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Entrevista con Tim Jaques Director de Estándares de asapm
aPRO: Nuevo estándar de madurez organizacional en administración de proyectos

Por Luis Ernesto Matos Zambrano
Editorial LiderDeProyecto.com

El mundo actual apenas comienza a salir de la crisis que asoló miles de empresas de diferentes rubros y mostró las debilidades de la mayoría de los sistemas económicos de casi todos los países del mundo, por lo que el fortalecimiento y la toma de mejores orientaciones adaptadas a la dinámica de los nuevos tiempos, se convierten en la clave primordial para asegurar el éxito.

De allí que muchas organizaciones pongan a la administración de proyectos como punta de lanza en sus estrategias de negocio, sin embargo, no es suficiente la implementación del project management como tal, pues no se trata únicamente de generar oficinas de proyectos, contratar personal certificado en esta profesión o adquirir costosas herramientas de software que facilitan la planificación y el monitoreo de proyectos.

En primer lugar los directores de las compañías deben preguntarse concienzudamente lo que desean lograr y con base en esa información generar procesos internos y definir metodologías de trabajo inherentes a la filosofía y a la forma de actuar de la empresa, de tal manera de generar fundamentos sólidos sobre los cuales se implementará la administración de proyectos.

                  

Cuando se logre esto (labor que sin duda no se da de la noche a la mañana), la compañía debe continuar su crecimiento y para asegurarse de que el desarrollo es sostenido y no son ráfagas de éxito espontáneo o casual, deben medir la madurez que han alcanzado en la administración.

Hoy por hoy existen muchas instituciones dedicadas a promover la administración de proyectos, las cuales desde la última década han puesto especial interés en la medición de la madurez de las organizaciones, por lo que tras años de incansables esfuerzos y estudio de casos, han podido desarrollar estándares que sirven de guía para entender lo que se requiere en lo que respecta a alcanzar diferentes niveles de madurez organizacional en administración de proyectos.

La American Society for the Advancement of Project Management (asapm) publicó en abril de 2010 aPRO (Performance Rated Organization o Desempeño Organizacional Calificado), el cual es un estándar que permite medir y alcanzar una fuerte madurez en administración de proyectos.

A los fines de conocer de qué se trata este nuevo estándar en su totalidad, LiderDeProyecto.com entrevistó a Tim Jaques Director de Estándares de asapm.

¿Cómo nació este Estándar?

aPRO es la creación de Bill Duncan, autor principal de la primera edición del Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) del Project Management Institute (PMI®). Bill vio la necesidad de estándares de competencia real en un nivel individual. Después de varios años de trabajar con sus propios modelos, él introdujo el proyecto en el portafolio de asapm´s para 2009/2010.

¿Cuántas personas tomaron parte en este desarrollo?

El desarrollo consistió de ocho personas quienes representaron tanto al sector privado como al gobierno. Nuestro equipo estuvo localizado en Estado Unidos e incluía propietarios de pequeños negocios, gobierno, organizaciones sin fines de lucro, así como organizaciones más grandes.

¿Cómo fueron seleccionadas las personas que desarrollaron aPRO?

Los miembros del equipo voluntario y algunos otros fueron escogidos por su experiencia particular. Cada uno de los miembros ha estado involucrado en desarrollo de estándares o en el manejo de proyectos a nivel profesional.


Tim Jaques Director de Estándares de asapm

¿Cuánto tiempo duró el proceso de desarrollo de aPRO?

El estándar fue desarrollado durante un periodo de 14 meses. Adicionalmente, desarrollamos una guía para Asesores Reconocidos, o aquellas personas que están certificadas para administrar el estándar. También estamos en el proceso de desarrollar un programa de capacitación. Trabajamos con un extendido equipo virtual y nos reunimos gracias a la tecnología durante varias semanas, para evaluar, aportar, analizar y producir un borrador tras otro. Nos hemos reunido cara a cara en un par de ocasiones, una vez en julio de 2009 en Colorado Springs y en la reunión de revisión final que sostuvimos en diciembre de ese mismo año en Los Ángeles. La reunión de diciembre disparó el “Go Live” que fue el lanzamiento planificado del nuevo estándar aPRO.

¿Cuál es la base de conocimiento de aPRO?

El equipo observó el estándar de Competencia de Administración de Proyectos del PMI® y también se usaron aportes de OPM3®, CMMI, GAPPS y otros estándares para informar nuestro esfuerzo. Además de observar todas esas bases de conocimiento, también desarrollamos un sólido modelo de negocios que era diferente a lo que ofrece el actual mercado de estándares. Aplicamos pruebas de esas ideas durante el periodo de desarrollo y refinamos nuestro enfoque con el pasar del tiempo.

¿Cómo está dividido aPRO?

aPRO consiste en las siguientes unidades:

  • Alinear proyectos con la estrategia organizacional
  • Proporcionar liderazgo ejecutivo para la administración de proyectos
  • Asegurar los recursos adecuados para los proyectos
  • Desarrollar el personal de administración de proyectos
  • Asegurar un marco confiable para la administración de proyectos

Cada unidad contiene elementos y criterios de desempeño que describen el comportamiento adecuado

¿Cuál es la finalidad de implementar aPRO?

El estándar aPRO tiene dos propósitos

Certificar que los proyectos o el desempeño de los programas de las organizaciones se encuentran dentro de los requerimientos de comportamiento, tal como está especificado en el ampliamente investigado estándar de asapm.

