Apostando al caballo ganador
Por Jorge Aguirre

Planear el proyecto es una actividad muchas veces menospreciada, o por lo menos mal entendida. Un líder de proyecto tiene la responsabilidad, aún en etapas muy tempranas, de usar la información recabada por su equipo o personalmente, para poder decir con la mayor certeza posible lo que se tiene que hacer, para proveer una solución de valor para los involucrados. Deben especificarse también los recursos humanos y materiales necesarios, así como las restricciones y dependencias propias del proyecto.

Una representación de este plan inicial podría ser tan simple como una lista de lo que se debe de hacer. Partiendo de esta lista habrá que hacer nuestras estimaciones, es decir, algo así como predecir qué caballo ganará la carrera. Como podemos darnos cuenta, aún con la información completa, predecir qué caballo ganará no es algo cien por ciento seguro.

El plan no es un Gantt

Este punto para algunos resultará demasiado obvia, sin embargo estoy seguro que más de uno se preguntará sorprendido: ¿Entonces qué es el plan de proyecto?

Simplificando las cosas, podríamos decir que el plan de un proyecto debiese especificar:

1. Lo que el cliente nos solicitó.
2. Lo que el equipo a cargo del proyecto entiende a partir de dicha solicitud.
3. Lo que pensamos hacer al respecto para atender la solicitud en el marco de las diferentes restricciones y expectativas de los involucrados.
4. Deberemos establecer explícitamente los recursos que se usaran en cada momento del proyecto e
5. Indicar los puntos de control o hitos que existirán a lo largo del proyecto.

Fácil, ¿No es cierto?

Pero, antes de establecer esos puntos, y para poder contar con un buen plan es necesario conocer la siguiente información:

1. El problema u oportunidad que se atiende.
Rara vez el cliente tendrá como problema: “no tener una presencia en internet” o “construir un edificio”, simplemente por el gusto de tener dicha presencia o de construir dicho edificio. En ambos casos existe una razón de negocio o una meta de la organización que debe atenderse. Esa meta se debe conocer y hacer explícita para poder constatar que lo que se entregará realmente cubre dicho objetivo. Si nos quedamos con la idea de que el cliente simplemente “quiere un edificio de departamentos” estamos cayendo en un error común: “expresar soluciones en lugar de requerimientos”.

2. El alcance y el esfuerzo
A partir de la meta, el equipo responsable deberá considerar dependencias, restricciones y recursos disponibles, para establecer claramente lo que se puede entregar y lo que no se puede entregar. Si planeamos bajo un esquema iterativo, entonces es posible que se hable del conjunto de características que pretendemos completar en cada ciclo o iteración.

Para poder llegar este punto se deben conocer las tareas a realizar, descomponiendo las de más alto nivel para identificar de la manera más precisa el esfuerzo requerido. Cuando no realizamos una adecuada descomposición de tareas se corre el riesgo de caer en otro error común: “que la suma de las partes sea mayor al total”.

3. El cronograma
Una vez que tenemos suficientemente claro el alcance y el esfuerzo, debemos distribuir ese esfuerzo entre nuestros recursos para obtener un cronograma o calendario de actividades. Y si, lo admito, se puede representar como un Gantt, aunque no es la única representación, a pesar de ser tan popular.

Este es un vistazo rápido y simple a la planeación, cada rubro mencionado aquí se puede abordar a mayor profundidad e incluso hay consideraciones adicionales, que espero poder revisar con ustedes más adelante. Por lo pronto espero que esta breve explicación les sirva para comenzar su labor de planeación.

 

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