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Introduciendo a PRINCE2®

Por José Luis Fernández Ramírez [ Acerca del autor]

Por suerte dentro del mundo de la administración de proyectos existen diversas metodologías, técnicas y formas cuyo objetivo primordial es alcanzar el éxito a través de la entrega de un producto, servicio o resultado final óptimo que satisfaga los requerimientos del cliente.

De allí a que existan diversas organizaciones como empresas o instituciones nacionales o de alcance mundial que se encarguen de promover las buenas prácticas en administración de proyectos a través de diversas actividades como investigaciones; desarrollo de estándares y textos; propagación de la profesión a través de congresos, cursos, capacitaciones y demás eventos; así como el otorgamiento de certificaciones que acreditan a un individuo como poseedor de determinados conocimientos y habilidades que no poseen otros (o que no están comprobados) en materia de project management.

Es así como, en este artículo tocaremos lo concerniente a un método estándar para la gestión efectiva de proyectos llamado PRINCE (PRojects IN Controlled Environments, que en español es: Proyectos en Entornos Controlados).

Desarrollo de la metodología

PRINCE fue desarrollado por la CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency: Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones) después renombrada como la OGC (Office of Government Commerce: Oficina Gubernamental de Comercio). El método estuvo originalmente basado en PROMPTII, un procedimiento de manejo de proyectos creado por Simpact Systems Ltd. en 1975.

PROMPTII fue adoptado por la CCTA en 1979 como el estándar para ser utilizado en todos los proyectos de sistemas de información del gobierno británico. Cuando PRINCE fue lanzado en 1989, sustituyó a PROMPTII en la gestión de los proyectos gubernamentales.

La CCTA continuó desarrollando y mejorando el método PRINCE con la experiencia y contribución de expertos en gestión de proyectos, publicando PRINCE2 en 1996, no sólo siendo una versión mejorada de la anterior, sino que además se convirtió en un método genérico, válido para todos los entornos, ya no exclusivamente para proyectos TIC (Tecnologías de Información y Comunicaciones) de la Administración Pública, como fue en su origen.

La versión mas reciente de PRINCE2 fue publicada hace dos años por la OGC, la cual significó una actualización o Refresh de la versión anterior de 2005 y salió a la luz en Londres, Reino Unido, el 16 de junio de 2009, apareciendo en dos libros que contienen todo el material de la reciente versión:

- Managing Successful Projects with PRINCE2 - 2009 Edition (342 páginas).
- Directing Successful Projects with PRINCE2 - 2009 Edition (176 páginas).

PRINCE2 es de dominio público y los derechos reservados pertenecen a OGC, al igual que el resto de modelos de mejores prácticas como ITIL, MSP, M_o_R y P3O.

La Association for Project Management (APM, en español: Asociación para la Administración de Proyectos), es la responsable de velar por las certificaciones de PRINCE2 que son: PRINCE2 Foundation y PRINCE2 Practitioner. No obstante, esta organización también maneja otras certificaciones orientadas igualmente al rubro de proyectos

Actualmente PRINCE2 es un estándar de facto ampliamente usado por el gobierno del Reino Unido y muy reconocido y utilizado en el sector privado británico. Poco a poco, su uso también se está haciendo importante en los países de la Mancomunidad Británica de Naciones y de forma más discreta en el resto de Europa.

Estructura PRINCE2

La estructura del método PRINCE2 está organizada principalmente en tres partes: componentes, procesos y técnicas. Los componentes son áreas de conocimiento que deben aplicarse al proyecto cuando corresponda, los componentes son implementados mediante los procesos, que son los elementos que explican qué debe ocurrir y cuándo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las técnicas ofrecidas son métodos de trabajo de uso opcional pero muy recomendable.

PRINCE2 define 8 componentes, 8 procesos y 3 técnicas:

  • Componentes
    - Proceso de Negocio (Business Case).
    - Organización (Organization).
    - Planes (Plans).
    - Controles (Controls).
    - Riesgo (Management of Risk).
    - Calidad (Quality in a project environment).
    - Gestión de la Configuración (Configuration Management).
    - Control del Cambio (Change Control).
  • Procesos
    - [SU] Comienzo de un Proyecto (Starting Up a Project).
    - [IP] Inicio de un Proyecto (Initiating a Project).
    - [DP] Dirigir un Proyecto (Directing a Project).
    - [CS] Controlar una Fase (Controlling a Stage).
    - [MP] Gestión del Suministro de Productos (Managing Product Delivery).
    - [SB] Gestión del Límite de las Fases (Managing Stage Boundaries).
    - [CP] Cerrar un Proyecto (Closing a Project).
    - [PL] Planificación (PLanning).

Existen 45 subprocesos asociados a los procesos que constan de sus correspondientes acciones normativas.

  • Técnicas
    - Planificación en Base del Producto (Product-based planning).
    - Control del Cambio (Change control).
    - Revisión de la Calidad (Quality review).

