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Fase Conceptual de una metodología para la Gestión de Proyectos de Software Por Jessie Castell González
Actualmente existen muchas instituciones y centros dedicados a la gestión de proyectos, sin embargo se pudiera asegurar que existen dos líderes mundiales en cuanto al tema. Tal es el caso del Instituto de Administración de Proyectos (Project Management Institute, PMI®) de Estados Unidos y la Asociación Internacional de Gestión de Proyectos del Reino Unido (International Project Management Association, IPMA. Han sistematizado sus conocimientos y buenas prácticas a través de guías de fundamentos para orientar a organizaciones en el área, de igual modo han creado sistemas de certificación internaciona para la avalar a especialistas en el tema (1) (2). El PMI® en su Guía de Fundamentos de Dirección de Proyectos (Project Management Body of Knowledge Guide, PMBOK®) estandariza un grupo de procesos y áreas de conocimiento para proyectos de toda índole. Generaliza las funciones básicas de la Oficina de Gestión de Proyectos, además incluye especificaciones por cada área de los procesos correspondientes a esta y las relaciones que se establecen entre las áreas. El IPMA en su base de conocimiento denominada ICB (IPMA Competence Baseline) utilizada generalmente como un documento de referencia para aplicar en la Gestión de Proyectos define un grupo de tareas, buenas prácticas, habilidades, funciones, procesos de administración, métodos, técnicas y herramientas que son usadas para una buena Gestión de Proyectos teórica y práctica, así como un conocimiento especializado y experiencia, donde prácticas apropiadas, innovadoras y avanzadas se usan en situaciones específicas (1). Surgen mundialmente diversas iniciativas en el campo de la Gestión de Proyectos, adaptándose a entornos en particular y mostrando sus resultados en la implantación y casos de éxito. Podrían citarse algunas como la renombrada compañía Microsoft S.A., con su marco de trabajo (Microsoft Solutions Framework, MSF), reconociendo disciplinas técnicas dentro de la Gestión de Proyectos y funciones dentro de estas (5) (6). Autores como Roger S. Pressman, Tom deMarco y Tom Peters han contribuido significativamente a la cuestión de cómo abordar efectiva y eficazmente el tema de la gestión en los proyectos (7) (8). Las guías, metodologías son abstractas y genéricas, por lo que su aplicación en entornos específicos se torna difícil e insuficiente como en el caso del propio Desarrollo de software. Pese a definir procesos, no se encaminan por su carácter general a abordar a profundidad algunos aspectos significativos que aportan claridad a la descripción del proceso, como por ejemplo la fase en la que se ejecutará el mismo, quiénes son los responsables del desarrollo del proceso, así como una especificación de las técnicas para obtener las salidas correspondientes al proceso. En el caso particular del proceso de desarrollo de software, este se ve tradicionalmente guiado por etapas o fases por las que transita y ejecuta las acciones concernientes en cada momento; siendo otro de los déficits que presentan las tendencias mundiales estudiadas. Las fases son una forma práctica de delimitar las actividades dentro del ciclo de vida de los proyectos, así como una vía eficiente de estructurar el trabajo. Un gran número de proyectos culminan con la finalización y entrega del producto y generalmente se proponen para ello sólo cuatro fases. Aunque puedan ser definidas correctamente, la profundidad y duración de cada una depende, según sea el caso, del tipo de proyecto que se desee realizar, véase Fig. 1.
Las fases realmente constituyen divisiones lógicas en el ciclo de vida de un proyecto, generalmente las divisiones entre ellas se establecen a partir del cumplimiento de los hitos más importantes en un proyecto. Incluso en ocasiones, es recomendable el desarrollo de sub-proyectos por cada fase. Las fases de la Gestión de Proyectos son diferentes a las fases propias del desarrollo de un producto o servicio, estas últimas se concentran únicamente en las acciones necesarias para obtener el resultado esperado; mientras que las de gestión son mucho más globales y abarcan todas las áreas que influyen en un proyecto. Las denominadas Áreas de conocimiento o también conocidas como áreas de procesos, véase Fig. 2, son agrupaciones de procesos que han de ejecutarse en cada fase dentro del proyecto acorde al objetivo y el propósito de cada una de estas, y por estar circunscritas a un área en particular del conocimiento, se juntan para formar un ente funcional en cada etapa e interactuar con las demás áreas. Gestión de Integración Gestión de Alcance Gestión de Recursos Humanos Gestión de Tiempo Gestión de Calidad Gestión de Riesgos Gestión de Adquisiciones Gestión de Costos Gestión de Conocimiento Gestión de Comunicaciones Procesos de la fase conceptual en la gestión de proyectos de software El artículo sólo se centrará en los procesos que se ejecuten en cada una de las áreas de conocimiento durante la primera fase de la Gestión de Proyectos. Como se explicara anteriormente es en la fase de inicio del proyecto donde se definen y conceptualizan los objetivos primarios del proyecto, su razón de ser. En ella se realiza una evaluación técnica, de factibilidad económica, se estudia a profundidad las potencialidades de una inserción en el mercado de las soluciones, servicios