1.5 Organización del proyecto

La organización de un proyecto es un grupo de personas y la infraestructura asociada con una disposición —jerarquía— de autoridad, relaciones y responsabilidades en concordancia con el negocio o los procesos de la función. Este elemento de competencia abarca el diseño y el mantenimiento de los papeles, la estructura organizativa, las responsabilidades y capacidades más apropiados para un proyecto.

Las organizaciones de proyectos y programas son únicas y temporales y se adaptan a las fases de la vida de un proyecto o a las condiciones del ciclo de un programa. Las organizaciones de carteras son similares a las organizaciones permanentes y a menudo forman parte de ellas. Sin embargo, la orientación de toda organización debe ser principalmente hacia proyectos. La organización de un proyecto y los recursos necesarios para su entrega tienen que reflejar los objetivos del proyecto. Si éstos exigen la entrega en un corto espacio de tiempo, y el coste no tiene importancia, el proyecto puede requerir altos niveles de recursos y una organización grande. Cuando un proyecto se lleva a cabo durante un tiempo prolongado y el presupuesto es restringido, los recursos proporcionados pueden ser limitados y la organización pequeña.

Los modelos de procesos y de decisión que se gestionan y aplican en una organización deben estar bien diseñados, implantados de forma apropiada, mejorados continuamente y basados en la experiencia. La organización de un proyecto tiene habitualmente una vida más corta y cambia con más rapidez que en una organización permanente. El diseño de la organización de un proyecto debe tener en cuenta las influencias culturales y del entorno; normalmente cambia a medida que va evolucionando el proyecto. Se afina para que se adapte a los distintos tipos y términos de contratos.

En algunas situaciones puede ser posible —y preferible— reubicar la organización para que las personas implicadas estén próximas entre sí; ello mejora el trabajo y la comunicación del equipo. Por otro lado, las unidades de algunas organizaciones de proyectos pueden estar dispersas geográficamente e incluso en distintos continentes, planteando un reto aún mayor a la dirección de los proyectos.

El rendimiento de una organización de proyectos depende del personal que trabaje en ella. Se debe verificar la competencia de las personas designadas para participar en un proyecto, así como comprobar su disponibilidad con la dirección de línea. Idealmente, el director de proyecto y el director en línea de la función que suministra los recursos al proyecto discutirán la idoneidad de una persona para desempeñar un determinado papel en el equipo; se revisará su conocimiento, destrezas y experiencia, mientras que el director considerará también su personalidad y si se adecua a los otros miembros del equipo.

No obstante, a menudo sucede que el director no participa en la selección de las personas que se le asignan para formar el equipo y tiene que desarrollar un equipo con miembros sin experiencia que pueden tener personalidades conflictivas.

Posibles pasos del proceso:

1 Determinación del tipo de organización del proyecto y recursos necesarios.

2 Identificación de todas las unidades organizativas que proporcionarán recursos al proyecto.

3 Definición de los papeles, responsabilidades, contactos, niveles de autoridad y procedimientos del proyecto.

4  Obtención de recursos de las unidades organizativas.

5  Definición y regulación de los contactos con las unidades de la organización permanente.

6  Comunicación de decisiones, dirección de la organización del proyecto.

7  Mantenimiento, actualización y cambio de la organización durante la vida del proyecto si fuera necesario.

8  Búsqueda continua de mejora de la organización.

9  Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.

Temas a considerar:

• Modelos de decisión.

• Dirección de interfaces.

• Cuadros de organizaciones.

• Procedimientos, procesos.

• Evaluación de recursos y aprendizaje continuo.

• Matrices de responsabilidad.

• Programación estándar de reuniones.

• Descripción de tareas.

1.6 Calidad

La Calidad de un proyecto es la medida con el que un conjunto de características inherentes satisface sus requisitos. La dirección de la Calidad de un proyecto abarca todas las fases y partes del mismo, desde su definición inicial hasta los procesos, la dirección de su equipo, sus entregables y su cierre. Esta función es responsabilidad de la dirección de proyectos, programas y carteras como parte de la dirección de la Calidad Total, y se basa en la participación de todos los miembros del equipo, que deben considerar la Cali- dad como los cimientos del proyecto. Esto garantiza el éxito del negocio a largo plazo mediante la satisfacción del cliente.

La base de la Calidad de un proyecto son las prácticas de dirección de la Calidad por parte de la organización permanente implicada, y contribuye a los procesos y resultados del proyecto. La dirección de la Calidad de la organización permanente establece la política, objetivos y responsabilidad de la Calidad, así como su implantación por medio de la planificación de la Calidad, el uso de procedimientos operativos estándares (SOP), medidas de control y la mejora utilizando sus sistemas de dirección de la Calidad. Sus áreas críticas son las interfaces entre proyectos, programas o carteras y la organización permanente. El riesgo de ignorar la Calidad es el de no alcanzar los objetivos del proyecto, programa o cartera.

La funcionalidad pretendida del producto debe validarse en relación con su funcionalidad real con el cliente —en fases apropiadas en el transcurso de un proyecto— para garantizar el cumplimiento de los requisitos del producto. La validación de la Calidad de un proyecto se realiza mediante procedimientos, como el aseguramiento de la Calidad (QA) y auditorias del proyecto y del producto. Cuando sea apropiado, se puede utilizar el diseño asistido por ordenador (CAD), desarrollar modelos o prototipos a escala de la totalidad del producto o componentes (por ejemplo, para artículos de bienes de consumo, piezas de maquinaria), y ensayarlos para validar el diseño del producto y ajustarlo para que satisfaga los requisitos del cliente en todas las fases del proyecto.

Cuando el producto es software de tecnologías de la información y comunicación (TIC) se pueden enviar versiones iniciales para que el usuario realice pruebas para detectar fallos que se pueden corregir en versiones posteriores. Cuando el producto es en forma de documentación, se pueden revisar versiones en borrador, detectar errores y corregirlos en versiones posteriores.

Los ensayos son necesarios para demostrar que los entregables cumplen las especificaciones originales y para descubrir cualquier defecto y corregirlo cuanto antes para evitar nuevos trabajos que podría ser necesario realizar si los defectos se detectaran más tarde. Los procedimientos de ensayo y de entrega deben definirse al principio del proyecto, preferiblemente al definir el contrato.

Posibles pasos del proceso:

1  Desarrollo del plan de Calidad.

2  Selección, realización y ensayo:
- Prototipos/modelos.
- Versiones.
- Documentación.

3  Obtención de aprobación, realización y ensayo de la versión final.

4  Ejecución del aseguramiento y control de la Calidad.

5  Realización de ensayos, documentación y solicitud de aprobación de los resultados.

6  Recomendación y aplicación de acciones correctoras e información sobre las acciones para eliminar defectos.

7  Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a nuevos proyectos.

Temas a considerar:

• Diseño asistido por ordenador, realización de prototipos, modelos y ensayos.

• Métodos de detección y corrección de defectos.

• Eficacia y coste de la dirección de la Calidad.

• Métrica.

• Dirección de la Calidad de procesos.

• Dirección de la Calidad de productos.

• Procedimientos operativos estándares.

• Control de versiones.