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Monitoreo y Control del porcentaje de avance con herramientas de programación


Por Ricardo Villarroel C. [acerca del autor]



El Monitoreo y Control del avance de los proyectos requiere a lo menos dos datos: el avance programado y el avance real y para comparar estos parámetros, deben estar medidos en la misma unidad

De aquí surge la primera definición que debemos establecer: ¿mediremos el avance de las actividades por la duración enterada versus la duración total, por las horas de trabajo enteradas versus el trabajo total o por el trabajo realmente terminado (avance físico) versus el trabajo programado a cada fecha de estado?

Seguramente estarán de acuerdo en que el avance de las actividades y del proyecto deben medirse por avance físico. Pero si es así, y aquí surge el problema: ¿en qué columna de avance debemos digitar correctamente este avance físico, dado que las herramientas de programación tienen tres columnas de avance para digitar este dato?:

• % completado (%C): mide el avance en duración de las actividades: debiera llamarse %DC.
• % trabajo completado (%TC): mide el avance en horas de trabajo de las actividades.
• % físico completado (%FC): mide el avance real de las actividades.

Para entender cómo estas herramientas trabajan estos porcentajes, analicemos el siguiente proyecto de seis días con dos tareas vinculadas de comienzo a comienzo con un atraso para la sucesora de 2 días.

Por cada tarea se indica más abajo la carga de trabajo por día de los recursos; el recurso 1 cuya tasa es de 100$/hora participa en la tarea 1 y el recurso 2 cuya tasa es de 50$/hora participa en la tarea 2, por lo tanto, el costo de la tarea 1 es de 2.600$ y el de la tarea 2 es de 800$, siendo el presupuesto del proyecto de 3.400$.

Problema a resolver: obtener el %C, %TC y %FC a nivel de tarea de resumen del proyecto al final del tercer día.

Parecerá extraño en la tabla anterior ver que los días trabajados acumulados son 9. Esto es así porque si bien la duración del proyecto es de 6 días, los días que se han trabajado son 9 (el recurso 1 trabaja 6 días y el recurso 2 trabaja 3 días).

Si actualizamos el proyecto al final del tercer día, el software calculará en forma automática el %C y %TC de cada actividad de la siguiente forma:

Pregunta: ¿Cómo calculan estas herramientas los % de avance a nivel de proyecto?
• Respuesta: Ponderando
Pregunta: ¿Cómo ponderan?
• Respuesta: para %C con la duración total de las actividades y del proyecto; para %TC con las horas totales de las actividades y del proyecto; y para %FC con el costo total de las actividades y del proyecto.

Consideraciones:

El %C y %TC trabajan sobre los datos actuales (estimados, si no hay reales): no se requiere Línea Base.
El %FC trabaja sobre los costos de las actividades guardados en la Línea Base: antes de guardar la Línea Base, todas las actividades deben estar programadas en porcentaje físico completado.

Error típico: Obtener el %FC desde terreno y este dato digitarlo en la columna %C. Visualicemos esto con un ejemplo:

La tarea 1 anterior tiene un %FC de 28% (por ejemplo se han instalado 28 de 100 ladrillos en tres días), pero digito este valor en la columna %C, por lo que el software interpreta que llevamos una duración real trabajada para la tarea 1 de 1,7 días (28%x6 días), aunque sabemos que estamos evaluando el proyecto al final del tercer día.

Luego, después de digitar el avance, reestimamos que terminaremos en 8 días y no en seis, reemplazando para la tarea 1 la duración de seis por ocho, y el software modifica el %C a 21% (1,7d/8d)

Momento en que los usuarios se cuestionan por qué al modificar la duración también se modifica el %C. Bueno, ya sabemos: porque estamos digitando los datos en campos que no corresponden.%C mide duración: no horas de trabajo y no avance físico.

El ejemplo desarrollado y las imágenes corresponden a Microsoft Project.



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