o producto a generar por el proyecto. Se analizan los resultados obtenidos y se estiman los recursos necesarios para cumplir los propósitos delimitados y solicitados por los clientes. Es una Fase donde sus procesos estarán encaminados mayormente a planificar, al menos preliminarmente, las acciones venideras. Las acciones que se comenten dentro de esta etapa son fundamentales para la gestión en los proyectos de software en concreto, dado que gran parte de las causas para el éxito o fracaso de un proyecto viene dada por la eficacia de la planificación y estimaciones iniciales, así como la mayor certeza posible en cuanto a la realidad y la ejecución posterior que se logre realizar. En la Fig. 3 se muestra una secuencia del conjunto de procesos concebidos para la Fase de Conceptualización. La secuencia propuesta está organizada mediante un árbol de procesos, donde el nivel de cada proceso representa su prioridad de ejecución, encontrándose a un mismo nivel aquellos procesos que pueden ser realizados simultáneamente. Los procesos en cada área se rigen por principios de trabajo que guían la realización de estos. Y por cada proceso se establecieron: premisas o entradas necesarias para el desarrollo del proceso; una instrumentación, o técnicas y métodos propuestos que en un conjunto de ellos faciliten la finalidad del proceso; las salidas o entregables a obtener del proceso, así como también la propuesta de plantilla para ello que se propone; y finalmente se definen los responsables, mediante los roles que se evidencian en los proyectos de software. Elementos todos que proporcionan en su conjunto un entendimiento claro del proceso, con suficiente descripción en cada caso que facilita su ejecución. Instrumentación La instrumentación o selección de técnicas que sirvan de apoyo para la obtención de las salidas o artefactos pertinentes en cada caso, pueden ser escogidas de acuerdo a las características específicas y el ambiente del proyecto, a continuación se describen las técnicas propuestas: - Juicio de expertos: para esta técnica deberá contarse con el apoyo de una persona, grupo de personas u otras fuentes con experiencia en el proyecto que se va a realizar, ya sean internas o externas a la organización que va a ejecutar el proyecto. El juicio y criterio de dichos expertos será útil en diversos procesos dentro de la gestión del proyecto, para evaluar casos y apoyar en la toma de decisiones aportando criterios fundamentados, siendo su consulta de vital importancia para el éxito del proyecto. - Definición del organigrama de proyecto: Todo equipo de dirección necesita tener una estructura y organización para regir el trabajo en el proyecto, algunos de los enfoques de organigramas más aceptados son el Descentralizado Democrático, Descentralizado Controlado y Centralizado Controlado (10). - Definición de la Metodología de Gestión de Proyecto: Es necesario definir cuál será la metodología de gestión de proyectos y las políticas a seguir en el proyecto a desarrollar debiendo estas estar en concordancia con las de la Oficina de Gestión de Proyecto. El equipo de dirección del proyecto tendrá completa autonomía en seleccionar la metodología a usar, puesto que son los principales ejecutores, teniendo siempre en cuenta la misión y los objetivos de la organización. - Técnica dirigida por modelos: En el desarrollo de todo proyecto, necesariamente del mismo ámbito, se pueden desarrollar esquemas, modelos o plantillas, que guiarán la definición de actividades o indicadores a tener en cuenta para concluir satisfactoriamente un proceso o ya sea para la generación de una salida. En los proyectos de software de igual forma pueden establecerse estos modelos basados en la experiencia de proyectos anteriores, lo cual facilitaría, ampliaría y agilizaría el trabajo del equipo de dirección. - Técnicas cognitivas: son técnicas que permiten auxiliarse de sistemas que ayuden a automatizar y agilizar los procesos. Existen sistemas basados en el conjunto de conocimientos que un experto humano puede poner en práctica para la resolución de determinado problema, denominados Sistemas Basados en Conocimiento, los cuales son capaces de, dadas algunas informaciones (interpretadas como entradas) generar (o extraer) una serie de conocimientos de determinada área. En síntesis, son herramientas que dadas algunas premisas permiten generar (en un mayor o menor grado de certidumbre) los resultados necesarios de determinada situación. - Verificación de la integridad del Plan: Debido a que el Plan de Gestión está compuesto por los hitos y por los restantes planes subsidiarios de gestión de las demás áreas, se deberá chequear la integridad de cada plan, revisando que los objetivos y principios con los cuales fueron creados estén estrechamente relacionados, así como que exista una integridad en el desarrollo de cada uno de ellos. - Técnicas tradicionales de levantamiento de requisitos: Consisten en el uso de cuestionarios, encuestas y entrevistas, además de la revisión y análisis a la documentación existente acerca de las características de la organización, así como de estándares, procesos y modelos que se lleven a cabo en la organización para la que se desarrollará el proyecto. - Grupo de técnicas creativas: Son un grupo de técnicas dedicadas específicamente a la realización de actividades, con el objetivo de identificar las necesidades que debe satisfacer tanto el producto