Además hace una división de roles o papeles a desempañar por los distintos participantes en el proyecto. PRINCE2 define 10 roles:

- Consejo/Junta Directiva (Project Board).
- Usuario Representativo (Senior User).
- Director Ejecutivo (Executive).
- Suministrador/Proveedor Representativo (Senior Supplier).
- Jefe de Proyecto (Project Manager).
- Jefe de Equipo (Team Manager).
- Responsable de Garantía (Project Assurance).
- Responsable de Soporte (Project Support).
- Bibliotecario de la Configuración (Configuration Librarian).
- Oficina de Soporte de Proyecto (Project Support Office).

En la nueva versión de PRINCE2 2009 ha habido algunos cambios en la estructura del método respecto a la versión de 2005, anteriormente descrita. Ahora a los componentes se los denomina temas, y hay 7 temas en vez de 8, los procesos también quedan en 7 procesos en vez de 8, sólo se describen 2 técnicas y tenemos 8 roles frente a los 10 que se tenían antes.
A continuación se describe cómo queda la estructura de PRINCE2:

  • Temas:
    - Proceso de Negocio (Business Case).
    - Organización (Organization).
    - Calidad (Quality).
    - Planes (Plans).
    - Riesgo (Management of Risk).
    - Control del Cambio (Change Control).
    - Progreso (Progress).
  • Procesos:
    - [SU] Comienzo de un Proyecto (Starting Up a Project).
    - [IP] Inicio de un Proyecto (Initiating a Project).
    - [DP] Dirigir un Proyecto (Directing a Project).
    - [CS] Controlar una Fase (Controlling a Stage).
    - [MP] Gestión del Suministro de Productos (Managing Product Delivery).
    - [SB] Gestión del Límite de las Fases (Managing Stage Boundaries).
    - [CP] Cerrar un Proyecto (Closing a Project).

Existen 40 subprocesos asociados a los procesos que constan de sus correspondientes acciones normativas.

  • Técnicas
    - Planificación en Base del Producto (Product-based planning).
    - Revisión de la Calidad (Quality review).
  • Roles:
    - Consejo/Junta Directiva (Project Board).
    - Usuario Representativo (Senior User).
    - Director Ejecutivo (Executive).
    - Suministrador/Proveedor Representativo (Senior Supplier).
    - Jefe de Proyecto (Project Manager).
    - Jefe de Equipo (Team Manager).
    - Responsable de Garantía (Project Assurance).
    - Responsable de Soporte (Project Support).

Modelo de procesos de Prince2

Como se expresó anteriormente la versión PRINCE2:2009 ofrece 7 procesos que explican qué debe ocurrir y cuándo dentro del proyecto. Cualquier proyecto guiado con este método debe incorporar estos procesos en alguna forma, pero lo más importante, es ajustar el Modelo de Procesos a los requisitos del proyecto en el que estemos trabajando, tenemos que enfocar nuestra gestión preguntándonos hasta qué punto debe ser aplicado cada proceso a cada proyecto.

Dirección de un Proyecto: DP (Directing a Project)
• Este proceso es para la Gestión Superior (la Junta de Proyecto controla el proyecto).

Puesta en Marcha de un Proyecto: SU (Starting Up a Project)
• Se trata de un proceso pre-proyecto muy corto que reúne los datos necesarios para comenzar el proyecto.

Iniciar un Proyecto: IP (Initiating a Project)
• El proceso examina la justificación del proyecto y crea la Documentación de Inicio del Proyecto (PID) que incluye el Plan del Proyecto (Project Plan).

Control de una Fase: CS (Controlling a Stage)
• Este proceso describe las tareas diarias de vigilancia y de control que realiza el Jefe de Proyecto sobre el proyecto. Aquí es donde el Jefe de Proyecto pasa la mayor parte de su tiempo en un proyecto.

Gestión de los Límites de Fase: SB (Managing a Stage Boundary)
• Este proceso proporciona una forma controlada de completar una fase y planear la siguiente.

Gestión de la Entrega de Productos: MP (Managing Product Delivery)
• Este es el proceso de entrega de los productos. Es donde los productos (Productos Especializados), que van a ser utilizados por los usuarios, son entregados por los miembros del equipo.

Cerrar un proyecto: CP (Closing a Project)
• Este proceso confirma la entrega de los productos y el Jefe de Proyecto prepara el cierre del proyecto.

La siguiente imagen muestra el diagrama del Modelo de Procesos PRINCE2 traducido al español y extraído del libro The PRINCE2 Process Model (El Modelo de Procesos de PRINCE2), de Frank Turley.

En próximos escritos nos seguiremos adentrando aún más al mundo de PRINCE2, la cual a pesar de poseer más de 400 mil personas acreditadas para sus dos certificaciones en todo el mundo (80% en Reino Unido), es escasamente conocida en regiones como Latinoamérica.


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