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La visibilidad del proyecto a través del "Plan de Negocios"
por Juan José Miranda Miranda [acerca del autor]

El éxito del gestor o estructurador de proyectos descansa en su talento para descubrir oportunidades y ser capaz de reunir y concertar los recursos necesarios para hacer realidad el proyecto identificado.

La Negociación

La negociación corresponde al último eslabón de la cadena inteligente de la preinversión. En efecto, va precedida de identificación, selección, formulación y evaluación. La negociación, vista en el contexto de la gestión de proyectos, es el proceso que abre la interlocución con entidades u organizaciones, con miras a ganar visibilidad, interesarlos en principio y luego comprometerlos, para compartir utilidades y también riesgos derivados de la ejecución, puesta en marcha y operación de un proyecto.

Los estudios de preinversión, ya sea a nivel de perfil o prefactibilidad, ofrecen las bases para emprender las pesquisas cuyo objetivo es lograr apoyo político y financiero, alcanzar la empatía de agentes externos de interés, pero principalmente para sostener y nutrir la convicción propia de la bondad de un proyecto. Todo el trajín desarrollado a través de las largas y acaloradas jornadas de trabajo en donde se analizaron y discutieron posiciones antagónicas; de la captura, exploración, examen y comparación de información dispersa; del ajuste de cálculos y refinamiento de fórmulas, esquemas y gráficas; de la simulación de modelos para auscultar escenarios futuros; del reto permanente de una redacción inequívoca, de consenso y convergente, y en fin, de toda la actividad desplegada por los diferentes miembros del equipo con formación distinta, ideologías encontradas, a más de una percepción diversa en torno a conceptos, métodos y herramientas. Toda esta actividad desplegada con superación de conflictos esporádicos y ocasionales intragrupo, determinan de pronto una visión sesgada de equipo, de apego, simpatía y devoción excesiva, y sin duda, poco objetiva, manifiesta en el aplauso y ponderación exagerada de sus fortalezas pero ignorando o desconociendo el tamaño o jerarquía de sus restricciones. No obstante lo anterior, se logra consolidar un documento lo suficientemente explícito, sólido, confiable y plenamente justificado que avale la decisión de impulsar el proyecto, buscar y comprometer adeptos; vale decir, entrar a la etapa de “negociación”.

La negociación es un proceso donde se pone a prueba no solamente la aptitud y conveniencia del proyecto como solución a una situación no deseada o una oportunidad aprovechable, sino que también se robustece con una visión más objetiva motivada en opiniones y argumentos sólidos de agentes externos, cuya firmeza está acreditada por los rendimientos que se espera aporte el proyecto a sus propios intereses. Por esa razón, los profesionales que elaboran los estudios deberán esgrimir argumentos suficientemente ponderados y sólidos, y respuestas eficaces y puntuales a todas las múltiples interrogantes, pertinentes o impertinentes, oportunos o no, que suelen surgir durante este proceso de negociación.

Las razones expuestas anteriormente nos señalan la importancia de elaborar un escrito lo suficientemente claro, explícito, documentado, argumentado y resumido, que facilite el comienzo del proceso de negociación. Este documento, es de tal importancia en la literatura empresarial e institucional sobre el tema, que se le suele rotular como “plan de negocios”, y tiene la tarea irrevocable de convencer a potenciales agentes externos de la bondad de un proyecto y de las ventajas de su contribución, para finalmente comprometer su participación. Es la tarjeta de presentación del proyecto.


Tal como se colige de la imagen adjunta, a partir del estudio de preinversión a cualquier nivel de profundidad (perfil o prefactibilidad) se elabora el “plan de negocios”, que es un documento sintético y adecuadamente ilustrado para facilitar a los potenciales inversionistas e interesados y sus respectivos asesores, el análisis y cotejo de información que les permita hacer con validez las glosas y recomendaciones del caso y solicitar las explicaciones necesarias para fortalecer los argumentos a favor de su participación directa y efectiva, o descartarla al generar dudas insalvables. Es claro que la confiabilidad de un plan de negocio, descansa sobre la calidad y rigor de los estudios previos —entorno, mercado, consideraciones tecnológicas, modelo de organización seleccionado tanto para la ejecución como para la operación, las consideraciones de tipo institucional, legal y jurídicas, todo lo relacionado con su dimensión ambiental y, obviamente, la evaluación esperada en términos financieros que se desprenden del flujo de caja, además de las consideraciones económicas y sociales. El plan de negocio debe ir más allá del estudio de preinversión en el sentido de llamar la atención y explicitar algunos datos, proyecciones y situaciones durante las diferentes etapas del horizonte del proyecto.

Anotamos aquí los contenidos recomendados para un plan de negocios, acotando que éste debe ser un documento condensado y resumido en no más de 25 páginas, respaldado por gráficos, cuadros, tablas, esquemas, dibujos ilustrativos, cuyo respaldo insistimos, está en los estudios de preinversión, los cuales estarán disponibles para los agentes externos que muestren especial interés en la propuesta de inversión: concreción del objetivo que persigue el proyecto; justificación y antecedentes (análisis del sector, del mercado y la competencia); la estrategia de mercado seleccionada (concepto del producto o servicio, estrategia de distribución, acceso a mercados nacionales y externos, precios, promoción, comunicación, de servicio, de aprovisionamiento); proyección de ventas y política de cartera; operación (ficha técnica del producto o servicio, descripción del proceso, necesidades y requerimientos, plan de producción); plan de compras; costo de producción; infraestructura disponible; estructura organizacional; documentos de constitución de la empresa y participación accionaria; costos (de producción, administrativos, de ventas y financieros); ingresos estimados; fuentes de financiación; inversiones (fijas, diferidas y capital de trabajo); cronograma de actividades; metas sociales (plan nacional del desarrollo, plan regional de desarrollo, cluster o cadena productiva, empleo); resumen ejecutivo (propósitos del negocio, potencial del mercado en cifras concretas, ventajas competitivas, proyecciones de ventas, rentabilidad esperada).

