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13 tips para tener bajo control los proyectos de TI


Editorial LiderDeProyecto.com



Una petición fuera del ámbito del proyecto, los miembros del equipo no entienden lo que se espera de ellos, una comunicación entre departamentos pobre. Estos son sólo algunos de los problemas que enfrentan constantemente los líderes de proyecto.

¿Cómo mantiene usted sus proyectos bajo control? Aquí le presentamos las 13 principales sugerencias para enfrentar los retos que todos los líderes de proyecto encaran de vez en cuando para mantener todo bajo control.

1. Asigne al líder de proyecto adecuado para el trabajo. “Contrate a líderes de proyecto que respeten a los desarrolladores y entiendan lo que están haciendo”, sugiere Harry E. Keller, presidente, CEO y fundador de Smart Science Education Inc. “Nada mata más rápido los proyectos de TI que una administración deficiente. Es difícil porque la mayoría de los desarrolladores no son aptos para la administración y la mayoría de los administradores no tiene idea de los tipos de desarrolladores que hay, pero vale la pena el esfuerzo”.

2. Apoye al líder de proyecto con el equipo idóneo. “El CIO debe integrar al equipo con la gente adecuada”, señala Ben Lichtenwalner, director de Internet & Comercio Electrónico de Whirlpool Corporation y fundador de ModernServantLeader.com. Usted no sólo debe elegir al líder de proyecto adecuado, también necesita “apoyar a su líder de proyecto con los miembros idóneos para que pueda administrar correctamente el proyecto y no haga todo el trabajo”.

“Asigne los recursos de acuerdo con la capacidad y no con la disponibilidad”, comenta Gerardo Menegaz, arquitecto ejecutivo de TI de IBM Global Technology Services. “Con frecuencia, los recursos se asignan para llenar un hueco en lugar de que las habilidades estén a la par con los requerimientos. Al final esto sólo servirá para minar el éxito del proyecto”, apunta.

3. Entienda las fortalezas y debilidades de su equipo de proyecto. “Lo más importante para mantener los proyectos bajo control es ‘conocer a sus caballos’, como diría mi padre”, señala el Dr. Tim Lynch, el CIO de PsychsoftPC, fabricante de computadoras para juegos de alto desempeño y estaciones de trabajo gráficas. “Usted necesita saber quién en su equipo trabaja mejor con mínima supervisión y que si se deja solo va a hacerlo bien, quién necesita ser presionado y quién necesita ser controlado – y manejarlos según sea necesario”.

4. Conozca el proyecto, después redúzcalo. “Conocimos todo el proyecto de arriba abajo. Después lo redujimos casi 50 por ciento”, dice Patrick Clements, el CIO de bigWebApps.com. “De ese 50 por ciento del proyecto tomamos tres cosas con las que podíamos comenzar y completar para hacer del proyecto un éxito, básicamente el método del producto mínimo viable”.

5. Dé prioridad a las tareas y tenga un lineamiento cuando las prioridades entren en conflicto. “Los buenos líderes de proyecto saben que la multitarea afecta considerablemente a la productividad, de modo que deben crear un entorno en el que los individuos y los equipos puedan enfocarse en menos tareas a la vez”, apunta Sanjeev Gupta, CEO de Realization Technologies, que ofrece software de planeación y ejecución.

“Esto implica reducir el número de flujos de trabajo en la ejecución (para minimizar los conflictos de prioridades) y comenzar nuevos flujos de trabajo sólo cuando todas las aportaciones necesarias están listas”, dice Gupta. Además, es esencial dar prioridad a las tareas y establecer los lineamientos y los procedimientos para saber qué hacer cuando surjan conflictos. “Estas medidas combinadas ayudan a los líderes de proyecto a mejorar la tasa de ejecución hasta 20 a 50 por ciento”, añade.

6. Monitoree activamente los proyectos así como a su equipo. “El líder de proyecto debe estar siempre al pendiente de todo lo que está pasando”, afirma Albert Sarvis, PMP, quien lidera al equipo de administración de proyectos de la Universidad de Ciencia y Tecnología de Harrisburg.

“Hágalo una cuestión de rutina consistente para monitorear las métricas del proyecto al nivel de recursos y no permita que las herramientas para la administración proyectos tradicionales sean su única guía”, recomienda.

