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¿PMP®s o PMO?

Ing. Fco. Javier González Martínez, PMP®, MCP, ITIL Certified

Durante los últimos años hemos visto en México un fenómeno muy peculiar dentro de las organizaciones acerca de la administración de proyectos y es la urgencia de las mismas de contar con el mayor número posible de PMP®s si bajo el entendimiento de que contar con recursos certificados nos va a permitir desempeñar de mejor manera nuestros proyectos; pero ¿qué hacen las organizaciones para explotar los conocimientos y experiencia de los PMP®s, y así facilitarles su trabajo?

Por lo anterior, la pregunta que nos debemos hacer en la búsqueda de mejorar nuestro desempeño organizacional en administración de proyectos es si queremos como organización contar con PMP®s o con una PMOii.

Lo primero es entender los beneficios que nos trae como organización contar con una PMO y contar con PMP®s.

El objetivo de la PMO de manera general es establecer la metodología, procesos, lineamientos y herramientas a utilizar dentro de la organización para administrar los proyectos que debamos desarrollar; así como consolidar y monitorear los resultados el portafolio de proyectos organizacional alineado a la estrategia para responder a 4 sencillas preguntas:

1. ¿Qué proyectos debemos perseguir?
2. ¿Qué proyectos debemos empezar?
3. ¿Qué proyectos debemos continuar?
4. ¿Qué proyectos debemos desechar?

Si contamos con una PMO sólida para el aspecto operativo de la administración de proyectos, fácilmente los PMP®s podrán explotar sus conocimientos y experiencia debido a que van a contar con el soporte y la infraestructura provista por la PMO; entidad que previamente debió haber identificado las mejores prácticas y habilidades necesarias que la organización requiere para administrar de manera más eficiente y efectiva sus proyectos.

Es importante recalcar que bajo un esquema de PMO organizacional, no debería ser obligatorio que todos los administradores de proyectos sean PMP®s; únicamente el equipo de la PMO.

La razón de esto es porque el equipo de la PMO deberá conocer a detalle las mejores prácticas y habilidades en administración de proyectos a nivel teórico y contrastarlas con las necesidades operativas de proyectos de la organización para así definir una metodología de administración de proyectos propia.

Los administradores de proyectos únicamente aplicarán la metodología en administración de proyectos definida por la PMO y aportarán su experiencia y habilidades gerenciales para la administración de proyectos.

Lo que NO debería ser es contar con PMP®s sin que la organización cuente con una PMO, ya que generaríamos en los PMP®s un sentimiento de frustración al no contar con la infraestructura organizacional requerida para desempeñar su rol de administrador de proyectos.

Si decidimos implementar una PMO debemos tomar en cuenta los siguientes puntos:

• Estructura orgánica bajo la cual se desarrollan las operaciones y proyectos de la organización (funcional, matricial, compuesta, orientada a proyectos, etc.)

• Gobernabilidad organizacional.

• Nivel de madurez organizacional en administración de proyectos.

• Tipo de Oficina de Administración de Proyectos que requiera la organización; por ejemplo, Oficina de Administración Proyectos Operativa o Táctica, Oficina de Administración de Proyectos Estratégica, Oficina de Administración de Proyectos por unidad de negocio o institucional, etc.

• Integración de la Oficina de Administración de Proyectos con la definición de la estrategia organizacional (mapas estratégicos, definición de iniciativas, indicadores clave de desempeño, etc.).

• Infraestructura tecnológica que soportará los procesos administrativos de la Oficina de Administración de Proyectos.

• Estrategia de administración del cambio para la adopción de nuevos procesos y la metodología en administración de proyectos.

• Perfil del administrador de proyectos que requiere la organización.

• Plan de entrenamiento al equipo de la Oficina de Administración de Proyectos y a los administradores de proyectos y miembros de los equipos de los proyectos.

 

¿PMP®s o PMO? Contar con ambos aspectos dentro de la organización es muy valioso si lo que buscamos es mejorar nuestro desempeño en la manera en que administramos proyectos.

Es importante hacer notar que para ser competitivo en el ambiente de proyectos hoy en día es indispensable contar con tres aspectos:

1. Infraestructura Tecnológica.
2. Infraestructura Metodológica (PMO).
3. Gente.

De manera ideal deberíamos contar con los tres aspectos para obtener resultados positivos a mediano o largo plazo en nuestro desempeño administrado proyectos; por un lado, la infraestructura organizacional; por otro, el conocimiento y experiencia de los PMP®s para realmente explotar tanto los conocimientos como la integración de las mejores prácticas y habilidades en administración de proyectos dentro de la organización; y finalmente la tecnología que nos permitirá automatizar los procesos a seguir en la administración de proyectos y que nos permitirá trabajar en un ambiente colaborativo (tecnológicamente hablando).





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