El plan de negocios es una herramienta de singular utilidad pues se constituye en la mejor forma de adelantar las primeras pesquisas en busca de recursos financieros y el mejor mecanismo de divulgación de los alcances y ventajas de una propuesta de inversión. De ahí la necesidad, que el primer encuentro de los altos funcionarios y los representantes privados con el proyecto —y en general con todos los agentes de interés— sea lo suficientemente seductor, sugestivo y atractivo, que encomienden a sus asesores y funcionarios expertos, profundizar en la propuesta para verificar la solidez de los argumentos en los estudios de preinversión, así la coherencia y concordancia de los mismos.

El plan de negocios es básicamente una cadena sistemática de justificaciones de todos y cada uno de los temas que fueron objeto de tratamiento y decisión durante la dinámica desarrollada en el estudio de preinversión. Se sugiere entonces aprovechar la información ya procesada en dichos estudios y encadenarlos de atrás hacia adelante a partir de la respuesta dada a ciertos interrogantes básicos. En efecto, ya se tiene un cálculo confiable de la rentabilidad financiera del proyecto, que obviamente se deriva de un flujo de caja. Este flujo de caja está compuesto por entradas y salidas de dinero en efectivo en diferentes momentos. Las entradas o ingresos son respaldados por la magnitud de las ventas y estas a su vez dependen tanto de los precios como de las cantidades vendidas, que a su vez están condicionadas a los programas de producción y por ende a la tecnología seleccionada, que supone desde luego, inversiones en instalaciones, equipos, conocimientos, y también en capital de trabajo. Sin duda, esta tecnología fue escogida por su capacidad para producir un bien o prestar un servicio en una magnitud acorde con la demanda insatisfecha. Por otro lado el precio, es el resultado del cotejo con los costos y también con los ofrecidos por la competencia. En fin, todos los temas abordados desde la definición del bien o servicio, la estructura del mercado dentro del entorno estudiado, los mecanismos de comercialización, la determinación del tamaño del proyecto acorde a la dimensión del mercado y la capacidad financiera, la identificación del lugar más adecuado para su localización, la selección de una tecnología apropiada, el modelo de organización adecuado a las necesidades de ejecución y operación, la definición de un formato jurídico, la atención, respeto y compromiso con el medio ambiente, las condiciones jurídicas e institucionales exigidas, el dimensionamiento de las inversiones, el análisis de la estructura de costos, conducen a calificar la viabilidad técnica y la conveniencia financiera de un proyecto. Por lo tanto no se trata de rehacer y repetir los estudios ya elaborados, se trata de aprovecharlos para generar una cadena creíble de justificaciones y respuestas a los múltiples interrogantes que surgen de la dinámica de análisis y discusión con los agentes externos que se espera se vinculen al proyecto, beneficiándose de sus resultados pero también asumiendo riesgos proporcionales a la magnitud y forma de participación.

Se trata pues de un resumen bien estructurado elaborado a partir de los estudios de preinversión, insistimos, que dado su complejidad, variedad y especificidad de los temas que acomete (entorno, mercado, técnico, jurídico, institucional, organizativo, ambiental y financiero) y las prácticas sofisticadas utilizadas para su análisis y evaluación, sean precisamente los pares o expertos de confianza a nombre de los diferentes agentes de interés, quienes tendrán la tarea de revisar y cotejar la coherencia y pertinencia de los diferentes estudios y derivar y ponderar las ventajas y riesgos en su participación. Una vez consolidada, dimensionada y comprometida la participación de agentes externos de interés (inversionistas, proveedores, organismos estatales, bancos y agencias de crédito nacionales e internacionales, fondos de pensiones, grandes consumidores, en fin, el mercado de capitales para proyectos de alguna complejidad y magnitud), se recogen las inquietudes y sugerencias, los montos y formas de participación, que permite rehacer los cálculos, corroborar las estimaciones, revisar los diseños, aclarar ciertos supuestos, para llevar el documento a nivel de factibilidad, y proceder finalmente a la contratación del ejecutor. Es claro que los agentes de interés y en particular sus expertos tendrán una primera aproximación al proyecto a través del “plan de negocios”, pero siempre que se pueda verificar su seria intención por participar, tendrán acceso controlado a los estudios de prefactibilidad (en algunos casos es preciso suscribir acuerdos de confidencialidad). Serán ellos los que sugerirán con argumentos sólidos cambios, reformas y mejoras que hacen más atractivo, confiable y convergente el proyecto en términos de los beneficios esperados por los agentes de interés.

El documentos resultante denominado plan de negocio es la herramienta principal de una estrategia que busca informar y comprometer a los eventuales interesados, presentada por escrito, acompañada, desde luego, con exposiciones ante auditorios de interés, visitas oficiales y toda suerte de eventos sociales y profesionales que faciliten la difusión del proyecto. El plan de negocios escrito debe ser acompañado de una presentación (utilizando las herramientas multimedia), por los autores y responsables de los estudios, y también por las altas jerarquía de la empresa propietaria. Todos los rituales y solemnidades necesarias y la correspondiente andamiaje logístico, facilitará el acceso a la información privilegiada elaborada por los expertos y con destino a los agentes de interés.





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