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Combatiendo la incertidumbre inicial de un proyecto


Por José Manuel González [acerca del autor]



El ciclo de vida de cualquier proyecto tiene un inicio caracterizado por la incertidumbre, y disparado por una nueva idea o un problema que necesita solución. Esta fase inicial incierta conlleva además una de las decisiones más importantes en la vida del proyecto: la de acometerlo o descartarlo, aprobando o no su lanzamiento.

Esta decisión tendrá implicaciones estratégicas sobre los programas o carteras de la organización, y por lo tanto también sobre ella misma. Además, la forma en la que esta decisión se tome también impactará en aspectos específicos del proyecto, como sus riesgos o su probabilidad de éxito.

Una encuesta sobre 609 proyectos cuyos presupuestos sumaban un total de 37 mil millones de dólares, realizada por el Construction Industry Institute (CII), reveló que una buena planificación en el lanzamiento era capaz de generar una reducción media del coste del 10% y un 5% en la duración del proyecto [CII Implementation Resource 166-3 version 4, December 2012].

El desarrollo de una planificación base para el lanzamiento crea un entendimiento común entre los miembros del equipo que realizan el análisis de viabilidad: objetivos, medidas de rendimiento, restricciones, alternativas tecnológicas u operacionales, etc., crítico para alcanzar el éxito en el proyecto.

Solucionar esta problemática está en manos de los equipos que incuban y gestionan los proyectos, programas o carteras, desde su concepción y lanzamiento. El tiempo dictará si una decisión ha sido o no correcta. No obstante, es obligación del Director de proyectos, programas y carteras el utilizar todas las herramientas que estén a su alcance para garantizar que decisiones tales como aprobar o rechazar un proyecto, y cómo realizar su lanzamiento en el caso correspondiente, se tomen de manera adecuada, considerando toda la información disponible y mediante un procedimiento razonado, lógico y ordenado.

Soluciones como el PTB (Project Team Builder), proporcionan una metodología y un conjunto de herramientas informáticas que dan soporte a este proceso de toma de decisiones:

- Facilita un marco de trabajo estructurado que ayuda a compartir conocimiento, identificar oportunidades y riesgos, a desarrollar un entendimiento común y una línea base del proyecto.

- Proporciona una herramienta para la adquisición de datos que ayuda al equipo de planificación por medio de preguntas pertinentes y la representación de las entidades del proyecto de forma jerárquica. Incluye el alcance del proyecto, del producto y aspectos relacionados con plazos, coste, riesgos, calidad y adquisiciones, así como listas de chequeo con los elementos necesarios a cada nivel para especificar estas dimensiones.

- Consta de una herramienta de análisis que utiliza los datos recogidos para presentar diferentes alternativas para la realización del proyecto, así como los correspondientes resultados en alcance, plazo, coste, beneficio y riesgos, asociados con diferentes materializaciones del proyecto según los cursos de acción definidos. Analizando distintas planificaciones por medio de simulación, se le da la oportunidad al director y su equipo de prepararse de forma realista y refinar la planificación en un proceso de mejora continua, aplicando lecciones aprendidas con cada simulación.



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