimación de recursos (para la planificación y compensación de recursos).
• Métodos de estimación de recursos.
• Tasa de los recursos (o costes unitarios).
1.13 Coste y financiación
La dirección del coste y financiación es la suma de todas las acciones requeridas para planificar, supervisar y controlar los costes durante el ciclo de vida del proyecto, incluida la evaluación de éste y las estimaciones de costes en la fase inicial. Calcula la inversión necesaria para cada paquete de trabajo, de los subsistemas y de la totalidad del proyecto, y determina el presupuesto para el proyecto en conjunto. También implica la reconciliación de los costes previstos y de los costes reales en los que se incurre en distintos puntos del proyecto, y la estimación de los costes remanentes, así como la actualización del cálculo del coste final. El coste de los entregables debe ser medible y calculable. Igualmente, el coste de todo cambio se debe calcular, acordar y documentar.
Los costes de un proyecto deben ser totalizados para que incluyan una asignación apropiada de partidas, tales como servicios y apoyo administrativo. Para contingencias o posibles reclamaciones, en el presupuesto debe haber una reserva de dinero. También se puede disponer de esos fondos por resultados favorables cuando haya riesgos implicados o se materialicen oportunidades. Pueden cubrir potenciales excesos de costes cuando en el proyecto haya riesgos o incertidumbres. La dirección de proyectos, programas y carteras puede contribuir a analizar la situación del coste de nuevas operaciones y de mantenimiento tras la fi- nalización de los proyectos y programas. Durante la vida del proyecto, la asignación de partidas de costes a las cuentas del proyecto o a las cuentas de explotación real puede ser un problema.
La cantidad de trabajo pagado debe coincidir con loque el proyecto ha entregado en realidad y los términos contractuales de pago que se acordaran. La dirección de proyectos aplica métodos para supervisar, comprobar y entender el estado real de las entregas, qué trabajo se debe facturar y el uso real de los recursos (como facturación de subcontratistas, horas de las fichas de control horario). Ésta es la base para los informes y el control de costes de un proyecto.
La dirección financiera de un proyecto garantiza que, en todas sus fases, la dirección del proyecto sepa cuántos recursos financieros se requieren para cada intervalo de tiempo. Las necesidades dependen del coste del proyecto, de la programación y de las condiciones de pago. La dirección de proyectos analiza también los recursos financieros disponibles y administra todo exceso o defecto de gasto.
También debe disponerse de una reserva de fondos para necesidades inesperadas durante la vida de un proyecto. En ese sentido, los pagos anticipados tienen que tratarse con especial cuidado. En términos de gasto, se calcula y evalúa el flujo de entrada y salida de efectivo. Las acciones apropiadas y un sistema de retroalimentación completan las actividades de dirección.
La financiación de un proyecto cubre el proceso de obtención de fondos de la forma más prudente y favorable posible. Existen varias opciones para sufragar proyectos, programas y carteras: fondos internos, de filiales, créditos ban- carios o a través de consorcios construir-operar-transferir o construir-poseer-operar-transferir (BOT o BOOT por sus siglas en inglés). La función de tesorería de la organización estaría habitualmente involucrada en o dirigiría esas actividades. Estas opciones se tienen que revisar para cada proyecto en particular y elegir la apropiada en el momento oportuno para el lanzamiento de un proyecto.
Posibles pasos del proceso de dirección de costes
1- Análisis y decisión sobre el sistema de dirección de los costes de proyectos, programas o carteras.
2- Estimación y evaluación de los costes de cada paquete de trabajo, incluidos gastos generales.
3- Establecimiento de elementos de supervisión y control de costes, así como dirección de la inflación y divisas si fuera necesario.
4- Definición de los objetivos de los costes.
5- Cálculo del uso real de los recursos y costes o gastos incurridos (contabilidad).
6- Consideración de todos los cambios y reclamaciones.
7- Análisis de desviaciones y causas, reconciliación de costes reales y planificados.
8- Predicción de tendencias de costes y coste final.
9- Desarrollo y aplicación de acciones correctoras.
10- Actualización de la estimación de costes en relación con los cambios.
11- Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.
Posibles pasos del proceso de dirección financiera
1- Análisis de los modelos/opciones de financiación para proyectos, programas o carteras.
2- Negociación con posibles fuentes de aprovisionamiento de fondos y determinación de las condiciones.
3- Elección de la fuente de financiación del proyecto.
4- Asignación de presupuesto a las partidas de costes, análisis de pagos anticipados.
5- Cálculo de la utilización de recursos financieros y flujos de entrada y salida de efectivo del proyecto, programa o cartera.
6- Proceso de establecimiento y control y autorización de pagos.
7- Establecimiento de sistemas de control contable y auditorías financieras.
8- Consideración de la modificación del uso de recursos financieros y de los presupuestos disponibles durante el ciclo de vida del proyecto.
9- Validación y dirección de presupuestos, con cobertura de los costes incurridos.
10- Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.
Temas a considerar
• Presupuestos de coste de proyectos.
• Flujos de entrada y salida de efectivo.
• Reserva de efectivo.
• Cuadro de cuentas.
• Métodos de control de costes.
• Métodos de estimación de costes.
• Estructuras de costes.
• Divisas.
• Diseño de costes.
• Valor ganado.
• Predicción de costes finales.
• Recursos financieros.
• Modelos de financiación.
• Inflación en los precios.
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