como el proyecto. Entiéndase por estas a la Tormenta de ideas, Grupo de atención, Técnica Delphi, Técnicas cognitivas y la Observación. - Modelación y análisis: Los requisitos que fueron identificados , deben ser separados por sus características en grupos, en aras de comprender hacia dónde va dirigido el producto a desarrollar, estos grupos pueden ser: a) Modelo de empresa: como las características específicas que debe ser capaz de realizar el sistema a desarrollar; b) Modelo de datos, donde quedan identificados y definidos los requisitos que están relacionados con la manera que deben ser recogidos los datos o la información se procesará por el sistema; y c)Modelo de requisitos no funcionales, como capacidades o características que debe poseer el sistema. - Identificación de alternativas: Es una técnica usada para generar diferentes enfoques en la ejecución del trabajo del proyecto. A menudo se usa una generalidad de técnicas de gestión, entre las más comunes se encuentran la tormenta de ideas y el pensamiento lateral. - Definición del organigrama del proyecto (RRHH): es una forma de representación donde se especifican y describen los roles y las responsabilidades de los miembros del proyecto. Existen diferentes formas de representación de los organigramas: la de árbol jerárquico, la matricial y la textual. - Creación de conexiones: la organización que desarrolla el proyecto deberá propiciar encuentros entre el personal, incluso antes de comenzar a desarrollar el proyecto, lo cual propiciará la comunicación y facilitará el trabajo en equipo. El desarrollo de las habilidades interpersonales de los miembros del equipo, en reuniones extra laborales como juegos deportivos, fiestas, o simplemente reuniones para conversar y compartir, creará en el proyecto un ambiente propicio para el desarrollo. - Análisis de requisitos de comunicaciones: es la técnica que permite obtener e identificar los posibles canales de comunicación en el proyecto. Para ello se analizará los implicados en el proyecto para determinar las vías y métodos de intercambio de información. Para el análisis podrán estudiarse los organigramas del proyecto, la descripción de los roles y responsabilidades, el Plan de Gestión de los Recursos Humanos, la contabilización de los departamentos, la cantidad de miembros del proyecto, etc. - Análisis de métodos de comunicación: es la técnica que determinará las vías de comunicación posibles en el proyecto, ya sean establecidas a través de las tecnologías de comunicación, en reuniones u otros métodos de comunicación. - Descomposición: Se hace necesario descomponer cada hito y objetivos del proyecto en tareas y acciones concretas capaces de ser asignadas al personal, que no sean ambiguas, de fácil comprensión y medibles. Los niveles de descomposición del proyecto dependerán en gran medida de la complejidad y tamaño del producto a entregar. Esto le permite al equipo de dirección y de desarrollo tener un panorama claro del momento de desarrollo en que se encuentra el proyecto, y le proporcionará además una vía para medir el avance del proyecto. - Planificación gradual: Es un forma de planificación de elaboración progresiva, donde el trabajo que se tiene que realizar a corto plazo se detalla a precisión, mientras que el trabajo a largo plazo se planifica para el momento que debe ser analizado a detalle, debiendo quedar identificadas la mayoría de las actividades que se tiene que realizar en el proyecto. - Análisis Costo – Beneficio: El principal beneficio de cumplir con los requisitos de calidad es obtener un mínimo de reproceso, lo cual significa mayor productividad, menores costos y mayor satisfacción de los interesados. - Estudios comparativos: Un estudio comparativo implica comparar prácticas del proyecto reales o planificadas con las de otros proyectos, a fin de generar ideas de mejoras y de proporcionar una base sólida y real respecto a la cual medir el rendimiento. - Costo de calidad: Son los costos totales incurridos en inversiones para prevenir el incumplimiento de los requisitos, evaluar la conformidad del producto o servicio con los requisitos, y por no cumplir con los requisitos (reproceso). Los costos por fallos a menudo se clasifican en internos y externos. Los costos por fallos también se denominan costos por calidad deficiente. - Herramientas de planificación: Es recomendado hacer una evaluación previa, de cuáles serían las herramientas de planificación de calidad más convenientes a emplear para facilitar una rápida y eficaz ejecución del proceso. Conclusiones Se puede constatar que los procesos propuestos para la Fase Conceptual satisfacen algunos aspectos encontrados deficientes en la Gestión de Proyectos en el proceso de desarrollo de software en particular. Se logró objetivamente la concepción de premisas, instrumentación, salidas, los artefactos específicos para estas, así como los roles responsables de la ejecución de cada uno. La inclusión, definición y descripción de la totalidad de dichos elementos propicia una comprensión, aplicación oportuna y necesaria. Los procesos definidos son una primera y aceptada iniciativa de una metodología que contemplará las restantes fases con igual profundidad, guiando eficientemente la gestión de proyectos de software. Referencias 1.IPMA. International Project Management Association. [Online] IPMA, 2009. http://www.ipma.ch.
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