Revisando el trabajo de varios involucrados en el proyecto (stakeholders) encontré varios retrasos en las entregas de algunos, por supuesto que me preocuparon estos retrasos ya que impactarían en el proyecto, apelé al sentido de responsabilidad de los retrasados sin obtener resultados en la mayoría de los casos, hasta que una de las involucradas (esa que existe en todas las empresas y se sabe las historias de tod@s) me comentó que no pidiera milagros, que sus jefes los tenían trabajando de sol a sol, debido a la reciente compra de la empresa por una trasnacional, todos estaban bajo auditoria y tenían que entregar enormes reportes a los auditores, además de atender las necesidades de nuestro proyecto (que no eran pocas) y por si fuera poco también tenían que cumplir con su trabajo normal. Pero eso no es todo, también cambiaron las políticas de recursos humanos y a todos les avisaron que tenían un mes para tomar las vacaciones pendientes, en caso contrario esos periodos vacacionales caducarían. Después de esta explicación entendí la causa de casi todos los retrasos en las entregas, es ingenuo esperar que alguien cumpla con su carga normal de trabajo, dos proyectos extras y al mismo tiempo tome las cuatro semanas de vacaciones que le debía la empresa. Vamos, nadie va a poder cumplir con todo eso a menos que tenga el poder de la omnipresencia para estar en varios lugares al mismo tiempo, o que sepa como dilatar el tiempo para hacer que los días duren 30 horas. Opté por hablar con el patrocinador del proyecto indicándole las serias contradicciones que tenían con respecto a las políticas de recursos humanos y como afectarían al proyecto, me dijo que lo comentaría con la dirección para saber que podían hacer, sinceramente espero encuentren una buena solución.

Moraleja…

Reconozcámoslo, hasta el momento nadie ha podido retrasar el tiempo, ni aparecer al mismo tiempo en dos lugares, creer en la omnipresencia o en congelar el tiempo es tan ingenuo como pedirle a alguien que haga el trabajo de cuatro personas. Lo mejor es ser realista y reconocer las limitaciones del tiempo y el espacio para lograr un proyecto exitoso.

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Ha iniciado ya el proceso de contratación de proveedores para algunas partes del proyecto, y aquí la gran pregunta es: “¿A quién elegir?”. Todos prometen las perlas de la virgen y afirman tener amplia experiencia y gran calidad en sus productos y/o servicios. Si no tenemos cuidado con esta selección podemos encontrarnos las clásicas historias de terror como la del proveedor que todo lo tenía terminado en 4 meses y 15 meses después aun le faltan tres para concluir, o aquel que nos dijo que su producto si cumplía con nuestras necesidades a un buen precio y después de firmar el contrato descubrimos que para el mantenimiento hay que pagar un exorbitante precio por hora.

Con la experiencia he comprobado que el inicio de una buena contratación es tener claro que características necesitamos que tenga el producto (incluyendo el nivel de calidad), cuando lo necesitamos y qué precio estamos dispuestos a pagar por él, y si, las tres variables omnipresentes de todo proyecto también se aplican al contratar proveedores, recordémoslas: Características, Recursos y Tiempo. Una vez teniendo claro que necesitamos del producto o servicio a contratar debemos plasmarlo en una Petición de propuesta (conocido también como Request for Proposal –RFP) este documento nos permitirá acortar el ciclo de contratación ya que ocuparemos menos tiempo resolviendo dudas de los proveedores.
Otro elemento importante es hacer una tabla que compare las variables cuantitativas: características, calidad, precio, tiempo de entrega, etc. Y también las cualitativas: confiabilidad, experiencia, servicio, referencias, etc.

Aquí está un check-list de lo mínimo indispensable para contratar un proveedor

• Incluye al menos tres proveedores
• Elabora una petición de propuesta (RFP)
• Haz una tabla comparativa de los proveedores
• Busca referencias de clientes previos
• En el contrato incluye clausulas que te garanticen la entrega del producto o servicio

Algunos otros tips son: Lo barato casi siempre sale caro, elegir solamente por precio es una muy mala idea.
El trato que una empresa da a un cliente grande puede variar con un cliente chico, cuando tomes referencias de clientes previos toma en cuenta las de clientes con el mismo tamaño que tu empresa.

Moraleja…

Elegir proveedor es casi como elegir novi@, hazlo cuidadosamente ya que tendrás que vivir un buen tiempo con las consecuencias de tu elección. Y un último consejo, nunca, nunca te dejes llevar por las adulaciones de los proveedores.

