En el ámbito técnico se describen los elementos de competencia necesarios para poner en marcha un proyecto, gestionar su ejecución y cerrarlo. Este orden puede ser distinto dependiendo de la clase, tamaño y complejidad del proyecto, así como de otros factores. La importancia o peso de una competencia depende totalmente de la situación específica del proyecto.

En el siguiente listado, se especifica los elementos de competencia técnica (los cuales también fueron citados en la primera entrega de esta columna) necesarios para llevar a cabo una ingeniería de proyectos adecuada y efectiva:

• Éxito en la dirección de proyectos
• Partes involucradas
• Requisitos y objetivos del proyecto
• Riesgo y oportunidad
• Calidad
• Organización del proyecto
• Equipos de trabajo
• Resolución de problemas
• Estructuras del proyecto
• Alcance y entregables
• Tiempo y fases de un proyecto
• Recursos
• Coste y financiación
• Aprovisionamiento y contratos
• Cambios
• Control e informes
• Información y documentación
• Comunicación
• Lanzamiento
• Cierre

Como fue señalado en la columna anterior, explicaremos todas las competencias a través de diferentes entregas.

1.1 Éxito en la dirección de proyectos

El éxito en la dirección de proyectos es la apreciación de los resultados de dicha dirección por las partes involucradas pertinentes. La dirección del proyecto, programa y cartera persigue el éxito y evita fracasos en sus proyectos y en su propia dirección. Se quiere estar seguro de que se sabe qué criterios se considerarán para determinar su éxito o fracaso y cómo se evaluarán. Definir estos criterios de forma distintiva y clara es un requisito importante al inicio. Alcanzar los objetivos de un proyecto dentro de los límites acordados para el mismo es el criterio global de éxito de un proyecto.

El éxito en la dirección de un proyecto está relacionado con el éxito del proyecto; sin embargo, no es lo mismo. Es posible realizar un trabajo satisfactorio para un proyecto que se debe concluir debido a una nueva dirección estratégica tomada por la dirección de la organización… y el proyecto ya no es importante. La dirección de un proyecto se puede interpretar como un sub-proyecto del proyecto global. Se define el contexto, alcance, entregables, responsabilidades, fechas límite, coste y eficacia del proyecto que se va a gestionar. Las actividades de dirección de proyectos (DP) están planificadas y controladas.

La integración es crucial para el éxito en la dirección de proyectos; implica combinar requisitos, actividades y resultados del proyecto para alcanzar los objetivos y un final satisfactorio. Cuanto mayor sea la complejidad y más variadas las expectativas de las partes involucradas, tanto más se necesita un enfoque sofisticado de la integración. La dirección de proyectos supervisa las actividades que son necesarias para preparar el plan detallado de dirección del proyecto.

Para el plan de dirección del proyecto se utilizan distintos términos. Esta acción integra todos los planes individuales, como el de Calidad, el de dirección de las partes involucradas, el de comunicación del proyecto, el de aprovisionamiento, el de contratos y el de entregables. Todos deben ser aceptados y aprobados por todas las personas implicadas, y deben comunicarse a las partes involucradas pertinentes con el grado apropiado de detalle previsto para cada una de ellas.

Posibles pasos del proceso:
1. Análisis del proyecto y su contexto, incluidas la documentación y decisiones existentes.
2. Desarrollo de un concepto de DP sobre la base de los requisitos del proyecto, debate de la propuesta con las partes involucradas
pertinentes y acuerdo del contrato de DP con el cliente.
3. Planificación de la dirección del proyecto y determinación del equipo de DP, métodos, técnicas y herramientas.
4. Planificación de los procedimientos de integración, incluida la dirección del contexto y la eliminación de incompatibilidades.

5. Ejecución y control de los planes de DP y de los cambios, información sobre el rendimiento de la DP.
6. Recopilación de los resultados conseguidos y su interpretación; comunicación a las partes involucradas pertinentes.
7. Evaluación de los éxitos y fracasos de la DP, transferencia y aplicación de las lecciones aprendidas a futuros proyectos.

Temas a considerar:
• Expectativas de las partes involucradas
• Integración
• Evaluación de la DP
• Auditoria de la DP
• Plan de DP, planes de proyectos
• Planificación y contratación de la DP
• Estándares y normas de DP.
• Criterios de éxito y fracaso en la DP

1.2 Partes involucradas

Las partes involucradas¹ son personas o grupos que están interesados en la realización o éxito de un proyecto, o que están obligados por él. El director de proyecto debe identificar todas las partes involucradas y sus distintos intereses en el proyecto, y colocarlos por orden de importancia para el proyecto. Teniendo en cuenta este elemento de competencia, se mejorarán las posibilidades de éxito. El proyecto está limitado por su contexto y se puede ajustar para que satisfaga las necesidades de las partes involucradas. También es necesario gestionar sus expectativas. Deben desarrollarse redes internas y externas, sean formales o informales, asociadas con el proyecto (compañías, agencias, directores, expertos, empleados, líderes de opinión).

Todas las partes involucradas pueden influir en el proyecto directa o indirectamente. Influencias como los intereses de las partes involucradas, la madurez de una organización en dirección de proyectos las prácticas, estándares, cuestiones, tendencias y poder de la dirección de proyectos tienen su peso en la forma de concebir y desarrollar un proyecto. La dirección de proyectos debe ser diligente a la hora de mantener una perspectiva general en relación con las partes involucradas y las personas que las representen. Es especialmente así si en el proyecto se implica una nueva parte o si cambia un representante; entonces, el director debe considerar el posible impacto del cambio y asegurarse de que la nueva parte o persona esté bien informada acerca del proyecto.

Posibles pasos del proceso:
1. Identificación y determinación de prioridades en los intereses de las partes involucradas.
2. Análisis de sus intereses y requisitos.
3. Comunicación a las partes involucradas de qué parte de sus requisitos quedarán satisfechos o no por el proyecto.
4. Desarrollo de una estrategia para relacionarse con las partes involucradas.
5. Inclusión de los intereses y expectativas de las partes involucradas en los requisitos, objetivos, alcance, entregables, calendario y costes del plan de dirección del proyecto.
6. Asignación a la dirección de riesgos las amenazas y oportunidades que representan las partes interesadas.
7. Identificación del proceso de la escala de decisión entre el equipo del proyecto y las partes involucradas.
8. Aseguramiento de que las partes involucradas queden satisfechas en cada fase de un proyecto.
9. Puesta en práctica del plan de dirección de las partes involucradas.
10. Ejecución, comunicación y dirección de los cambios en el plan de las partes involucradas.
11. Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.

Temas a considerar:
• Redes internas y externas.
• Estrategia de comunicaciones con las partes involucra- das.
• Intereses y satisfacción de las partes involucradas.
• Plan de gestión de las partes involucradas.
• Dirección de las expectativas.
• Posición del proyecto en el programa o cartera y en la organización del negocio.
• Contexto del proyecto.

En la siguiente veremos los elementos de competencia técnica: Requisitos y objetivos del proyecto; Riesgo y oportunidad

Hasta la próxima entrega.

¹Partes involucradas es el término ISO adoptado en las NCB; partícipes es un sinónimo utilizado para partes involucradas; cliente también se utiliza en el texto para identificar un subgrupo de partes involucradas.