5 Consejos para el éxito de los equipos virtuales en tu proyecto

Por Mike Hine

08 de abril, 2020

Los trabajadores remotos son una opción de negocio muy popular y proporcionan varios beneficios a su empresa, incluyendo el ahorro de costes y el acceso a un fondo de talento global.

Este artículo te dará cinco consejos sobre la gestión eficaz de proyectos con equipos virtuales.

1. Lleva a cabo reuniones regulares

Mantener reuniones con tu equipo virtual es importante para comprometerlos con su trabajo. Intenta reunir a todos para tratar temas de progreso.

Algunos de ellos pueden vivir en diferentes zonas horarias o trabajar con otros clientes. Pero es fundamental que se reúnan en un horario regular que funcione para todos. Con una asistencia óptima, aumentarán la productividad y reducirán los errores.

Ya sea que las reuniones se realicen por video, chat en vivo o llamadas en conferencia, tu equipo debe saber cuándo necesita unirse. Debe ser siempre a la misma hora y el mismo día para que todos puedan crear un programa productivo a su alrededor.

También es prudente tomar notas a medida que el proyecto avanza. Registra todas las preocupaciones no vitales y tráelas en la próxima reunión programada. Anima al resto de tu equipo a hacer lo mismo.

2. Construye el mejor equipo

Una desventaja de un equipo virtual es que es más difícil convertir un grupo de personas dispersas por todo el mapa en un todo cohesivo. El trabajo en equipo requiere de lazos personales, por lo que el tiempo cara a cara a través del video chat es importante. Antes de que puedas hacer conexiones significativas con otra persona, necesitas pistas visuales y de audio.

Si es posible, deja que las nuevas incorporaciones se reúnan con el resto del equipo en persona. Alguna forma de relación de tutoría, incluso por un solo día, es ideal para esto. Sin embargo, en un entorno virtual y para cada proyecto esto no siempre es práctico.

Por eso es fundamental contratar a aquellas personas que no sólo están calificadas para el trabajo que esperas, sino que están acostumbradas a trabajar a distancia. Quieres personas productivas que sean consistentes cuando se les deje solos y personas que busquen orientación en lugar de inventar sus propias soluciones.

Intenta familiarizarte con el carácter y la historia laboral de los que están a bordo. Si un candidato virtual no se ajusta bien al proyecto, a su estilo o a su visión de negocios, sige buscando.

3. Tener las herramientas adecuadas en su lugar

Los equipos virtuales requieren herramientas eficaces de colaboración. Tu programa tiene que cumplir con las necesidades básicas, como el seguimiento, la rendición de cuentas, el intercambio de información, la comunicación y la prueba/revisión. Hay sistemas de gestión de proyectos disponibles que cubren estos asuntos.

Una buena gestión de proyectos es esencial para evitar la duplicación de esfuerzos, confusiones, omisiones, y otros asuntos que llevan a un aumento de los costos y retrasos. El software debe ser fácil de aprender, capaz de integrarse con las herramientas existentes y estar protegido contra el malware o el robo de propiedad intelectual.

Debe ser capaz de enviar recordatorios o alertas, informes y tener un calendario o capacidades de programación. También necesitarás hacer un seguimiento de quién hace qué para asegurarse de que todos los miembros del equipo están utilizando bien su tiempo para completar las tareas que alguien les asignó.

La comunicación es tu necesidad más básica e importante. Si los miembros del equipo están trabajando en diferentes zonas horarias u horarios, necesitan ponerse en contacto contigo o con un líder de equipo para que los oriente. Independientemente de las características de su software, deberá establecer procedimientos sobre cómo y cuándo se produce la comunicación.

4. Desarrollar un clima de colaboración

Habrá ocasiones en las que tu equipo de proyecto puede incluir partes externas como clientes o proveedores. Sus procesos deben asegurar que estas diferentes personas puedan colaborar sin confusión. Cada uno necesita compartir lo que es relevante para la tarea en cuestión.

En el caso de los equipos virtuales, la colaboración tiene lugar a través de la tecnología. Manten la gestión de tu proyecto lo suficientemente flexible como para permitir que las diferentes partes controlen su propia contribución. La estabilidad y la seguridad, incluso la redundancia, y las funciones de búsqueda deben formar parte de la plataforma para evitar la pérdida de datos o de mensajes.

Un sistema centralizado ayuda a obtener una visión general de lo que está sucediendo en todo el equipo. Otros querrán transparencia en los aspectos que cumplen, y cuán bien su trabajo satisface las necesidades generales.

Deberías animar a todos a dar y aceptar comentarios y a sugerir nuevas ideas en las que puedan ser beneficiosas. Si todos entienden que el proyecto es un esfuerzo de grupo, los resultados llegarán más rápido, y la experiencia será más satisfactoria para todos.

5. Definir objetivos y políticas claras

El lanzamiento de un proyecto que se traducirá en mayores ingresos comienza con dos objetivos:

1. Reunir y enumerar todos los factores, como los costos estimados, las herramientas, los talentos y los materiales necesarios, los hitos a largo y corto plazo, así como tus las expectativas o las de tu cliente.

2. Comparte esta información con tu equipo de proyecto y con cualquier otro interesado. Asegúrate de que todos tengan claras sus responsabilidades y comprendan sus políticas relativas a la calidad, la comunicación y la programación.

Cuanto más clara sea la idea de los objetivos del proyecto que puedas proporcionar, más probable será que tu equipo los cumpla. También será más fácil saber dónde no se están cumpliendo las expectativas o se necesitan más aclaraciones. En los grandes proyectos en los que hay muchos participantes, es aún más esencial que todo el mundo conozca los criterios necesarios antes de que comience el trabajo.

Documentar lo que está sucediendo y tener todo por escrito. Comprender las limitaciones o exigencias que plantean sus expectativas, y las capacidades de tu equipo. Desarrollar políticas que funcionen mejor para ti asegurará que los proyectos se completen sin problemas en el futuro.

En conclusión, el aumento de la velocidad y las capacidades de las redes y recursos en línea hacen que los equipos virtuales sean una opción atractiva. Tener la agilidad de crear y gestionar equipos externos según sea necesario es una ventaja en el rápido crecimiento de los negocios.