Evaluar a las organizaciones y así identificar las áreas de mayor potencial para la mejora significativa del rendimiento de la administración de proyectos.

¿Es viable la implementación de aPRO en cualquier organización?

Sí, por supuesto. aPRO apunta al cumplimiento y desempeño de los proyectos en una organización y es escalable a cualquier tamaño. La clave del éxito es el alcance de la evaluación correctamente. Queremos reconocer únicamente esas partes de grandes organizaciones que son realmente competentes.

¿Por qué las organizaciones deberían implementar aPRO?

Porque este estándar le permite a las organizaciones entender rápidamente su comportamiento y hacia dónde quieren llegar.

¿Qué diferencia a aPRO de otros estándares como OPM3®?

aPRO es un estándar puro de desempeño, lo que quiere decir que evalúa los rendimientos para asegurar la competencia. aPRO evalúa resultados más que procesos. Consideremos un pastel: Muchos estándares evalúan el conocimiento del Pastelero, y los ingredientes. Otros estándares observan cómo es preparado y cocinado. Con aPRO, nosotros simplemente comemos un trozo del pastel y evaluamos los resultados. aPRO es un modelo abierto, lo que significa que cualquiera puede bajarlo y usarlo libremente. Este modelo también puede ser personalizado de acuerdo a la naturaleza y a los factores que considere pertinente alguna organización.

¿aPRO es exclusivo o está divorciado de otras metodologías o estándares?

aPRO es independiente de otras metodologías. En el desarrollo de aPRO, nosotros examinamos cómo operan otras metodologías, y entonces creamos algo nuevo que fue efectivo, de alta calidad, con bajo costo y fácil de entender.

¿Cuál es el valor agregado de aPRO?

aPRO ofrece al mismo tiempo, una evaluación que ayuda a identificar las más grandes fortalezas y las actuales lagunas en el comportamiento de la administración de proyectos en una organización. Armado con los resultados de las evaluaciones que pueden hacer más efectivas las decisiones que aumentan el desempeño general de la organización.

¿Nos podría citar algún ejemplo de caso de éxito con aPRO?

La ciudad de Largo en el Condado de Pinellas, Florida que forma parte de Tampa Bay, utilizaron aPRO para comprender las capacidades en sus proyectos actuales. Ellos realizaron la evaluación en todos los departamentos gubernamentales de esta ciudad.

¿Cómo es el proceso de certificación aPRO?

La evaluación para la certificación está dividida en tres partes: Determinar el Alcance, Evaluación del Desempeño y Reporte de Resultados. El proceso puede tomar desde unas semanas hasta varios meses, dependiendo del tamaño de la organización. Certificar en aPRO requiere un rendimiento por encima del promedio del tiempo de la mayoría de los proyectos. La certificación requiere pasar todo el criterio de desempeño. El Asesor busca una preponderancia de evidencia que sugiere los criterios que han sido cumplidos. La certificación tiene una duración de tres años.

¿Tiene conocimiento sobre si aPRO ya se ha extendido hacia Latinoamérica?

Todavía no ha sido aplicado por ninguna organización en esta región. La primera y actual versión de aPRO fue desarrollada enteramente por asapm. Esta organización es el Capítulo Estados Unidos de la International Project Management Association (IPMA). Hemos recibido el interés de otros capítulos de IPMA, incluyendo Brasil, y esperamos generar sólidas relaciones para aPRO en esta región.

En conclusión, ¿Quién necesita aPRO?

Sabemos que todos necesitan aPRO; y algunos no se han dado cuenta aún, pero consideramos que aPRO es requerido por:

  • Las organizaciones que desean diferenciarse de sus competidores, en una economía tan dura, incluso distintos niveles de gobierno están compitiendo por la asignación de recursos. Una Certificación aPRO lograr esa diferenciación.
    Ejecutivos en organizaciones quienes saben que pueden desempeñarse mejor, pero no sólo pueden poner su dedo en los componentes que faltan para el éxito, pueden autoevaluarse o participar en calidad de Asesores Reconocidos para encontrar oportunidades de mejora en la administración de proyectos.
  • Las empresas consultoras que ya proporcionan servicios relacionados a la administración de programas y proyectos, pueden incrementar la satisfacción de sus clientes con un servicio único de valor agregado, al convertirse en Asesores Reconocidos.
  • Los educadores que desean armar a sus estudiantes con oportunidades de investigación, herramientas y habilidades claves para usar aPRO en programas de grados avanzados, la evaluación de las organizaciones en sus comunidades fortaleciendo así las relaciones entre la academia y la comunidad en la cual está inserta.


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Candy Moreno dijo el 27 Enero de 2011:
Buenas, estoy muy interesada en solicitar información acerca del tema ya que me encuentro cursando un Postgrado MBA de Administración de Empresas en Vzla y me encuentro buscando tema de tesis.Gracias

Sigifredo Arce dijo el 10 Noviembre de 2010:
Los Modelos de Madurez ayudan a evaluar las prácticas de gerencia de proyectos que sigo en mi organización contra las buenas prácticas de uso mundial. aPRO evalúa resultados y no procesos. Para evaluar resultados (evaluación de desempeño) es necesario haber fijado los objetivos previamente. Es necesario conocer cómo es éste proceso previo

Eduardo dijo el 30 Octubre de 2010:
Me alegra mucho de que exista otro estàndar para la madurez en los proyectos, porque aunque es famoso, OMP3 me han comentado que de repente su aplicación puede ser un poco difícil, aunqu claro no critico la efectividad que pueda tenerr



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