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Hace tiempo no posteaba por que el blog lo inicie con la intención de relatar la vida de un proyecto y resulto que el proyecto estuvo por un tiempo en animación suspendida, pero ya ha salido del coma. Resulta que cuando un directivo del cliente vio lo que iba costarles la solución comenzó a cuestionar el proyecto con el argumento de que era mucho dinero, alarmo a algunos directivos y detuvieron el proyecto para ver si valía la pena hacerlo, como alternativa a un gerente comercial de nuestra empresa se le ocurrió bajar el precio así nomas, con tal de vender el proyecto, pero le dije que cualquier… persona, puede vender un dólar en 85 centavos y que esa no era la solución, por lo que tuve que acelerar el análisis del retorno de inversión del proyecto para convencerlos de que más que un gasto era una oportunidad estratégica para ellos.

El directivo opositor era de los clásicos administradores que piensan que una buena administración es la que gasta lo menos posible, por lo que al presentar las oportunidades de negocio que la solución que planteamos les da, el patrocinador, con mucho sentido común, adopto nuestros argumentos al ser evidente que el costo valía la pena por las oportunidades de negocio que representaba, con lo que demostramos ante el cliente (una vez mas) que la mejor administración es la que busca como invertir para hacer crecer el negocio y no la que se preocupa por gastar lo menos posible. La frase con la que nos ganamos al patrocinador fue “El proyecto es una inversión de negocio, no un gasto administrativo”, este argumento sustentado por supuesto en cifras reales, lo convencieron de continuar con el proyecto.

Moraleja…

Dinero, siempre es el dinero… En todo proyecto el costo es un asunto importante y un argumento de los clientes para buscar una rebaja, la actitud más común y conformista es bajar el precio hasta que el cliente está de acuerdo, pero esto afecta la rentabilidad del proyecto y se convierte en un recurso del cliente para bajar los precios, un planteamiento que funciona con la mayor parte de las personas con sentido común es dejar de ver los proyectos como gasto y plantearlos como inversión, la frase “El proyecto es una inversión de negocio, no un gasto administrativo”, salvó al proyecto y ya es una de mis clásicas para proyectos futuros.

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Es un hecho, esto de administrar un proyecto puede consumir todo tu tiempo, claro, si te dejas. Estos últimos días estuve involucrado en comprender que es lo que quiere el cliente, pero termine por entender que lo verdaderamente vital es saber por que es importante el proyecto para su empresa. En el intervalo entre uno y otro también me di cuenta que si no planeo bien mi tiempo pasare mas tiempo en el zoológico del proyecto que con mi familia.

Bueno, manos a las teclas, para entender que hacia el cliente comencé por hacer la agenda de reuniones con todos los involucrados y enviarles la convocatoria para las reuniones, una semana interrogándolos y otra digiriendo toda la información de las 40 hojas de minutas.

Planear las reuniones nos dio una mejor respuesta de los gerentes y mandos medios, que por cierto contestaron con diferentes enfoques cuando les pregunte que necesitaban. Los gerentes tienen una muy buena idea de cómo debe funcionar todo, pero los mandos medios saben que la realidad es otra, si me hubiera quedado con la perspectiva de los gerentes seguro que una vez terminado el proyecto los mandos medios y usuarios finales nunca hubieran usado el sistema por que no contemplaba esos pequeños grandes cambios que la practica optimiza a partir de la teoría. Lo bueno es que eso lo aprendí de la forma ruda hace dos proyectos.

Para unificar criterios me sirvió mucho modelar el proceso de negocio de la empresa, ya sobre los diagramas se limaron asperezas entre directivos y mandos medios, llegando todos a un acuerdo de por que era importante el proyecto y que necesitaban que hiciera el sistema para ayudarles a automatizar su proceso de negocio. Muchas de las divergencias eran detalles que se fueron minimizando al preguntarles como niño de dos años por que hacían esto en lugar de aquello, eso los llevo a razonar que era lo verdaderamente importante en el negocio en lugar de perderse en detalles burocráticos.

Moraleja…

Hay que entender que es lo que vamos a hacer y aun mas importante, por que lo estamos haciendo. Si no sabemos el valor real que genera el proyecto para el negocio corremos el riesgo de hacer un sistema que termine sin ser usado. Entender el Que nos da una vista detallada del árbol, pero saber el Por Que nos da la perspectiva del bosque.

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 Han sido semanas muy agitadas, ocupadas en entender a que se dedica el cliente, encontrar que es lo que hay que hacer para ayudarle a mejorar su negocio y por ultimo algo vital para el proyecto, definir las prioridades en cuanto a las tres variables mas importantes de cada proyecto. Actualizare en breve las entradas para reseñar los dos primeros puntos, ocupémonos de las tres variables del proyecto en estas líneas.

