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7 Tips para Administrar Múltiples Proyectos
Basado en un artículo de Kevin Kearns

Mi mamá pertenece a un grupo llamado la Sociedad del Sombrero Rojo.  Cuando ella dice “Qué bien, ¡otro sombrero!” ella realmente quiere decir “Qué bien, ¡otro sombrero!”.  Cuando tú escuchas esto en el trabajo quiere decir algo totalmente diferente.  La diferencia radica en que mi mamá realmente tiene un nuevo sombrero, mientras que el resto de nosotros simplemente tiene otra responsabilidad. 



Responsabilizarse de nuevos proyectos y multi-tareas parece ser la norma en la mayoría de las industrias.  La buena noticia acerca de esta tendencia es que una sola persona puede obtener más logros en menos tiempos.  La mala noticia es que la mayoría de nosotros no nacimos para ser multitareas.  El resultado: más trabajo de mala calidad y/o líderes desgastados y desmotivados.

Los siguientes 7 tips han sido creados para ayudarte en el manejo de múltiples proyectos paralelos, sin tener que aumentar el estrés:

  1. Di ¡NO!: “Decir no podría ser imprudente.” es lo primero que todos pensaríamos. Es decepcionante cuando escuchamos a la gente decir que no se puede cuando le solicitamos realizar alguna tarea.    Pero, es doblemente decepcionante cuando una persona dice a todo que sí, y nunca termina nada de lo que se le pide.  Si, con toda honestidad, consideras que no puedes completar una tarea, es mejor que digas “no”.  Puede ser doloroso en un principio, pero te vas a ahorrar más adelante muchos dolores de cabeza; para ti y para los demás.  Puede ser que estés en una posición donde decir que “no” no sea una opción, o que tu “no” sea rechazado.  Si es tu caso, entonces olvida este y pasa a los siguientes 6 tips.

  2. Piensa en la foto completa: ¿Cómo es que este nuevo “sombrero” embona en el perchero de los sombreros?  Si puedes entender cómo  se acomodan todos esos proyectos para ayudar a tu organización a alcanzar sus objetivos, puede ayudarte a convencerte de que el esfuerzo extra vale la pena.  Otra parte de la foto completa es que aprenderás y crecerás con la experiencia de lidiar con varios proyectos paralelos.  El manejo de varios proyectos aumentará tus habilidades y capacidad para manejar más responsabilidades en el futuro.  Ver la foto completa te ayudará a identificar lo que podría ser un gran retorno sobre la inversión.

  3. Delega:  Delega las tareas o proyectos apropiadas.  Ayuda a que tu equipo aprenda a manejar más responsabilidades.  Les estás haciendo un daño si tú tratas de encargarte de todo.  Aún si el proyecto es demasiado importante para delegarlo, busca un poco de apoyo por lo menos en algunas de las tareas.   Entre más responsabilidades puedan manejar tus recursos, más brillante será su futuro.

  4. Organiza y prioriza: No siempre lo primero que llega debe ser lo primero en despacharse.  Tenemos demasiada información procesándose en nuestras cabezas para recordarlo todo.  Los grandes líderes organizan sus responsabilidades para poder hacer más.  Y de manera similar, los grandes líderes priorizan sus responsabilidades.  No es de mucho valor realizar una gran cantidad de proyectos menores cuando el proyecto de mayor prioridad se queda incompleto.  Sería genial completarlos todos, pero si tienes que escoger, organiza y prioriza de manera que aproveches tu tiempo al máximo en lo que dará más beneficios a la organización.

  5. ¡No Olvides! : Revisa, revisa, revisa.  La mayoría de los líderes están familiarizados con la culpa de haberse desviado en la fecha de entrega.    Pero, con tantas tareas que se presentan constantemente no es ninguna sorpresa que algunas de ellas se nos pasen o simplemente se retrasen.  Desarrollar el hábito de revisar las fechas compromiso, tanto inmediatas como futuras, te ayudará a que estas se no se te pasen.   A algunos líderes les resulta muy productivo revisar su plan de compromisos al final de cada día o al principio del siguiente.

  6. Si te queda el sombrero póntelo…:  Pero, si no te queda – ¡Déjalo o tíralo!  La justificación de “siempre lo hemos hecho así” es una terrible justificación para seguir haciendo las cosas de la misma manera.  Si tienes un sombrero que ha perdido su utilidad, considera hacer algo con él.  Quizás un sombrero grande debería de encogerse recortando cosas que ya no le sirvan.  El sombrero puede ser manejado por alguien más en el equipo?  O quizás desecharlo sea la última y mejor opción.

  7. Aprende a hacer malabarismo con los sombreros (proyectos): No te debería de sorprender que te sigan cayendo más proyectos.   La invención del teléfono no solucionó el problema, ni el fax, y por supuesto que tampoco el correo electrónico.   Ninguno de los inventos supuestamente ahorradores de tiempo ha funcionado como se suponía.  Pareciera que entre más tiempo consigues ahorrar, más proyectos nuevos te llegan.  Así que es mejor que aprendas las técnicas para manejare varios proyectos al mismo tiempo.  Normalmente aprendemos técnicas para manejar un proyecto, pero nadie nos enseña los bemoles de administrar varios proyectos al mismo tiempo.  Busca bibliografía y aprende las técnicas específicas para administrar un portafolio de proyectos. 

Si eres un gerente o director de proyectos, es importante que conozcas las buenas prácticas de administración de proyectos.  Pero, no te quedes ahí, ve y aprende las prácticas para administrar portafolios de proyectos.


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Pablo Zarbo dijo el 22 Marzo de 2009:
Hola!
Viene bien un repaso como este para no perderse en el caos de la concurrencia de proyectos.
Un comentario sobre el punto "Piensa en la foto completa". Creo que es esencial este punto en la gestión de proyectos… y no sólo cuando hay proyectos concurrentes.
Muchas veces uno se aísla en las tareas que tenemos que realizar y perdemos de vista el objetivo, y por lo tanto no vemos mejores formas de hacer lo necesario, o nos perdemos de adelantarnos a posibles problemas.
Y esto deriva en el tema "riesgos". Ver "la foto completa" permite dos cosas en el ámbito de los riesgos: anticiparse a los problemas (llevar a cabo una gestión de riesgos) y ser eficientes en ella (lograr economía de escalas con las medidas orientadas a mitigar los riesgos, ya que una medida se puede utilizar para reducir más de un riesgo).
Saludos!



Alcanzando el éxito del proyecto con los requerimientos (Jorge Victoria)
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