7. Utilice software de administración de proyectos. “No utilice el correo electrónico como una herramienta para la administración de proyectos”, dice Kent Milholland, presidente de NeoNexus, que ofrece soluciones de diseño Web, aplicaciones Web y mercadotecnia por Internet. “Es difícil de seguir”. Mejor, dice Milholland, “mantenga la administración del proyecto en un sistema como Assembla, o incluso como Basecamp, de modo que los detalles de cada solicitud se documenten sin mucho esfuerzo extra. La administración de proyectos basada en la Web permite que todos, desde los usuarios hasta los programadores, los clientes y los tomadores de decisiones, sigan el progreso fácilmente”.

8. Realice juntas semanales. “Establezca una pequeña reunión semanal obligatoria donde cada miembro del equipo tome uno a dos minutos para decirle al equipo lo que hicieron la semana pasada, sus planes para la siguiente y cualquier obstáculo que tengan con el que el equipo pueda ayudarles”, asevera Grant M. Howe, vicepresidente de Investigación y Desarrollo de Sage Nonprofit Solutions, que ofrece productos de software y servicio a las agencias de gobierno y organizaciones no lucrativas. “Esto crea urgencia para cada individuo del equipo alrededor del progreso que se hace cada semana”.

9. Administre el cambio. “Administrar los cambios en el ámbito original del trabajo es importante para mantener los proyectos bajo control”, dice Jaimin Doshi, consultor de AppleTech Consultants, una firma de consultoría de TI y de administración de proyectos.

“Es importante usar formas de control del cambio para analizar el impacto de los cambios respecto al tiempo, el costo y su esencia”, añade Doshi. “Los cambios considerados como cosméticos (menores) también deben ser seguidos por los líderes de proyecto pues implementar y probar esos cambios podrían agregar horas importantes”.

10. Sea estricto con alcance del proyecto. “Cuando el alcance de un proyecto se rebasa es fácil perder el control de los proyectos”, comenta Nick Coons, director técnico de Hyperion Works, un proveedor de sitios Web, aplicaciones Web a la medida y gestión de software y TI.

Sin embargo, “invertir tiempo para sentar las bases y definir claramente el alcance ayudará a mantener el proyecto bajo control”, señala. Además, “cuando el cliente haga peticiones que salen del ámbito y alcance, lo cual será inevitable, no tema decirle que agregará su solicitud a la ‘Fase 2’ del proyecto, y que tendrá su propio alcance y costo”.

11. Cree metas para cada miembro del equipo y reconózcalo cuando las cumplan. “Crear metas en la fase de planeación para usted y su equipo le ayudará a dar seguimiento a su progreso y también le dará un sentido de cumplimiento cuando se llegue a cada meta”, indica G. Karthik, director de proyectos de Hexaware Technologies, un proveedor de soluciones de BI, analítica y empresariales.

Entonces, “cuando usted alcance las metas, reúna a todos para tener una interacción social (como comer helado en la oficina) para recompensar a los miembros del equipo y que todos sigan entusiasmados por el proyecto”, dice Michael Hamelin, arquitecto de seguridad de Tufin Technologies, un proveedor de soluciones de administración de firewalls. Para los equipos que estén distribuidos geográficamente o que trabajen virtualmente, reconozca los logros con pequeños gestos, que pueden ser tan sencillos como un correo electrónico de felicitación.

12. Considere usar la metodología ágil. “Hemos descubierto que administrar los proyectos siguiendo la metodología ágil funciona muy bien para nosotros”, dice Andre Winter, gerente de proyectos de ingeniería de CA Technologies. “Esta metodología permite que el equipo reaccionar y ajustar a nuestros proyectos a las necesidades del mercado al tiempo de apegarse a los intereses, valores y habilidades de nuestra compañía”.

13. Mida el tiempo. “Mida el tiempo que invierte el personal responsable de completar las partes importantes del proyecto”, sugiere Ken Leland III, vicepresidente de ingeniería de Monmouth Telecom. “Esto le alertará de las imprecisiones de sus estimaciones originales al inicio del proyecto y le dará más tiempo para afrontar las consecuencias”, señala. Para conocer el tiempo invertido por los recursos internos, Leland sugiere echar mano de servicios basados en la nube como toggl.com.

Fuente CIO.com



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