Recordaran a mi jefe mencionando que quiere a este proyecto como uno de los triple B (Bueno, Bonito y Barato). Para mi mala suerte eso mismo le menciono al patrocinador del proyecto, el muy… optimista… así que las expectativas por parte del cliente sobre el proyecto andan por las nubes. En vista de que no planeo quedarme a sacrificar el cuerpo (ni el mío, ni el de los demás integrantes del proyecto) para cubrir las promesas de mis jefes, decidí iniciar negociaciones agresivas (habría empleado otros términos, pero en publico he aprendido a ser muy, pero muy diplomático por aquello de los superiores sensibilitos), por lo que les plantee que por mejor no nos enfocábamos en lograr un proyecto exitoso en lugar de fingir como… (diplomacia, diplomacia) de fingir inocentemente que todo podía ser bueno, bonito y barato. Les recordé las tres variables mas importantes de todo proyecto (http://www.liderdeproyecto.com/manual/…):

Tiempo

Recursos

Características

Solicitándole al patrocinador que estableciera de una vez sus prioridades al respecto, sabia que iba a decir que el precio era lo de menos, que le importaban mas las características, pero le mencione que si era así, tal vez el proyecto podría costar un poco mas o necesitar mas tiempo, y ante la velada amenaza de afectarle el bolsillo y entregarles algo hasta que este listo, rectifico y acepto (como la mayoría de los clientes) que en realidad si le importaban los recursos primero ya que le habían limitado el presupuesto, pero que la limitación mas importante era el tiempo, ya que tenían un evento en 5 meses donde quieren hacer ver mal a la competencia. Después de varios minutos y una postura firme (casi suicida) de no aceptar como variables fijas el tiempo y los recursos, terminaron con las siguientes prioridades.

1.- Tiempo, en 5 meses debe haber algo útil y funcionando

2.- Recursos, gastar lo menos posible

3.- Características, si hay que quitar algo para salir a tiempo y con el presupuesto dentro del rango, recortaremos funcionalidad.

Moraleja…

Evita los proyectos buenos, bonitos y baratos, pensar que es posible es pecar de optimista, recuerda que nadie tiene ni todo el tiempo ni todo el dinero del mundo, solo en esas condiciones se puede hacer lo que se desee. Desgraciadamente en la realidad, no tenemos todo el tiempo o recursos interminables, por lo que es i n d i s p e n s a b l e definir al inicio las prioridades del patrocinador respecto a tiempo, recursos y características.

PD: si, me molesto mucho que mi jefe se arrancara a prometer todo a nombre de todos, cuando el no lo va a hacer.

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Por fin nos conocimos todos los stakeholders del proyecto, todos firmaron el acta constitutiva y formalmente, nacio el proyecto. La astrologa oficial del equipo, una de las clientas principales, lo desgino bajo el signo de cancer y si no la detiene el patrocinador, capaz que le hace su carta astral.

El unico detalle fuera de lo planeado fue la insistencia del cliente del area de operaciones, en aparecer como responsable de todas y cada una de las revisiones, fue un momento tenso, cuando no queria ceder y pensaba que todas las revisiones las deberia aprobar el, hasta que le comente que si estaba dispuesto a revisar todas y cada una de las hojas del documento de especificacion de requerimientos, que por lo menos seria de 200 hojas, no habria problema por mi parte, siempre y cuando el patrocinador del proyecto no lo objetara. Bajo esa habil persuasion, el sindrome del gallo del corral lo abandono y acepto
solo supervisar los requerimientos correspondientes a su area.

Moraleja…

En todo equipo de trabajo, puedes encontrarte a una o varias personas que sufren el sindrome del gallo del corral, esto es, quieren que todos los reconozcan como los lideres natos y los que tienen la ultima palabra y saben todo, contadisimas son las ocasiones donde esto ultimo es cierto, pero en la mayoria de los casos son personas con complejo de inferioridad, o temor a perder su puesto, o simplemente unos patanes dictatoriales, asi que si tienes mas de un gallo en el corral, prepara un plan de contension.

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Era un dia cualquiera, bueno, mejor que cualquiera, todo pintaba para uno de esos dias
memorables (clima, amig@s, fiesta) cuando mi jefe me convoco a una reunion donde me dijo “Te ganaste al nuevo cliente y por eso vas a dirigir su proyecto estrella”, despues me enteraria que el significado real era encargarme de un clasico proyecto triple B (Bueno, Bonito y Barato) donde esperamos lucirnos ante el cliente para conseguir mas proyectos posteriores.

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Bienvenidos a esta bitacora del Proyecto, aqui podran leer toda la historia de esta gran empresa que iniciamos.

Alegrias, desencuentros, aciertos, berrinches, lagrimas, risas, bochornos, celebraciones, derrotas, victorias…

En fin, cualquier proyecto tiene todos los ingredientes para un buen reality show. Lo sabes bien si ya has participado en alguno.

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