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La importancia de las “mejores prácticas” en administración de proyectos

Por Adrián Anex

La ausencia de la aplicación de las mejores prácticas se ha traducido en proyectos que no agregan valor a sus dueños o accionistas, generalmente están fuera de plazo, fuera de presupuesto y que no cumplen con las expectativas de los interesados.         Esto se traduce en la falta de formación concreta en la Dirección de Proyectos Empresariales.

Debido a la complejidad de la economía y del mercado en la actualidad, las empresas trabajan por proyectos que integran a profesionales muy diversos, con diferentes procedencias y culturas empresariales. Estos proyectos implicarán cada vez más a diversas organizaciones. Además, los cambios tecnológicos, la globalización del mercado y la aparición de nuevos competidores hacen que las empresas exijan agregar valor para sus interesados. Esto ha cambiado la forma de Dirigir y Gestionar Proyectos.

Las recomendaciones que aquí se presentan tienen la pretensión de ser una crítica constructiva a la Dirección y Gestión de Proyectos Empresariales.

1. Los proyectos no terminan mal… ¡parten mal!

Generalmente los objetivos establecidos son ambiguos, por ende el alcance del proyecto no es claro. No se identifican lo riesgos; y si se identifican no se controlan ni se aplican planes de contingencia cuando éstos se plasman. El equipo del proyecto no participa en construcción de la estructura detallada de trabajo (EDT / WBS). No se identifican los interesados (stakeholders) y su grado de compromiso con el proyecto (los más peligrosos son los indiferentes, ojo con ellos). No se establecen los criterios de aceptación, sume y siga. ¿Terminal mal?, por favor, a otro perro con ese hueso.

2. Entre la teoría y la práctica

En el pasado leí una frase que con el correr del tiempo la hice mía: “No hay nada más práctico que una buena teoría”. Generalmente las teorías son desechadas, por la alta dirección, en pos de la prisa. Si quiero hacer algo bien, a la primera, siempre digo, “No me apuren que tengo prisa”. Siempre me he preguntado ¿Por qué hay tiempo para hacer dos veces las cosas y generalmente no hay tiempo para hacerlas bien a la primera? ¿Tiene usted la respuesta?

3. Las mejores prácticas

Las técnicas que sustentan las buenas prácticas (por ejemplo, PMBOK® del PMI® y Prince2 y otras), han demostrado que son la forma eficiente para Dirigir y Gestionar Proyectos, cuando existe restricciones relacionadas tales como el alcance del proyecto, el tiempo relacionado con el inicio y termino del proyecto, la calidad esperada por los interesado y el costo autorizado para el desarrollo del proyecto y una nueva variable, el medio ambiente.

4. En el camino no se arregla la carga. Planificar o no planificar he ahí el dilema.

Esta frase tan socorrida y tan chilena, no tiene cabida en la Dirección de Proyecto. La planificación detallada (proyectos medianos y grandes) resulta fundamental para la ejecución y el control; esta última fase es la garantía del éxito del proyecto, por su puesto si se ejecuta correctamente.

Si el proyecto es pequeño, igualmente planifique. En la Dirección de proyecto no existe argumento válido que lo exima de la planificación.

5. Gestión de Riesgos

La gestión de riesgos rara vez se aplica. En algunas ocasiones de planifica, sin embargo, no se controla.

En contexto ideal la incertidumbre no sería una variable relevante en la toma de decisiones, el éxito estaría garantizado. La realidad es bastante diferente al ideal expuesto. Toda decisión implica un riesgo. El riesgo se produce cuando quien toma las decisiones carece del “conocimiento perfecto - el ideal -”. El gerente del proyecto es el responsable identificar y mitigar los riesgos inherentes a un proyecto y reducir al mínimo razonable sus efectos negativos.

6. Liderazgo en la Dirección y Gestión de Proyectos

Mucho se ha escrito sobre Liderazgo, casi tanto como sobre Estrategia Negocios, sin embargo el Liderazgo efectivo se sustenta en 4 pilares (“El liderazgo al estilo de los jesuita”, Chris Lowney):
1. Conocimiento de sí mismo: entender sus fortalezas, sus debilidades, sus valores y su visión del mundo,
2. Ingenio: innovar confiadamente y adaptarse a un mundo cambiante,
3. Amor: tratar al prójimo con amor y una actitud positiva y,
4. Heroísmo: fortalecerse a sí mismo y a los demás con aspiraciones heroicas.

7. Equipo de trabajo

Generalmente el liderazgo aplicado es de carácter autoritario, por cierto no participativo. Para que un equipo se sienta motivado debe tener claro los objetivos del proyecto, participar activamente en la construcción del programa de trabajo que finalmente se traduce en la estructura detallada de trabajo y ser responsable de la calidad del producto / servicio final.


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